Проектирование унифицированных систем документации АБИС

Проектирование унифицированных систем документации АБИС должно осуществляться с учетом принципов унификации систем документации и использованием соответствующих методов унификации, которые были рассмотрены в параграфе 3.2 учебника.

При разработке системы документации АБИС проектировщик должен решить следующие проблемы:

• 1) отобрать формы документов, которые будут использоваться в АБИС без изменений (к такой группе форм документов относятся межотраслевые и отраслевые УФД);
• 2) выявить в существующей системе те формы документов, которые необходимо унифицировать (данную группу составляют формы документов организации, которые были разработаны без учета принципов унификации);
• 3) спроектировать новые унифицированные формы документов (в данную группу входят формы документов, генерируемые по результатам решения инновационных задач АБИС, для которых на момент проектирования еще не разработаны формы документов).

В процессе проектирования УСД АБИС выделяют три этапа работ (см. рисунок 13).

Рисунок 13. Этапы проектирования унифицированных систем документации АБИС.

Первый этап «Построение новых форм документов» включает следующие виды работ:

• • определение состава результатных показателей;
• • определение состава первичных показателей;
• • разбиение показателей по формам документов;
• • выбор типа носителя для документа;
• • определение способа нанесения информации в документе;
• • проектирование форм документов.

Определение состава результатных показателей зависит от того, какие формы документов проектируются: входные или выходные. Состав входных и выходных форм определяется после того, когда осуществлена постановка задач, подлежащих автоматизации. Следует заметить, что сначала проектируются формы выходных документов, а затем — входных документов.

Определение состава первичных показателей предполагает выявление полного состава первичных (то есть исходных) показателей, на базе которых рассчитываются результатные показатели, отражаемые в формах выходных документов.

После того, как определен состав результатных и первичных показателей, необходимо осуществить разбиение показателей по формам документов, то есть определить содержание форм выходных и входных документов. Разбиение показателей по формам документов осуществляется с учетом двух критериев: по семантической близости показателей и по их алгоритмической увязке при расчете результатных показателей. При проектировании форм выходных документов главным является критерий алгоритмической увязки показателей. При проектировании форм входных документов основным критерием является семантическая близость показателей, под которой понимается наличие общих типов и значений реквизитного состава этих показателей.

При выборе типа носителя для документа следует учесть, что тип и форма выдачи результатной информации зависят от характера решаемой задачи. Например, если решается задача оперативного управления, основным носителем будет являться экран компьютера. При решении задач, связанных с формированием отчетных документов, подлежащих долговременному хранению, основным носителем будет бумага. В качестве критерия выбора носителя можно использовать показатели надежности хранения информации, достоверности информации и качества воспроизведения материала.

Далее необходимо определить способ нанесения информации в документе. Выбор способа нанесения информации зависит от того, как считывается информация с входного документа: визуальным способом или автоматическим. В случае применения автоматического способа считывания необходимо выбрать устройства считывания и типы шрифтов для нанесения информации в документ. В настоящее время существуют следующие виды шрифтов (рис. 14):

• а) кодированные, в которых изображение реквизита отделено от его кода (например, широко используемые в настоящее время штрих-коды);
• б) стилизованные, в которых изображение символов содержит код;
• в) нормализованные, например шрифты, применяемые на почтовых конвертах;
• г) графические отметки.

Рисунок 14. Виды шрифтов для нанесения информации в документы

Проектирование форм документов зависит от типа проектируемого документа: входной или выходной документ.

Входные документы — документы, отражающие процессы библиотечно-информационного производства и содержащие постоянную и оперативную информацию, необходимую для решения задач и выработки управленческих решений К входным документам предъявляются следующие основные требования:

• • неизбыточность и полнота информации для решения задач;
• • высокая достоверность;
• • своевременность собираемой информации.

• • отсутствие в документах постоянной информации, для которой необходимо создание самостоятельных файлов;
• • отсутствие дублирования показателей в документах;
• • выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, то есть выделение однозначных и многозначных реквизитов;
• • выделение справочных, группировочных реквизитов и реквизитов-оснований;
• • логичность построения, то есть старшие по объему понятий признаки должны предшествовать младшим (например, учредитель организации — наименование организации — наименование структурного подразделения);
• • согласование последовательности реквизитов в документе с макетами размещения информации на экране ЭВМ и в файлах.

