Деятельность управления делами НИУ «БелГУ»

Структура и штатная численность управления делами

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Белгородский государственный национальный исследовательский университет» (далее — Университет) является некоммерческой организацией, созданной для достижения образовательных, научных, социальных, культурных и управленческих целей, в целях удовлетворения духовных и иных нематериальных потребностей граждан в образовании, а также в иных целях, направленных на достижение общественных благ Устав федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Белгородский государственный национальный исследовательский университет». — Режим доступа: URL: http: //www.bsu.edu.ru/upload/iblock/5da/ustav2011. pdf (дата обращения 02. 04.2013).. Университет руководствуется в своей деятельности Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, актами Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Учредителя, другими нормативными правовыми актами и Уставом. В состав Университета входят филиалы, представительства, научно-исследовательские подразделения, факультеты, кафедры, аспирантура, интернатура, ординатура и докторантура, институты, инновационный и иные парки, клинические базы, осуществляющие образовательную, научную, научно-исследовательскую либо творческую деятельность, структурные подразделения дополнительного профессионального образования, внеучебной и воспитательной работы, подготовительные отделения и курсы, общежития, библиотека, издательство, редакции журналов и малотиражных газет, иные учебные, научные, информационно-аналитические подразделения, а также подразделения, осуществляющие методическую, финансово-экономическую, информационно-аналитическую, производственную и иную деятельность, предусмотренную законодательством Российской Федерации и настоящим Уставом. Университет самостоятельно формирует свою структуру, за исключением создания, переименования и ликвидации филиалов. Структурные подразделения Университета не являются юридическими лицами. Правовой статус и функции структурного подразделения Университета определяются положением о нём, утверждаемым ректором.

Управление делами (далее — УД) является структурным подразделением федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Белгородский государственный национальный исследовательский университет» (далее — НИУ «БелГУ»).

Пользуется всеми правами и льготами, предоставляемыми НИУ «БелГУ» законодательством и другими нормативными и правовыми актами Российской Федерации.

В своей деятельности УД руководствуется Положение об управлении делами НИУ «БелГУ». — Белгород, 2012. — 6 с. :

• 1) Действующим законодательством Российской Федерации, иными нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, в том числе: Правительства РФ, Министерства образования и науки РФ, региональным законодательством.
• 2) Примерной инструкцией по делопроизводству в высшем учебном заведении, утвержденной приказом Министерства образования РФ от 22.07.2000 № 2286.
• 3) ГОСТом Р 6.30−2003 «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятым постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
• 4) Основными правилами работы архивов организаций, утвержденных коллегией Росархива 06.02.2002.
• 5) Основами МС ИСО 2001: 2008 «Системы менеджмента качества. Требования», требованиями документированных процедур процессов менеджмента (СМК-ДП-1.1 «Анализ системы со стороны руководства», СМК-ДП-1.2 «Управление документацией», СМК-ДП-1.3 «Управление записями») и процессов измерения, анализа и улучшения;
• 6) Уставом НИУ «БелГУ», приказами и распоряжениями ректора, постановлениями Ученого совета, настоящим Положением, правилами внутреннего распорядка университета, коллективным договором, документированной процедурой системы качества и другими нормативными актами НИУ «БелГУ» .

УД создается, реорганизуется, упраздняется приказом ректора НИУ «БелГУ» и находится в его непосредственном подчинении. Ректор университета определяет основные виды деятельности УД. Общее руководство, координацию и текущий контроль деятельности УД осуществляет первый проректор. Структуру и штатную численность управления утверждает ректор университета, исходя из условий и особенностей деятельности университета, по представлению начальника УД и по согласованию с первым проректором и с правовым управлением и управлением бухгалтерского учёта и финансового контроля.

Непосредственное руководство деятельностью УД осуществляет начальник управления, принимаемый на работу и увольняемый с неё ректором НИУ «БелГУ» Положение об управлении делами НИУ «БелГУ». — Белгород, 2012. — 6 с. .

Начальник управления самостоятельно решает все вопросы деятельности УД, входящие в его компетенцию в силу действующего законодательства РФ, Устава НИУ «БелГУ», настоящего Положения, трудового договора, должностной инструкции и других нормативных документов, несет ответственность за результаты деятельности УД перед ректором и первым проректором.

Начальник УД в установленном порядке в пределах своей компетенции осуществляет координирующее руководство и взаимодействие с руководителями других структурных подразделений в вопросах делопроизводства. Осуществляет иные полномочия, предусмотренные настоящим Положением, должностной инструкцией, приказами, распоряжениями и другими локальными актами университета.

