Автоматизация учета торговых операций

Эффективное управление современным магазином или предприятием оптовой торговли предполагает использование автоматизированных систем комплексного торгового, складского и бухгалтерского учета. Сегодня это утверждение уже не требует развернутых доказательств — руководители торговых предприятий голосуют за него, отдавая предпочтение именно таким системам. Оперативный товарно-суммовой учет с развитой аналитикой, полная автоматизация бухгалтерии, торгового зала и склада дают объемную картину состояния и тенденций развития предприятия.

Однако, количество информации, ежесекундно обрабатываемой в таких системах, может достигать столь больших объемов, что задача ее автоматизированного анализа становится для руководителя одной из наиболее актуальных. На рабочих местах в бухгалтерии, в торговом зале, на складе соответствующие работники имеют дело лишь с отдельными фрагментами глобального информационного потока. Да и задачи и функции у этих сотрудников, как правило, относительно просты: оформление и учет прихода и расхода товаров, выписка счетов, работа на кассовом аппарате и т. д. Но для руководителя, финансового директора, главного бухгалтера и старших менеджеров для принятия стратегических управленческих решений крайне важно четко представлять полную картину состояния предприятия и тенденций его развития.

Разумеется, любая серьезная система комплексного автоматизированного учета обладает широкими возможностями и функциями по предоставлению различных аналитических отчетов. Например, важный срез информации руководитель может получить на основе аналитических ведомостей дефицита или остатков товаров на складе, сводного отчета по задолженностям перед поставщиками или аналитической таблицы прибыльности по каждому наименованию товара за определенный период и т. д. Но при принятии стратегических решений (например — о целесообразности привлечения сторонних оборотных средств), руководителю придется брать в руки калькулятор, ручку, лист бумаги и тратить свое время на расчеты различных вариантов решения… Или не придется, если в единой автоматизированной системе используется программа финансового анализа.

Эффективность применения такой программы на предприятиях торговли напрямую зависит от степени ее интеграции с информационной базой комплексной системы автоматизированного учета. То есть, речь идет о глубоком «внутрихозяйственном» анализе, а не только о простом расчете коэффициентов рентабельности, ликвидности и других подобных показателях, основывающихся на документах внешней отчетности. Для торгового предприятия наибольший интерес представляют углубленный анализ движения товаров и структуры издержек обращения. Какие товары и условия каких поставщиков наиболее выгодны? Какими должны быть оптимальные величины нормативных запасов? Каковы основные факторы, определяющие величину прибыли и как сократить издержки? Где «узкие места» в технологии продаж и закупок? Это лишь малая часть вопросов, ответы на которые должна дать программа финансового анализа.

Внутрихозяйственный анализ не должен ограничиваться только выполнением аналитических расчетов, формированием таблиц значений различных показателей и графиков — весьма важной функцией такой программы должна быть способность оценки и прогнозирования финансово-хозяйственной ситуации. Разумеется, безоглядно доверять выводам программы нельзя — она не учитывает ряд неизвестных ей факторов (например — вероятность форс-мажорных обстоятельств или неожиданное изменение процентных ставок по кредитам). Но результаты такого анализа дадут руководителю вполне определенные ориентиры для принятия окончательного решения.

Весьма важной функцией программы является анализ структуры закупок и продаж (в разрезе номенклатуры, поставщиков и покупателей), отражающий динамическое развитие финансово-хозяйственной ситуации. На основе этой информации можно автоматизировать решения задач прогнозирования величин товарных остатков и планирования объемов закупок продукции на будущие периоды. При этом всю исходную информацию программа будет получать самостоятельно из базы данных системы комплексного автоматизированного учета.

Отметим, что внутрихозяйственный финансовый анализ не только обеспечивает оценку состояния предприятия и помогает прогнозировать его развитие. Результаты такого анализа позволяют руководителю более оперативно корректировать работу предприятия, и столь же оперативно оценивать эффективность своих управленческих решений. Например, если на основе анализа оборачиваемости и оптимизации нормативных запасов товаров удалось высвободить часть оборотных средств и складских площадей для расширения номенклатуры продукции, то уже через несколько дней работы предприятия можно будет оценить, как повлияло принятое решение на величину прибыли и какие новые товары являются с этой точки зрения наиболее предпочтительными.