Для построения входных документов используют следующие типовые формы документов:

• 1) линейная форма — форма документа, в которой каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, при этом набор реквизитов располагается по горизонтали;
• 2) анкетная форма — форма документа, в которой каждому типу реквизитов соответствует только одно значение этого реквизита, при этом набор реквизитов располагается по вертикали;
• 3) табличная форма — форма документа, в которой столбцы содержат типы реквизитов, а строки отражают значения типов (используется для отражения многозначных реквизитов);
• 4) комбинированная форма — форма документа, сочетающая в себе линейную/анкетную и табличную формы (используется для отражения как однозначных, так и многозначных реквизитов).

Выходные документы — документы, которые используются для осуществления процессов управления и отражают результаты решения задач в АБИС В результате решения задачи формируется выходной документ, который необходимо выдать на материальный носитель в виде, удобном для пользователя (на экран компьютера, на бумажный носитель).

• • полнота информации, то есть выходные документы должны содержать в себе первичные (исходные) и результатные показатели;
• • количество результатных показателей должно соответствовать количеству группировочных признаков (то есть количество итогов должно быть равно количеству ключей сортировки);
• • своевременность предоставления информации персоналу;
• • достоверность предоставляемой информации;
• • логичность построения форм документов;
• • отсутствие показателей, рассчитываемых вручную.

При разработке выходных документов необходимо ориентироваться на следующие принципы.

• • выделение трех частей в документе (заголовочной, содержательной и оформляющей);
• • выделение реквизитов, имеющих одно или несколько значений на документ, то есть выделение однозначных и многозначных реквизитов;
• • выделение группировочных реквизитов и размещение этих реквизитов в порядке убывания старшинства;
• • выделение реквизитов-оснований и размещение их в последовательности, противоположной той, в какой выстраиваются группировочные реквизиты, по которым рассчитываются итоги (то есть от первичных оснований — к результатным, а среди результатных — размещение их в порядке возрастания старшинства итога).

Если выходной документ не размещается на одном стандартном листе, то осуществляется выполнение разрыва строк и перенос оставшихся строк документа вместе с реквизитами на другой лист. При этом размеры листов сохраняются стандартными (при таком перенесении строк заголовки таблиц не переносятся, а переносятся только номера колонок).

Если длина строки документа, то есть его ширина, больше ширины каретки печатающего устройства (с учетом возможного уменьшения размеров шрифта), то перегруппировка реквизитов таблицы осуществляется с использованием следующих методов: вынос итоговых колонок в итоговые строки; перенос не уместившихся в листе колонок на новый лист с продолжением нумерации колонок (такие документы затем склеиваются). При этом осуществляется выделение в правой части специальной области для служебных реквизитов (количество листов в документе, номер текущего листа, количество экземпляров, номер экземпляра).

В условиях внедрения безбумажных технологий работы с документами необходимо разрабатывать соответствующие экранные формы документов. Электронная (безбумажная) технология подразумевает не заполнение бумажных форм и их последовательную обработку, а работу с экранными формами сразу с этапа заполнения до этапа извлечения данных и их сбора в определенной базе данных (или экспорт этих данных).

Экранная форма документа —

форма документа, представляющая собой страницу с пустыми полями, оставленными для заполнения пользователем АБИС Экранные формы могут допускать различный тип входной информации и содержать командные кнопки, переключатели, выпадающие меню или списки для выбора. После заполнения формы ее можно отправить по электронной почте, по факсу или на рабочий стол другого сотрудника.

В зависимости от используемой технологии обработки данных принято различать следующие виды экранных форм:

• • формы, предназначенные для сбора данных, ввода их в базу данных и последующей их обработки (при электронной технологии заполнение и сбор осуществляются или по электронной почте, или через формы, размещенные на Web-серверах в Интернете);
• • формы, предназначенные для сбора информации как внутри, так и вне организации, но требующие процедуры ознакомления и подтверждения (например, к такого рода формам можно отнести заказы на издания, счета и т. и.).

Процесс проектирования макетов экранных форм документов включает следующие виды работ:

• • определение перечня макетов экранных форм;
• • определение содержания макетов экранных форм;
• • выбор типа форм для макетов и логическое проектирование;
• • программирование макетов экранных форм и их отладка.

Для определения перечня макетов экранных форм проектировщик анализирует постановку каждой задачи, в которой отражаются перечни используемых входных документов и формируемых выходных документов. В процессе анализа необходимо определить, будут ли макеты создаваться под каждый документ или будет осуществляться интеграция полей нескольких входных документов в один макет. В результате формируется перечень макетов экранных форм входных и выходных документов.

