Корпоративные бухгалтерские системы

В корпоративных информационных системах класса ERP (Enterprise Resource Planning) бухгалтерский учет рассматривается как компонент, тесно интегрированный с другими функциональными модулями. Корпоративная информационная система SAP R/3 включает модули учета и отчетности, обеспечивающие интеграцию финансовой бухгалтерии и управленческого учета (контроллинга). Предприятие рассматривается как совокупность организационных единиц:

• • Концерн — группа предприятий, составляющая полностью консолидированный баланс и отчет о прибылях и убытках. Концерн может содержать несколько компаний.
• • Компания — наименьшая организационная единица, для которой составляется баланс. Компания состоит из одной или более балансовых единиц.
• • Балансовая единица — наименьшая организационная единица, находящаяся на самостоятельном балансе. Это юридическое лицо с учетом специфики национального уровня (законодательство, налоги, национальная валюта, план счетов и т. п.). Балансовая единица может включать одну или более бизнес-сфер. Это центральная организационная структурная единица.
• • Бизнес-сфера — организационная единица внешнего учета и отчетности, является некоторой частью компании. Охватывает одну или более балансовых единиц, выделяется по определенным сегментам (например, по видам деятельности, сферам ответственности, группам продукции, функции управления и пр.).

Финансовая бухгалтерия SAP R/3 (FI) состоит из взаимосвязанных модулей: Главная книга, специальные регистры, Основные средства, Дебиторы и кредиторы.

Главная книга — это централизованная база данных, которая согласована со вспомогательными книгами, используется для анализа и составления бухгалтерских отчетов. В Главной книге могут отражаться проводки с использованием нескольких планов счетов, различных валют (одна валюта — базовая для балансовой единицы, две другие валюты — произвольные). Бухгалтерский учет в системе SAP R/3 соответствует международным требованиям финансовой отчетности (IAS, GAAP, GOB и др.).

В SAP R/3 реализован принцип документирования хозяйственных операций, информация о любой операции сохраняется как документ проводки. Документы для проводки имеют унифицированную структуру данных:

• • заголовок документа — содержит общие данные;
• • позиция документа — содержит сведения об операции (сумма, счет, дополнительные проводки).

Типовая проводка оформляется как «документ-модель», с его помощью формируются реальные учетные документы и соответствующие им проводки. Любой документ при необходимости может объявляться как документ-модель, правила формирования бухгалтерской проводки документов можно редактировать. Для регулярно повторяющихся в течение длительного времени хозяйственных операций вводятся так называемые долгосрочные проводки, они содержат сумму, номер счета, управляющую информацию, срок действия проводки. Бухгалтерия Главной книги позволяет предварительно регистрировать документы, а затем выполнять их проведение.

В системе SAP R/3 существует финансовый календарь для автоматизации периодических хозяйственных операций, учет ведется в различных планах счетов:

• • оперативный план счетов балансовой единицы;
• • план счетов компании;
• • план счетов концерна.

Для каждого счета Главной книги создана основная запись, определяющая порядок ввода и обработки данных по счету в целом для компании и специфические правила для каждой балансовой единицы. При этом момент возникновения и регистрации информации в Главной книге могут не совпадать. В этом случае информация об операции сначала регистрируется во вспомогательной книге (дебиторов, кредиторов, других) в качестве позиции, а затем эти позиции по определенному алгоритму отражаются на сальдо счетов в Главной книге. Аналитический учет ведется с помощью специальных регистров, которые являются основой для создания отчетности. В любой момент времени можно просмотреть сальдо каждого счета и его отдельные позиции, получить сведения об оборотах счета по дебету и кредиту, просмотреть открытые и выровненные позиции бухгалтерского счета, отфильтровать данные по критериям отбора позиций.

Перед формированием отчетов выполняется закрытие счетов Главной книги. Периодичность закрытия счетов — ежедневно, ежемесячно, ежегодно. В зависимости от периода закрытия получаются различные виды итогов, после чего выполняются вспомогательные процедуры корректировки баланса, формирования аналитических отчетов (баланс, прибыли и убытки), проводится сравнение с отчетными данными за указанный период, сопоставляются плановые и фактические значения. Отчеты имеют иерархическую структуру данных, могут постепенно детализироваться. Для анализа состояния бухгалтерского учета используется финансовая информационная система FIS SAP-EIS (Executive Information System).