В подчинении начальника УД находятся все работники управления.

Начальники структурных подразделений (отделов) в составе управления, другие работники назначаются на должности и освобождаются от должностей приказом ректора университета по представлению начальника УД.

Начальник УД руководит деятельностью управления, обеспечивает хранение гербовой печати, штампов университета, печати УД; в пределах своей компетентности заверяет копии документов, осуществляет подписание документов, исполняет другие обязанности, определенные должностной инструкцией.

Распределение видов и объемов работ между отделами осуществляет начальник УД. Руководство деятельностью отделов осуществляют начальники отделов.

Права и обязанности работников УД, квалификационные требования устанавливаются должностными инструкциями, разработанными начальником УД (начальниками отделов) и утвержденными в установленном порядке, а также нормативными и распорядительными документами НИУ «БелГУ», действующим законодательством и нормативными актами РФ.

На время отсутствия начальника УД (болезнь, отпуск, командировка и др.) его права и обязанности по представлению начальника управления возлагаются на сотрудника управления приказом ректора.

УД выполняет следующие задачи Положение об управлении делами НИУ «БелГУ». — Белгород, 2012. — 6 с. :

• 1) Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях университета единой системы делопроизводства в соответствии с утвержденной инструкцией по делопроизводству.
• 2) Организация методического руководства по вопросам ведения делопроизводства в структурных подразделениях университета.
• 3) Совершенствование документационного обеспечения в университете на основании единой технической политики и применении современных программно-технических комплексов подготовки и обработки документов.
• 4) Осуществление экспедиционной обработки, приема, учета, регистрации, хранения, доставки и рассылки корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.
• 5) Организация контроля за своевременным исполнением документов в соответствии с резолюциями руководства университета, анализ состояния исполнительской дисциплины.
• 6) Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
• 7) Разработка сводной номенклатуры дел университета.
• 8) Организация и обеспечение специальной документальной связи с подразделениями университета, другими предприятиями, организациями и учреждениями, а также осуществление контроля за её состоянием.
• 9) Комплектование, обеспечение сохранности, учет и использование архивного фонда документов, образованных в деятельности университета;
• 10) Выполнение требований Федерального закона РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», нормативных правовых актов РФ и локальных актов НИУ «БелГУ» в области защиты информации.

УД выполняет следующие функции Положение об управлении делами НИУ «БелГУ». — Белгород, 2012. — 6 с. :

• 1) Ведение единой государственной системы делопроизводства в университете.
• 2) Автоматизация делопроизводства на основе использования системы «Дело», информационное обеспечение её функционирования, а также ведения технологической базы данных.
• 3) Экспедиционная обработка, прием, регистрация, учет, хранение, доставка и рассылка корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи.
• 4) Обеспечение оперативного прохождения в университете документов и служебной корреспонденции.
• 5) Подготовка, оформление, выпуск, учет приказов и распоряжений ректора и проректоров университета и доведение их до исполнителей.
• 6) Осуществление контроля за своевременным исполнением структурными подразделениями университета и отдельными руководителями решений, приказов, указаний и поручений руководства университета;
• 7) Формирование сводной номенклатуры дел университета.
• 8) Разработка унифицированных шаблонов, форм, проектов бланков документов.
• 9) Разработка инструкций по делопроизводству в университете и их внедрение.
• 10) Обеспечение печатно-бланочной продукцией, печатями, штампами структурных подразделений университета.
• 11) Организация учета печатей и штампов университета.
• 12) Выполнение копировально-множительных работ.
• 13) Осуществление методического руководства по делопроизводству в структурных подразделениях, контроля за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив университета.
• 14) Формирование дел и сдача их для постоянного хранения в государственный архив.
• 15) Обеспечение соответствующего режима доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.
• 16) Реализация технологии внутреннего безбумажного документооборота в университете.
• 17) Обеспечение правильного использования и хранения гербовой печати, печатей и штампов университета, печатей и штампов УД.
• 18) Осуществление действий по обработке персональных данных в соответствии с требованиями Федерального закона РФ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», нормативных правовых актов РФ и локальных актов НИУ «БелГУ» в области защиты информации.

