Электронный документооборот в банке

Традиционная система управления документооборотом в банке реализует следующие функции:

• 1. Управление записями. Контроль документов на бумаге, хранящихся в папках.
• 2. Управление формами. Контроль форм, использующихся для сбора информации и составления отчетов.
• 3. Управление отчетностью. Публикация и распространение отчетов на бумаге.

• 4. Управление руководствами и инструкциями. Создание и распространение документов, содержащих информацию о политике банка, а также руководств по выполнению заданий.
• 5. Управление архивами. Каталогизация, обзор, распределение и сохранение записей, бланков, отчетов, директив, пособий и всех остальных официальных документов.

Нормативная база банка включает внешние и внутренние нормативные документы. К последним относятся технологические документы, регламентирующие выполнение банковских операций и процессов, организацию работы и взаимодействие подразделений.

Архитектура включает предметы изучения данной дисциплины и их взаимосвязь.

Описание архитектуры происходит на трех уровнях (рис. 13.4):

• 1. Концептуальном. Отвечает на глобальный вопрос о масштабе системы управления и ее интеграции в общую систему работы банка.
• 2. Логическом. Определяются процессы, которые выполняются людьми и машинами. На данном уровне решаются вопросы о том, что будет делать система и когда должен запускаться каждый из процессов?
• 3. Предметном. Воплощается физическая конструкция, обеспечивающая функционирование системы. Принимаются решения о том, как и где будет внедряться система?

Результатом построения архитектуры системы электронного документооборота банка являются:

• 1. Четкие определения терминов: репозитарий, каталог, публикация, документ, запись, база данных, оригинал, владение и др.
• 2. Повышение ответственности автора за созданный им документ на протяжении всего жизненного цикла управления документацией.
• 3. Снижение количества продублированных источников информации и повышение согласованности коллекции документов (хранилищ).

Рис. 13.4. Описание архитектуры системы электронного документооборота

Иерархическая концепция архитектуры системы управления документооборотом банка включает следующие страты: репозитарий, помещение, шкаф, ящик, папка и документ.

Система управления электронным документооборотом банка реализует:

основные процессы, ориентированные на репозитарий, папки с файлами и документы;

вспомогательные процессы, ориентированные на данные, дизайн, управление текстами, текстовый запрос, администрирование, интеграцию системы, управление списками контроля доступа, обеспечение безопасности протоколов работы, управление системой рабочего процесса, управление внутрии междокументационными ссылками.

Поддержка различных форматов данных. Современные системы управления знаниями (СУЗ) способны хранить и отображать свыше 200 различных текстовых и графических форматов данных, распространенных в мире. Они поддерживают конвертацию этих форматов в универсальные форматы данных, такие, например, как PDF или HTML. Такое изобилие форматов позволяет осуществлять представление документа в исходном формате и универсальных форматах, используемых для хранения документов как электронных подлинников или очередных копий.

Управление версиями. Системы управления на базе ИКТ не могут быть внедрены в масштабах банка без поддержки ими всех возможных версий данного документа, так как каждая версия, помимо продуманной системы внутренней нумерации и целостности ссылок, должна содержать необходимые комментарии, позволяющие по ним понять сущность отличий данной версии от прочих, хранимых в системе, а также позволять создавать отдельные атрибуты на каждую версию, что дает возможность в любой момент времени проследить всю историю обработки документов разными пользователями, создающими разные версии.

Атрибутирование документов. При атрибутировании документа пользователь заполняет определенную электронную форму, которая должна иметь возможность гибко проектироваться при помощи стандартных графических средств без программирования и позволять вносить изменения в состав атрибутов в ходе эксплуатации системы без риска нарушить бизнес-логику обработки документов. При этом атрибуты документа должны храниться отдельно от его контента, что позволяет обеспечить взаимнооднозначное соответствие между физическим местонахождением содержимого документа и его электронной атрибутивной формой, которая позволяет осуществлять логический поиск документа. Такой подход дает возможность построить территориально распределенные хранилища электронных документов, управляемых централизованно, а также снять любые ограничения на объем хранилищ для электронных документов в системе.

Обеспечение возможности создания составных и связанных документов. Составные документы представляют собой структуры, каждая часть которых, в свою очередь, является самостоятельным документом со своими правилами доступа к нему и своими процессами коллективной разработки и этапами жизненного цикла. Такая функциональность позволяет формировать электронные подшивки, основанные не на физической, а на логической подборке документов по производным признакам. В результате один и тот же реально существующий первичный документ может отображаться в различных виртуальных подборках документов, посвященных различным тематикам. Это способствует более гибкому разграничению прав доступа к документам и полномочий разных подразделений банка, участвующих в комплектации подшивки. Кроме того, виртуальный документ сам по себе может участвовать в различных бизнес-процессах и иметь собственные права доступа и этапы жизненного цикла.

Полнотекстовый поиск и анализ документов. Современные системы управления должны включать поддержку механизмов поиска по контенту документа, альтернативного атрибутивному поиску, и полнотекстового анализа (часто встраиваемых внутрь стандартных поисковых систем и объединяющих слова и связывающие их логические операторы). Есть специализированные профессиональные системы лингвистического анализа, позволяющие работать с хранилищами документов наравне с электронной почтой, файловой системой, СУБД и Интернетом, а также реализовывать более тонкие механизмы извлечения неявных знаний, когда сам предмет поиска не является до конца формализованным. В основе таких систем лежат обработка запросов на естественном языке, автоматическое аннотирование текстов, автоматическая классификация на непересекающиеся, различимые по смыслу области без предварительного задания критериев различия.

Управление этапами жизненного цикла документа. Под жизненным циклом понимается время существования электронного документа — от момента его создания или импорта до момента его экспорта или уничтожения. Переход документа с одного этапа на другой осуществляется при выполнении заданного условия изменения какого-либо свойства документа, например формата, прав доступа, вида атрибутивной карточки. Перевод этапов жизненного цикла должен осуществляться как вручную, так и автоматически.

Управление бизнес-процессами банка. Автоматизация бизнес-процессов позволяет добиться заметного снижения непроизводительных потерь времени на передачу результатов выполнения функциональных задач на другие рабочие места или в разные подразделения, поддержать прозрачность управленческих регламентов и их воспроизводимость, что в итоге позволяет поддержать стандарты качества ИСО 9000 на уровне управления предприятием.

Современные системы управления на базе ИТ содержат в своем ядре прикладные системы, поддерживающие так называемые WorkFlowтехнологии (технологии поддержки потоков заданий), которые дают возможность создавать при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы и назначать правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечить графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они обеспечивают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения.

Наиболее известны системы электронного документооборота на базе программного обеспечения Documentum и обеспечение хранения документов на основе ЕМС.