Составление и оформление объяснительных записок

Объяснительная записка — документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т. д.) или какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю (см. прилож. 3).

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляется отдельными работниками и может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителем.

Формуляр-образец объяснительной записки состоит из реквизитов:

• 1. наименование организации (если объяснительную записку подписывает руководитель);
• 2. наименование структурного подразделения (если объяснительную записку подписывает составитель);
• 3. наименование вида документа;
• 4. дата документа;
• 5. регистрационный номер документа;
• 6. заголовок к тексту;
• 7. текст документа;
• 8. подпись.

Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения. Текст объяснительной записки печатается через полтора интервала.

Составление и оформление актов

Акт — официальный документ, составленный, несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (см. прилож. 4).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения, если их составление предписано распорядительным документом).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части указываются основания для составления акта (номер и дата документа на основании которого создана комиссия).

Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, инициалы, фамилия), члены комиссии (должность, инициалы, фамилия). В вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствующие при работе комиссии.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, сущность и характер проделанной работы; фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст акта может делиться на пункты и подпункты, может содержать таблицы, диаграммы, графики.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа.

При наличии приложений отметка о них указывается после текста.

В конце текста (перед отметкой о приложении) указывается, если необходимо, количество экземпляров акта в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, которых они касаются. При этом ставится согласующая отметка: " с актом ознакомлены, подпись, дата" .

При наличии замечаний акт визируется с отметкой: " Замечания прилагаются" .

Акты оформляются на общем бланке, внутренние могут быть оформлены не на бланке.

Формуляр-образец актов состоит из реквизитов:

• 1. наименование организации;
• 2. наименование вида документа;
• 3. дата документа (дата актируемого события проставляется сразу, независимо, когда подписан акт);
• 4. регистрационный номер;
• 5. место составления;
• 6. гриф утверждения (при необходимости);
• 7. заголовок к тексту;
• 8. текст документа;
• 9. отметка о наличии приложения (при необходимости);
• 10. подписи.