То же самое можно сказать и про оценку решений, связанных с изменением (или моделировании изменения) ценовой политики предприятия, его взаимоотношений с поставщиками и т. д. Важным дополнением к рекомендуемому в этом случае факторному анализу прибыли здесь послужит анализ структуры издержек обращения, позволяющий оперативно выявить резервы предприятия за счет повышения эффективности использования имеющихся ресурсов.

Развитие частного торгового предпринимательства в России прошло определенные этапы. Ранее в условиях дефицита товаров и неразвитости сети оптовых и розничных торговых предприятий, в полном соответствии с экономической теорией наблюдалось господство продавца. Сегодня положение кардинально изменилось. В связи с ростом предложения и расширения ассортимента товаров на потребительском рынке, а также обострением конкуренции между торговыми предприятиями, хозяином на рынке становится не продавец, а покупатель, что соответствует практике цивилизованного общества с развитыми экономическими отношениями. В такой ситуации естественно ожидать снижения прибылей предприятий торговли, и это должно побуждать их искать новые формы и методы работы с существующими и потенциальными клиентами.

Основой эффективной работы торгового предприятия является четко организованный учет на складе. Представляется, что наиболее рациональным решением этой задачи является комплексная автоматизация складского, торгового и бухгалтерского учета. Почему именно «комплексного»? Разве недостаточно приобрести «чисто складскую» программу? Ведь по сравнению с комплексной системой она, как правило, дешевле и проще в освоении. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

Основой стабильной прибыльности торгового бизнеса является высокий уровень оборачиваемости средств, вложенных в товары. Одним из основных факторов, определяющих скорость обращения оборотных средств, является производительность всех подразделений торгового предприятия, непосредственно задействованных в процессе товарооборота. К таким подразделениям в первую очередь относятся отделы продаж, склады и бухгалтерия. Высокую производительность этих подразделений обеспечивают, в частности, соответствующие программные и аппаратные средства автоматизации. При этом важным обстоятельством эффективной эксплуатации этих средств является единое информационное пространство, связывающее все отдельные компоненты автоматизации в одно целое. Только в этом случае обеспечивается оперативность учета движения ТМЦ и денежных потоков, исключаются потери коммерческой информации.

Безусловно, внедрение даже самой простой складской программы значительно улучшает оперативность выполнения заказов и ускоряет составление отчетности по хранящимся на складе ТМЦ, уменьшает вероятность возникновения ошибок в складском учете и вызываемых ими потерь. Но если за пределами склада сохраняется традиционная технология «бумажной работы», то и производительность (а следовательно — и эффективность) предприятия, как правило, остаются прежними. Даже если в бухгалтерии, в торговом отделе или в торговом зале используются соответствующие отдельные программы, «узким местом» остается многократный ввод одной и той же информации в разных программах. Хуже всего, что при таком подходе вероятность потерь и искажения информации не только не снижается, но наоборот — увеличивается! То есть экономия на затратах по внедрению разрозненных средств автоматизации учета может обернуться в результате финансовыми потерями из-за информационных сбоев.

Следует отметить, что в последнее время среди разработчиков складских систем заметно стремления обеспечить связь своих систем с чужими бухгалтерскими программами. Кроме того, изначально чисто складские системы постепенно наращиваются различными «торговыми» функциями (выписка счетов, расчет скидок и т. п.). Это обстоятельство косвенно указывает на преимущество потребительских свойств именно комплексных систем учета.

Особенно рельефно необходимость комплексной автоматизации проявляется при внедрении технологии учета продукции по штриховым кодам. Дело в том, что наиболее удобно вносить в программу значения кодов именно на складе. С другой стороны, считывание этих кодов при продаже осуществляется уже в торговом зале, а кассовые и товарные отчеты из торгового зала должны оперативно поступать и обрабатываться к бухгалтерии.

Таким образом, оптимальное решение задачи автоматизации учета на складе торгового предприятия предполагает создание единой системы автоматизированного учета во всех основных подразделениях. Для достижения этой цели можно использовать различные прикладные программы, каким-то образом связывая их между собой. Можно самостоятельно разработать или заказать оригинальную систему учета. В обоих случаях нужно быть готовым к постоянным дополнительным материальным вложениям по поддержке «нестандартных» связок между программами при каждом изменении законодательства и форм отчетности.