Содержание макетов экранных форм определяется на основе анализа состава реквизитов входных и выходных документов. При этом под содержанием макетов понимаются перечни полей, значения которых должны находиться в файлах с оперативной и результатной информацией, а также указание типов форматов этих полей.

Под логическим проектированием макетов понимается распределение полей по частям и зонам выбранной формы документа и определение последовательности полей в каждой зоне. При выборе типа форм для макетов используется универсум типов форм документов. Для построения структур макетов входных документов с оперативной информацией используют комбинированную форму документа, максимально приближенную к той, которая была использована для построения самого документа. При построении макетов документов с постоянной информацией следует иметь в виду, что эти макеты используются для ввода и актуализации записей информационной базы, поэтому для их проектирования применяют, как правило, анкетную форму расположения реквизитов, удобную для выполнения этих операций. Макеты, предназначенные для вывода на экран результатной информации (то есть макеты экранных форм выходных документов), строятся с использованием комбинированной формы. В основе выбора формы макета лежат принципы минимальной трудоемкости и стоимости ввода информации в ЭВМ, максимальной степени читабельности результатной информации, выводимой на экран, максимальной надежности и достоверности выполнения этих операций.

Программирование разработанных макетов экранных форм осуществляется с использованием выбранного языка программирования. В последующем выполняется отладка разработанных макетов.

В процессе проектирования макетов экранных форм проектировщик должен делить экранное поле на две части:

• 1) информационную, предназначенную для собственно самого макета;
• 2) служебную, предназначенную для дополнительной информации.

К информационной части предъявляются следующие требования:

• • информационная часть должна иметь хороший обзор;
• • информационная часть не должна быть перегружена справочными реквизитами, значения которых следует выдавать на экран в виде списков для просмотра при наборе значений группировочных признаков;
• • значения группировочных признаков также следует выдавать на экран из справочников при переходе указателя в данное поле или при наборе неправильных значений этих признаков;
• • каждое поле должно быть снабжено подсказкой, которую следует выдавать на экран при неправильных действиях пользователя;
• • должна быть обеспечена возможность исправления ошибок в наборе;

• • продвижение указателя должно быть обеспечено в прямом и обратном направлении по вертикали и по горизонтали с возможностью экранной прокрутки всего документа;
• • текущее время и дата должны проставляться автоматически;
• • общий цвет информационной части должен быть спокойных тонов, не вызывающих усталости пользователя при многочасовой работе с ним;
• • цвет полей, подлежащих вводу с клавиатуры, должен отличаться от цвета информационной части;
• • цвет активного поля должен отличаться от основного цвета информационной части и от цвета этого поля в пассивном состоянии.

Служебная часть должна разрабатываться с учетом следующих требований:

• • служебная часть, как правило, помещается в нижней части экрана и должна быть отделена от информационной части графически и цветом; она предназначена для включения подсказок об использовании тех кнопок, с помощью которых пользователь может работать с этим макетом: производить откат на одно поле назад; отказываться от ввода; производить загрузку введенной записи в базу данных; выдавать на печать и т. п.;
• • каждый макет в этой части экрана должен иметь инструкционную часть для пользователя со справочной информацией о порядке заполнения макетов и всех видах ошибок, которые могут возникнуть при работе с ними, и способах их исправления.

После разработки форм всех входных и выходных документов необходимо выполнить работы, предусмотренные вторым этапом проектирования УСД АБИС, в частности, работы по унификации всех документов, включая вновь созданные и уже существующие. Для этого необходимо выявить и проанализировать полный состав системы документации, составить перечень документов по функциональным подсистемам, выявить характеристики документов (периодичность составления, тип задач, адресат, количество показателей, частота использования), исключить из входных документов производные показатели и показатели, многократно вводимые в ЭВМ, ввести единую терминологию путем составления словаря (тезауруса), установить единые единицы измерения, провести классификацию и кодирование документов, реквизитного состава документов, уточнить используемые формы и построить единые формы документов.

На третьем этапе составляется технологическая документация, описывающая правила заполнения, передачи, использования и хранения документов, схемы документооборота, отражающие все операции, выполняемые над документами, и подразделения, в которых они происходят, начиная от создания документа до сдачи его в архив.

Соблюдение последовательности и требований к выполнению работ на различных этапах проектирования унифицированных систем документации АБИС позволит принять обоснованные решения по формированию компонентов машинной и внемашинной информационной базы АБИС.