Коммуникации и информационные технологии на современных предприятиях

Современные информационные технологии и технические средства

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий. Информационная технология — системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения развитого программного обеспечения, используемых средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которого информация предлагается клиентам.

Менеджеру все время приходится принимать решения в условиях большой неопределенности: инфляция, изменение налоговых и правовых условий работы, борьба с конкурентами. Современные информационные технологии позволяют быстро просчитывать различные варианты будущих решений, а также давать ответы на всевозможные вопросы. Поэтому компьютеры выступают в роли консультантов, соответствующие информационные системы называются системами поддержки принятия решений, а принятие решений остается, конечно, за менеджером. Информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. В последние десятилетия в наиболее развитых странах, в частности, в США и Японии, появляются творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл — выработку информации (новых знаний), их передачу, переработку, использование для преобразования объекта, достижения новых, более высоких целей. Информационные технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации менеджмента, позволяют задействовать ЭВМ в творческом процессе, соединить силу человеческого ума и мощь электронной техники. Информационные технологии в настоящее время можно классифицировать по ряду признаков. «К современным информационно-коммуникационным средствам автоматизации управленческой деятельности относятся:

• — персональные компьютеры, объединенные в сети, Интернет:
• — коммуникационные средства, телефонная техника;
• — средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (магнитные диски и ленты, микрофильмы);
• — средства для обмена информацией — «электронная почта»;
• — видеоинформационные системы и др."

Среди информационных технологий для усиления позиции фирмы важную роль играют компьютеры и компьютерные сети, позволяющие переносить часть деятельности в оффшоры, теснее работать с заказчиками и поставщиками и лучше интегрировать взаимодействия по всей производственной цепочке. Большинство экспертов считает, что применение высоких технологий, в частности информационных увеличивается с ростом величины компании. В таблице 2 приводятся данные по Великобритании, подтверждающие этот вывод для различных сетевых технологий и их комбинаций.

Таблица 1. Использование ИТ в зависимости от величины фирмы в Великобритании в 2000 г., в % к общему числу фирм.

Из таблицы видно, что крупные компании (с числом занятых, превышающих 250 человек), по сравнению с мелкими, активнее прибегают к таким коммуникационным технологиям, как внутренняя и внешняя связь, передача электронных данных (EDI), собственные Web-страницы. Маленькие фирмы (от 10 до 49 человек) более охотно применяют внешний Интернет, чем собственные сети. Внутренний и внешний Интернет, программы EDI и собственные Web-страницы внедрили 38% крупных и средних экономических структур (свыше 50 человек) и только 10% мелких. Модемные технологии (широкополосный доступ) задействуют 53% крупных и средних компаний и всего 7% малых фирм.

Эти различия вызваны тем, что крупные компании используют коммуникации для обработки и передачи информационных потоков внутри фирмы и интегрируют потоки в производственный процесс, а малые фирмы обращаются в основном к Интернету для маркетинговых целей.

Интернет, служивший когда-то исключительно исследовательским и учебным группам, становится все более популярным в финансовом мире. Компании соблазняют быстрота, дешевизна глобальной связи, доступные программы, уникальная база сети.

Распространенная в Интернете коммерческая и деловая информация содержит сведения о товарах и услугах, биржах, банках и т. д. Руководители активно пользуются справочной информацией, сообщениями пользователей на электронных досках и конференциях. «Возможности сети Интернет:

• 1. Электронные публикации делают доступной необходимую информацию для каждого потребителя в кратчайшие сроки.
• 2. Реклама в Интернет имеет существенное преимущество, её может запрашивать клиент, т. е. она становится более целенаправленной.
• 3. Приобретение товаров и услуг при наличии большого количества электронных каталогов и другой дополнительной информации".

Сегодня самой распространенной услугой Internet является электронная почта. «Международное исследование, проведенное по заказу компании Avaya, выявило национальные особенности к средствам современных коммуникаций. В опросе приняли участие 1500 человек. Согласно данному опросу, каждый третий житель Великобритании согласился бы имплантировать телефон себе в голову, чтобы постоянно находиться на связи (см. рис. 3).