Поэтому наиболее рациональным решением представляется внедрение комплексной системы торгового, складского и бухгалтерского учета, в которой изначально органически сочетаются все необходимые разделы учета и возможность гибкой перенастройки всей системы в целом. Важен и тот факт, что услуги по введению в эксплуатацию и поддержку всего комплекса Вы получите «из одних рук». Как правило, покупать и внедрять такие системы можно «частями».

Естественно, создание подобной программы под силу только коллективу специалистов, тем не менее, в рамках этой курсовой работы попробуем рассмотреть принципы построения подобной комплексной программы.

Цель любых нововведений в предприятиях, как правило, достаточно проста — увеличение эффективности торговли и, как результат, повышение прибыли. Это является конечной целью. Кроме того, возникает множество промежуточных результатов, таких, как облегчение работы продавцов и бухгалтеров, наведение порядка во всех видах учета и отчетности, повышение качества обслуживания покупателей и т. д. Все это в конечном итоге и приведет к искомому повышению прибыли.

Итак, мы затратим на автоматизацию тысячи долларов, введем дополнительную штатную единицу для обслуживания техники, выделим человека, который постоянно вводит документы в компьютер. А что получим взамен?

Управляющий персонал, менеджеры, главный бухгалтер освобождаются от рутинной работы и более эффективно выполняют свои непосредственные обязанности.

Вы можете не опасаться болезни бухгалтеров. От работника требуется лишь точно выполнять должностные инструкции — и вся бухгалтерия в порядке.

Затем, вы можете оставить свое предприятие на любой срок, не опасаясь злоупотреблений персонала. Какой товар, когда, кем и по какой цене продан — все учтено системой.

Ваши менеджеры теперь точно осведомлены об остатках товара на складе. В результате время оборота товаров уменьшилось, что позволило высвободить до 15 процентов оборотного капитала.

Точный учет и определение каналов утечек товара снизили потери на 2−5 процентов от товарооборота.

У вас появляется возможность проводить маркетинговые программы: применять специальные скидки для привлечения клиентов в дневное время или в выходные, формировать круг постоянных клиентов, обслуживать льготные категории клиентов, помогать местной администрации проводить социальные программы. Все это повышает устойчивость предприятия, оберегает от снижения оборотов и позволяет сократить расходы на рекламу.

Начнем с закупки товаров. Хорошо бы закупить подешевле, а продать подороже, но на практике такое случается редко. Поэтому при осуществлении закупок было бы неплохо представлять себе зависимость объема продаж того или иного товара от его цены. А чтобы не попасть в цейтнот и не потерять возможную прибыль, нужно знать оптимальный ассортимент, который постоянно должен быть представлен в магазине и на складе. Причем, знать не только товарные позиции, но и «критическое» количество для каждой позиции. И ведь как-то надо определить, что количество товара Х на складе приблизилось к «критическому» значению. Можно, конечно, в конце каждого рабочего дня проводить инвентаризацию. Но вряд ли такое предложение понравится кладовщикам и продавцам.

Или такой простой пример. Понятно, что какие-то товары пользуются большим спросом, а какие-то — меньшим. Также понятно, что увеличение объемов закупок более «ходовых» товаров может увеличить прибыль. Хорошо, если невооруженным глазом видна подобная классификация товаров, а если нет?

Иногда бывает так, что одна товарная позиция была закуплена у разных поставщиков. Но у одного раньше, а у другого позже. А товар такой, что у него определен срок годности. Естественно, что реализовать товар, закупленный раньше и реализовать надо раньше. Тогда надо как-то отдельно отследить движение каждой партии товара. Вроде бы ничего сложного — но ведь об этом всегда надо помнить.

Теперь немного коснемся бухгалтерии. Через нее проходят кипы документов по движению товаров. Все документы надлежит подшивать и хранить даже при применении самой «крутой» компьютерной программы. Но, допустим, какой-то документ потребовалось срочно найти. Как это можно сделать — берете толстую папку и начинаете перебирать все документы, которые в ней находятся. О том, что этот документ нужен срочно, можно уже забыть.

Любой представитель управляющего звена торговой фирмы назовет еще немало проблемных ситуаций, которые возникают в процессе работы, — но от перечисления проблем проблемы не исчезнут. А программы автоматизации торговли действительно способны помочь в решении этих проблем. Предоставление данных для анализа торгово-закупочной деятельности, поиск необходимых документов, формирование требуемой отчетности, ведение оперативного учета — программа все это может. Причем все это она сделает быстро и точно.

