Пути совершенствования системы коммуникаций в современной фирме

В организации существуют многообразные коммуникации между уровнями управления (вертикальные коммуникации), между различными подразделениями (горизонтальные коммуникации), между руководителем и рабочей группой, руководителем и подчиненным, а также неформальные коммуникации.

При движении информации внутри организации смысл сообщений может искажаться в силу различных причин объективного или субъективного плана. К ним относятся:

• *непреднамеренное искажение — может происходить в силу затруднений в межличностных контактах;
• *сознательное искажение, когда отправитель сообщения модифицирует его смысл в своих интересах;
• *фильтрация, когда для ускорения движения информации сведения приходится суммировать;
• *несовпадение статусов уровней организации, в силу чего возникает тенденция снабжать руководителя только положительной информацией;
• *страх перед наказанием.

Помимо искажения сообщений возникают и другие трудности в развитии коммуникаций. Так, менеджер сталкивается в работе с большим объемом информации и не в состоянии реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную и оставлять ту, которая кажется ему наиболее важной. Другая трудность может быть связана с недостаточной продуманностью структуры организации. В организации с многочисленными уровнями управления каждый последующий уровень может корректировать и отфильтровывать сообщения, поэтому вероятность информационных искажений растет.

Для того чтобы улучшить систему коммуникаций, в современной фирме используется следующее:

• *управленческое регулирование. Менеджеры на всех уровнях организации должны иметь представление о своих собственных потребностях в информации, а также своих начальников, коллег и подчиненных. Менеджер может практиковать короткие или периодические встречи с одним или несколькими подчиненными, обсуждать и прояснять новые планы, цели, контролировать ход работ с отчетами по результатам контроля;
• *системы обратной связи. Один из вариантов такой системы — опрос работников. Опросы позволяют выяснить у подчиненных, четко ли доведены до них цели их деятельности, с какими потенциальными или реальными проблемами они сталкиваются, получают ли они точную и своевременную информацию, необходимую им для работы, информированы ли они о грядущих переменах, которые отразятся на их работе;
• *системы сбора предложений. Они разрабатываются для того, чтобы облегчить поступление информации на верх, снизить тенденцию фильтрации или игнорирования идей на пути снизу вверх. Все работники получают возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации;
• *издание ежемесячных бюллетеней, содержащих информацию для всех работников (обзор предложений по поводу управления, нового контракта, нового вида продукции; ответы руководства на вопросы сотрудников);

использование электронной почты для письменных сообщений, проведение видеоконференций.