Различные портативные коммуникационные устройства (мобильный телефон, лэптоп и прочие гэджеты) все больше входят в моду. В РФ 77% офисных служащих всегда имеют при себе 1−2 как минимум; в Германии 39% из них носят более трёх таких устройств. 30% немцев при невозможности личной встречи предпочитают общаться с начальством посредством sms. Россия же выбирает телефонный разговор (60%)".

«Следует отметить, что корпоративный сайт неотъемлемая часть эффективного использования Интернет-ресурсов предприятием. Существуют сайты, которые должны продавать продукт/услугу, имиджевые сайты, информационные. К примеру, если взять некий сайт продавца автомобилей, то он является основным каналом для получения детальной информации о машине для пользователей. Если сайты профессионально разрабатываются, то больше половины клиентов компания-владелец получит из Интернета».

Средства связи также играют существенную роль в системе управления, так как от их технического уровня во многом зависят затраты времени на получение и обработку информации, а фактор времени особенно важен в производственной и коммерческой деятельности. Так, селектор позволяет руководителю предприятия оперативно поддерживать связь со всеми подразделениями. Телетайп может автоматически записывать телеграфные сообщения. Телекс дает возможность включиться в сеть международного абонентного телеграфного обслуживания, оборудованную автоматическими телеграфными станциями и объединяющую более 150 национальных телеграфных сетей. Факсимильная связь представляет собой способ передачи графической информации, текста, таблиц, чертежей, схем, графиков, фотографий средствами связи. Средства связи осуществления коммуникационных процессов постоянно совершенствуются. Например, в настоящее время во Франции широкое распространение получил манитель (электронная приставка к телефону, позволяющая получать необходимую коммерческую информацию и выводить её на компьютер), что, безусловно, как и другие информационно-коммуникационные средства связи позитивно влияет на эффективность управления предприятием.

В настоящее время фирмами широко используется частичная или полная передача выполнения отдельных бизнес-функций и даже частей бизнес-процесса сторонним лицам либо организациям. Это явление получило название аутсорсинг. Достичь самостоятельно максимального повышения результативности всех операций компании практически невозможно, а иногда и нецелесообразно. Можно довести до совершенства выполнение ключевых функций, а остальную работу доверить тем, у кого она получается лучше остальных. Таким образом, для многих компаний привлечение сторонних организаций для выполнения отдельных работ стало эффективным выходом. Аутсорсинг дает возможность глобального присутствия какой-либо компании на рынках многих стран без необходимости практически пропорционального роста персонала для обслуживания новых рынков сбыта и/или производственных мощностей. То есть относительно небольшая компания может, с привлечением малых предприятий, работать по всему миру из центрального офиса или «штаба», сохраняя контроль над выполнением поставленных задач в рамках выбранной стратегии. Рассмотрим структуру организации, которая является подрядчиком для аутсорсинговых компаний. Связь центрального офиса с данными организациями (подразделениями) осуществляется, как правило, с использованием электронных средств и глобальной сети передачи данных. В качестве примера можно привести фирму, занимающуюся разработкой программного обеспечения. Разработка различных частей крупного программного продукта, как правило, идет с привлечением команд по всему миру. Крупные промышленные фирмы, специализирующиеся на выпуске электронной аппаратуры и компьютеров, такие как Compaq и IBM, прежде полностью выполнявшие самостоятельно весь цикл разработки и производства техники, теперь заказывают по своим чертежам и технологическим картам производство аппаратуры азиатским компаниям. Так им удается понизить себестоимость своей продукции и легче выдержать конкуренцию с производителями более дешевых аналогов. Для связи с партнерами и подразделениями широко используются возможности глобальной сети, такие как электронная почта и видеоконференции.

Информационные технологии реорганизуют процесс управления, обеспечивая мощные новые возможности помощи менеджерам в стратегии, планировании и управлении. Новая интенсивность информации делает возможными точное планирование, предсказание и контроль. Распределяя информацию через электронные сети, менеджер может эффективно связываться с тысячами служащими и даже управлять обширными целевыми группами.