Введение. 
Автоматизация документооборота

Даже небольшим компаниям приходится работать с огромным количеством документов — договорами, счетами-фактурами, письмами, бюджетами, требованиями. Поэтому многие предприятия стремятся автоматизировать внутренний документооборот. Это позволит обеспечить полноту и сохранность информации, удобство хранения и поиска документов, а также оптимизировать время на их согласование.

Сотрудники компаний, как правило, тратят очень много времени на поиск необходимых данных (по статистике на это уходит до 40% рабочего времени) или воссоздание заново — вместо повторного использования — документов, существующих «где-то в компании» (подобное происходит примерно в 70% случаев). Типичной является ситуация, когда исходные тексты договоров хранятся в компьютерах у юристов (часто — без истории изменений), бухгалтерские проводки по документам, сопровождающим исполнение договоров, выполняются в бухгалтерской системе, учет договоров и сопутствующих им документов ведется в электронной таблице, счета и акты хранятся в бумажном виде в финансовом отделе, а текущая переписка по поводу договорных работ — в электронных почтовых ящиках сотрудников. При такой «разбросанности» данных и документов сложно обеспечить их целостность, непротиворечивость и безопасность.

Внедрение корпоративных информационных систем дает возможность решить часть подобных проблем. Например, некоторые системы бюджетирования (Oracle Financial Analyzer, Hyperion Pillar) позволяют создать систему взаимосвязанных бюджетов, формировать и хранить различные версии таких бюджетов, а также указывать их статусы (например, «сформирован», «согласован», «утвержден»). Таким образом, эти системы частично решают проблемы бюджетного документооборота.

Тем не менее, нужно помнить, что системы бюджетирования, бухгалтерские системы и даже ERP-системы работают преимущественно со структурированными данными, то есть с информацией, которая может создаваться и храниться в табличной форме. По оценкам экспертов1 в общем объеме бизнес-информации структурированные данные составляют всего 20%, остальные 80% -тексты документов, электронная переписка, изображения, протоколы встреч и переговоров и т. п. Зачастую без изучения неструктурированных данных невозможно оценить контекст, в котором существует структурированная информация. Сбор, хранение и обработка такой информации осуществляется с помощью систем электронного документооборота, или, как называют наиболее мощные из них, систем управления информационным содержанием компании (Enterprise Content Management, ECM).