Специальные учетные регистры создаются на основе счетов Главной книги путем добавления аналитических признаков. Так, в специальном регистре можно объединить учет по видам затрат, по местам возникновения затрат, по объектам учета. Итоговые суммы в специальных регистрах складываются в основном прямо или косвенно из данных хозяйственных операций различных вспомогательных книг. При передаче данных в специальные регистры выполняется проверка согласованности данных, непосредственный ввод данных в специальные регистры также возможен.

Для составления отчетов используются стандартные инструментальные средства: Report Writer и Report Painter (графический редактор отчетов). Вывод отчетов может осуществляться на экран, печатающее устройство, в файл или в виде графика SAP.

Бухгалтерия основных средств (ОС) обеспечивает управление основными средствами (капиталом компании). Стоимость ОС отражается на балансовых статьях, содержащих несколько основных счетов. Принято делить основной капитал на нематериальные активы, материальные активы, финансовые вложения. Материальные активы присваиваются различным статьям баланса и амортизируются по отдельности (ОС, малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, арендованные ОС). Центральный элемент бухгалтерского учета ОС — метод оценки их стоимости. Для этого ОС делятся на классы, для которых в виде основной записи класса задаются общие свойства: код нормы амортизации, срок эксплуатации, метод амортизации и др. Внутри классов основные средства делятся на комплексы — группы ОС, для которых используется один метод расчета амортизации. Информация по движению ОС представлена во вспомогательной книге, она также передается в Главную книгу. Учет ОС осуществляется на всех этапах жизненного цикла, от момента поступления из различных источников до выбытия и снятия с учета. Поддерживается связь модуля учета ОС с бухгалтерией кредиторов (учет поступления ОС) и бухгалтерией дебиторов (учет выбытия ОС).

Бухгалтерия дебиторов связана с учетом расчетов с покупателями, бухгалтерия кредиторов — с учетом расчетов с поставщиками. Функции модулей дебиторов и кредиторов (Сбыт и Управление материальными потоками) поддерживают типовые бизнес-операции, начиная с ввода данных о продажах и покупках и заканчивая платежами и банковскими транзакциями. В бухгалтерии дебиторов и кредиторов используются Интернет-технологии, система электронного документооборота, учетные данные представлены во вспомогательных книгах, которые обновляются в режиме реального времени. Эти вспомогательные книги связаны с Главной книгой. Дебиторы и кредиторы делятся на постоянных клиентов и так называемых разных лиц, с которыми ведутся случайные сделки. Для клиентов можно указать счета головной фирмы, альтернативного плательщика, альтернативного получателя напоминаний. Для правильной консолидации балансов организационных единиц концерна особым образом учитываются хозяйственные операции с предприятиями-партнерами, входящими в концерн. Информация о клиенте содержится в основной записи, которая имеет трехуровневую структуру:

• • общие данные для всех балансовых единиц и для каждой организации по продаже внутри предприятия (адрес, банковские реквизиты, код дебитора и др.);
• • данные для определенных балансовых единиц (условия платежей, контрольный счет главной бухгалтерии);
• • данные для сбыта или закупочных организаций (обработка заказа, отправка и фактурирование счетов).

Для клиентов открывают кредитные линии. При поступлении оплаты от покупателя формируется проводка для платежа и выполняется «выравнивание» открытых позиций счета платежными позициями счета дебитора. SAP R/3 поддерживает различные виды и формы платежей: чеки, переводы, векселя, электронная выписка счета и др.

Другая популярная корпоративная информационная система — Microsoft Dynamics. На базе новейших информационных технологий реализованы бизнес-приложения:

• 1. Microsoft Dynamics АХ — корпоративная информационная система для средних и крупных предприятий.
• 2. Microsoft Dynamics NAV — корпоративная информационная система для малых и средних предприятий.
• 3. Microsoft Dynamics CRM — информационная система у предприятий любого масштаба.

Microsoft Dynamics АХ обеспечивает финансовый учет и анализ, управление складом, отслеживание логистических цепочек, управление производством и т. д.

