Подготовка документов к архивному хранению

Экспертиза ценности документов

• · Экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
• · Описи дел;
• · Оформление дел;
• · Описание документов постоянного и долговременного хранения;
• · Обеспечение их сохранности;
• · Передачу дел в архив учреждения, то есть в ведомственный архив.

Обложка дела оформляется после подшивки и нумерации. Её элементы определяет ГОСТ 17 914–72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенклатуре:

• — наименование учреждения и его подчиненность;
• — наименование структурного подразделения;
• — делопроизводственный индекс дела;
• — заголовок дела;
• — срок хранения дела

Номенклатура дел — это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы. Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру для организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями.

Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации, которая в своей деятельности руководствуется Положением об Архивном фонде РФ, Основными правилами работы ведомственных архивов, типовыми перечнями документов с указанием сроков хранения, Типовым положением об экспертной комиссии.

Номенклатура для организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) государственного архива, куда документы поступают на государственное хранение, и утверждаются руководителем организации. Организации, не сдающие документы на государственное хранение, номенклатуру дел согласовывают с ЦЭК или ЭК вышестоящей организации либо с ее руководителем.

В результате работы экспертной комиссии образуются четыре группы документов с различными сроками хранения:

• · постоянного хранения в государственных архивах;
• · временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);
• · временного хранения (до 10 лет);
• · подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.