Традиционно информационные технологии автоматизации предприятий построены таким образом, что каждому подразделению приходится вести свой собственный учет по одним и тем же хозяйственным операциям, а данные вводятся в компьютер по несколько раз, зачастую по-разному. В результате, возможны несоответствия данных в разных подразделениях. Используя современные технологии, можно получить автоматизированную систему с мощными функциональными возможностями отдельных модулей и тесной интеграцией между ними. В этой системе все документы вводятся только один раз и далее включаются в единую систему документооборота, охватывающую все предприятие. При этом повышается качество принимаемых решений, эффективность контроля за их исполнением, оперативность поступающей информации, ее достоверность и независимость от ошибок и недобросовестности собственных сотрудников.

Для внедрения такой системы совместно с заказчиком на основании анализа его потребностей в автоматизации разрабатывается целый проект автоматизации. Такой проект включает в себя исследование предприятия, формализацию схем его основных бизнес-процессов, разработку действующего макета предприятия, комплексную поставку и установку программных и технических средств, настройку каждого рабочего места с учетом его специфики, обучение персонала, сопровождение системы и сервисное обслуживание.

ОСНОВНЫЕ ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ.

• 1. Торговля
• * обработка и хранение всех документов в цикле приобретения, хранения и реализации товарно-материальных ценностей;
• * входящие контракты
• * исходящие контракты
• * складские документы
• * документы на отпуск товара
• * документы на внутреннее перемещение товаров
• * возможность переоценки контрактов
• * ведение множественных прайс-листов в различных валютах с зависимостью цены от заказываемого количества
• * ведение специализированных скидок и наценок (на контрагента, товар, период, сумму и т. п.)
• * поддержка различных схем работы с поставщиками и покупателями (товарный кредит, предоплата, консигнация) для оптовой и розничной торговли
• * автоматическое формирование прайс-листа по наличию товаров на складе
• * контроль за состоянием расчетов с покупателями и поставщиками
• * поддержка связи с кассовыми программами (выгрузка прайс-листа в произвольной валюте)
• * прием данных из кассы для получения товарного отчета о проданном товаре
• 2. Склад
• * ведение карточек складского учета с историей движения товаров и учетом по заводским номерам
• * возможность получения данных о доступности товара на каждом из складов при выписывании счета, в том числе с учетом ожидаемых поступлений
• * автоматическое ведение партионного учета
• * поддержка формул складского учета, возвращающих плановые и текущие приходы, расходы и остатки на любую дату по любому складу
• * ведение количественного учета товара, переданного на консигнацию для оперативного управления ресурсами
• * возможность определения критических количеств товаров на складе и контроль за соотношением текущих и критических запасов
• * ведение расширенной классификации товаров, в т. ч. по срокам годности, поставщикам, упаковке и т. д.
• * возможность анализа всех складских запасов предприятия (вне зависимости от мест хранения на складах) и распределения их по различным торговым точкам
• * ведения истории поступления товара с ценами и ссылками на документами
• * возможность отследить стоимость любого товара в ценах поступления и реализации
• * поддержка сканера штрих-кодов
• * возможность применения инвентарного метода учета с автоматическим формированием сличительной ведомости
• * поддержка удаленных складов, в том числе возможность проведения на них инвентаризации
• 3. Бухгалтерия
• * подготовка платежных банковских и кассовых документов, учет операций по кассе и расчетному счету
• * поддержка финансовых формул типа «обороты по дебету», «цена списания» (по любому методу учета), «сумма по документу», «цена списания торговой наценки», «услуги», «налоги» и т. п., включая данные инвентарного учета и возможность интерактивного заполнения параметров этих формул
• * возможность ведения многовалютного учета и вычисления курсовых разниц
• * учет материальных ценностей по методам FIFO, LIFO, средним ценам
• * возможность учета ТМЦ в ценах реализации и закупки
• * возможность вести бухгалтерский учет по номенклатуре, не зависящей от складской (в том числе связывать одну позицию по номенклатуре бухгалтера с несколькими по номенклатуре склада)
• * определение эффективности торговых операций
• * возможность получения отчетов о реализации и торговой наценке для оперативной оценки прибыли
• * возможность закрытия данных учетного периода от изменений
• * учет основных средств с автоматическим расчетом амортизации, переоценки, выбытия с автоматическим созданием соответствующих записей в журнале хозяйственных операций (проводок)