Финансовый контур предоставляет ряд функциональных возможностей:

• 1. Бухгалтерский и управленческий учет:
  • • учет по российским и международным стандартам;
  • • многовалютный учет, конвертация валют, расчет курсовой разницы;
  • • финансовое планирование, прогнозирование ликвидности и бюджетирования;
  • • сквозные финансовые аналитики;

• • контроль всех операций — от первичного документа до бухгалтерской проводки;
• • ведение налогового учета;
• • формирование бухгалтерской и налоговой отчетности;
• • инструмент для трансформации финансовой отчетности.
• 2. Управление финансами холдинга:
  • • внутрихолдинговые расчеты между компаниями;
  • • интерактивная консолидация данных компаний холдинга;
  • • консолидация путем экспорта/импорта;
  • • консолидация бюджетных данных;
  • • формирование консолидированной отчетности.
• 3. Учет основных средств:
  • • неограниченное число моделей учета амортизируемого имущества;
  • • начисление износа в соответствии с различными методами и справочником единых норм амортизационных отчислений;
  • • налоговый учет амортизируемого имущества;
  • • формирование регламентированной отчетности;
  • • учет операций внутреннего перемещения и перемещения между компаниями холдинга с передачей на баланс;
  • • инвентаризация и переоценка;
  • • бюджетирование основных средств и нематериальных активов.
• 4. Расчет заработной платы:
  • • хранение сведений о сотрудниках и истории их изменений;
  • • расчет сумм оплаты труда и других выплат сотрудникам и совместителям;
  • • расчет удержаний из заработной платы в соответствии с законодательством РФ;
  • • расчеты с налоговыми органами по установленным формам отчетности.

Из технологических возможностей этой системы следует отметить:

• • использование сервера приложений, переход на трехуровневую клиент-серверную архитектуру системы обработки данных;
• • наличие развитых средств разработки с современными редактором и отладчиком (интегрированная среда разработки MorphX);
• • аудит работы пользователей, контроль доступа к информационным ресурсам.

Система Microsoft Dynamics NAV поддерживает несколько контуров управления:

• • финансовое управление;
• • дистрибуция и производство;
• • отношения с клиентами;
• • управление персоналом.

Управление финансами позволяет вести бухгалтерский, налоговый и управленческий учет в едином информационном пространстве предприятия.

Основные функции модуля «Финансы»:

• • настройка моделей бухгалтерского, налогового, управленческого учета;
• • возможности аналитических измерений;
• • мультифирменный и многовалютный бухгалтерский, налоговый и управленческий учет;
• • бюджетирование и финансовое планирование, контроль и мониторинг бюджетов;
• • контроль дебиторской и кредиторской задолженности, анализ просроченной задолженности;
• • гибкость аналитических справок, финансовых отчетов;
• • интеграция с приложениями Microsoft Office Word, Excel, Outlook.

Правовые и информационно-справочные системы и базы данных

Правовые информационно-справочные системы и базы данных содержат правовые, нормативные документы бухгалтерского и налогового учета, раскрывают содержание бухгалтерских терминов, бланки форм документов и т. п. Возможен поиск информации по нескольким ключевым словам, контексту, точной фразе и т. п. с использованием языковых конструкций (связки И, ИЛИ, НЕ, ПОХОЖ НА, НАЧИНАЕТСЯ С, СОДЕРЖИТ, ЗАКАНЧИВАЕТСЯ НА и др.). Различают информационно-справочные системы фактографического и документографического типа (в первом случае в ответ на запрос выдается фактическая информация, во втором случае — подборка документов).

Лидерами на рынке отечественных информационно-правовых и справочных систем являются системы «Гарант», «Кодекс», «КонсультантПлюс». Каждая из этих систем представляет собой огромную БД правовой информации (законодательство России, Москвы, СанктПетербурга и других регионов; бухгалтерский учет и налогообложение; таможенное, банковское и страховое законодательство, внешнеэкономическая деятельность; ценные бумаги и приватизация; здравоохранение и многое другое).

Вопросы и задания для самопроверки

• 1. Сформулируйте сущность и принципы ведения бухгалтерского учета.
• 2. Что составляет основу учетной политики предприятия?
• 3. Укажите названия и назначение учетных регистров, форм бухгалтерской отчетности.
• 4. Какова организационная структура бухгалтерии?
• 5. Каковы особенности автоматизированных учетных регистров «Проводки», «Операции», «Документы»?
• 6. Назовите классы бухгалтерских программ. Дайте их развернутую характеристику.