УД имеет право Положение об управлении делами НИУ «БелГУ». — Белгород, 2012. — 6 с. :

• 1) Осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях университета и докладывать руководству о результатах проверок.
• 2) Запрашивать в структурных подразделениях документы и информацию, необходимую для выполнения контрольных функций управления.
• 3) Возвращать на доработку документы, оформленные в подразделениях университета с нарушением инструкции по делопроизводству.
• 4) Требовать представления отчетов и информации об исполнении документов, поручений и решений.
• 5) Вносить предложения руководству университета о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности должностных лиц университета по результатам проверок.
• 6) Давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию УД.
• 7) Привлекать специалистов структурных подразделений университета к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и ведения архива.
• 8) Участвовать в формировании заказов, проработке контрактов на закупки программных, технических средств и расходных материалов.
• 9) Вносить предложения руководству университета и в управление кадров о перемещении работников управления делами, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих дисциплину.

Начальник УД несет персональную ответственность за Положение об управлении делами НИУ «БелГУ». — Белгород, 2012. — 6 с. :

• 1) Некачественное и несвоевременное выполнение задач и функций, возложенных на УД.
• 2) Соблюдение сотрудниками управления трудовой дисциплины.
• 3) Обеспечение сохранности имущества, находящегося в управлении, и соблюдение правил пожарной безопасности.
• 4) Подбор, расстановку и деятельность работников управления.
• 5) Соблюдение режима доступа к информации, являющейся конфиденциальной, а также использование этой информации сотрудниками управления в служебных целях.
• 6) Хранение и использование гербовой печати, печатей и штампов университета, а также печатей и штампов УД.
• 7) Ответственность сотрудников УД устанавливается их должностными инструкциями.

Для выполнения функций и реализации прав, предусмотренных настоящим Положением, УД взаимодействует Положение об управлении делами НИУ «БелГУ». — Белгород, 2012. — 6 с. :

Со структурными подразделениями университета по вопросам:

ведения делопроизводства;

организации контроля и проверки исполнения документов, поручений и решений руководства университета;

подготовки и представления документов для согласования и утверждения;

передачи входящей корреспонденции и приема исходящей, движения внутренней документации;

получения и выдачи документов, подлежащих печатанию, копированию и хранению в архивном отделе.

С правовым управлением — по правовым вопросам, связанным с подготовкой и согласованием нормативно-распорядительных документов.

С управлением кадров — по вопросам подбора, расстановки и повышения квалификации кадров.

С управлением бухгалтерского учета и финансового контроля — по финансовым вопросам, касающимся деятельности УД.

С управлением информатизации — по вопросам обеспечения технического обслуживания и ремонта компьютерной техники, копировально-множительного оборудования УД, обучению и консультированию сотрудников управления.

В структуру управления делами входят отдел служебного документооборота и организационно-распорядительных документов и архивный отдел Структура управления делами. — Режим доступа: URL: http: //www.bsu.edu.ru/bsu/structure/detail. php? ID=10 256 (дата обращения 03. 04.2013). .

Задачи отдела служебного документооборота и организационно-распорядительных документов Положение об отделе служебного документооборота и организационно-распорядительных документов управления делами НИУ «БелГУ». — Белгород, 2012. 4 с. :

• — Регулирование хода исполнения документов, контроля прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам.
• — Подготовка и издание распорядительных документов университета: приказов ректора по основной деятельности и распоряжений; своевременное доведение документов до руководителей структурных подразделений.
• — Организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях.
• — Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
• — Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам в системе автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» .
• — Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов университета, внесение в них изменений.
• — Осуществление проверки состояния делопроизводства в структурных подразделениях.
• — Прием и отправление корреспонденции.
• — Прием, обработка курьерской почты через систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «Дело» .

Задачи архивного отдела Положение об архивном отделе управления делами НИУ «БелГУ». — Белгород, 2012. 4 с. :

• — Учет и обеспечение сохранности принятых в архив дел и документов.
• — Осуществление фондирования принятых в архив дел и документов.
• — Составление научно-справочного аппарата к хранящимся в архиве документам.
• — Оказание методической, практической помощи структурным подразделениям по ведению делопроизводства и подготовке документов, подлежащих сдаче в архив.
• — Составление сводных описей дел постоянного срока хранения.
• — Исполнение запросов организаций и заявлений граждан по вопросам социально-правового характера.
• — Подготовка и передача документов постоянного срока хранения в государственный архив области.

В штатную численность управления входят:

начальник управления;

заместитель начальника управления;

• 2 начальника отделов;
• 2 документоведа 1 категории;
• 2 документоведа 2 категории;

курьер.