Оценка системы управления проектами на основе модели зрелости

За 2010 -2013 года были реализованы следующие проекты:

• 1) Дорожной компанией «ООО Агинское строительно-монтажное предприятие — 236» вдоль берега р. Аргалей было проложено — 1 км 200 метров сплошной дороги — 399,4 тыс. руб.;
• 2) Получили грантовую поддержку в районном конкурсе «Жители — за чистоту и благоустройство» — была приобретена и установлена детская площадка «Планета детства» — 50,0 тыс. руб.;
• 3) По краевой целевой программе «Укрепление материально-технической базы учреждений здравоохранения и образования» в участковую больницу поступило мед. оборудование на 150 тыс. руб.
• 4) В основной и начальной школе произведена замена электропроводки, установлена пожарная сигнализация, во дворе школы оборудована спортивная площадка с футбольным полем, беговой дорожкой и полосой препятствий, приобретено 2 компьютера, цветной принтер, обновлен библиотечный фонд, приобретено наглядных пособий на 52 тысячи руб., 10 пар лыж и лыжных ботинок;

За 2010 год:

• 1) участвовали в гранте «Жители за чистоту и благоустройство» «Огни родного поселка», в результате в бюджет поступило 50 тыс. руб. дополнительно, которые были направлены на ремонт уличного освещения;
• 2) проделан частичный капитальный ремонт жилья;
• 3) по краевой целевой программе «Обеспечение пожарной безопасности территории Забайкальского края» приобретены огнетушители, ломы, лопаты, ведра, богры, мотопомпа.

За 2011 год:

• 1) произведен частичный капитальный ремонт жилья — в восьми домах произведен капитальный ремонт электропроводки;
• 2) по краевой целевой программе «Обеспечение пожарной безопасности территории Забайкальского края» установлена система оповещения людей на случай пожара, произведены работы по устройству мин. полосы — 15 км.
• 3) произведен ямочный ремонт части дороги по ул. Молодежная;
• 4) построено 100 метров тротуаров;
• 6) помимо связи МТС, появилась связь «Мегафон» — для жителей есть возможность намного дешевле звонить в другие регионы;
• 7) по инициативе депутатов Забайкальского сельсовета и членов партии «Единая Россия» был построен каток, деревянная горка;
• 8) Трем одиноко проживающим пенсионерам были подвезены бесплатно дрова и дровяной горбыль.
• 9) установили монумент, в память о погибших на полях сражений в ВОВ.

За 2012 год:

• 1) по программе «Безопасность дорожного движения на территории муниципального образования Южно Аргалейское сельское поселение»:
  • — приобрели 4 дорожных знаков, установка которых будет произведена в мае-июне месяце 2013 года;
  • — ремонт уличных дорог — выполнялись работы по грейдированию дорог на улице молодежная, частично произведены ямочные ремонты дорог по ул. Калинина, пер. Школьный, приобрели трубу и построили мостики по ул. 40 лет победы;
• 2) по программе «Энергосбережение и повышение энергетической эффективности в зданиях муниципальной собственности администрации Южно Аргалейского сельского поселения на 2011;2013 годы»:
  • — приобрели 22 энергосберегающие лампы в здание администрации;
  • — обозначилась большая проблема по уличному освещению — имеющиеся лампы ДРЛ в настоящее время неэффективные, администрация Южного Аргалея занимается разработкой проекта на приобретение энергосберегающих ламп для уличного освещения.
• 3) по программе «Обеспечение безопасности населения в период массового отдыха на водных объектах поселения в 2013 году»:
  • — провели мероприятия по очистке территории зоны отдыха у водоема, прилегающей зеленой зоне и подъездных путей к зоне отдыха от бытового мусора;
  • — выполнили работу по отбору пиломатериала на пилораме частного предпринимателя;
  • — построили и установили на территории села ящики под мусор;
  • — произвели ремонт забора вокруг здания администрации;
  • — провели работы по уборке территории вокруг стадиона от мусора, очистили от дровяного мусора придомовую территорию инвалида 1 группы, одиноко проживающего жителя села.

Для оценки эффективности проектной деятельности администрации необходимо провести аудит системы управления проектами в организации, для этого можно использовать популярный инструмент — модель уровня зрелости. Например, модель Гарольда Керцнера, которая хотя и охватывает одинаковое с рядом других число областей, но лучше других представляет оценку функциональности. Эта модель использовалась в исследовании практики управления проектами в муниципальных органах власти Пермского края в 2011 году.

Оценка уровня зрелости в области управления проектами позволит определить дальнейшие пути совершенствования внутренних процессов проектного управления. Для этого были изучены документы отчетности по перечисленным проектам за 3 года на предмет выполнения этапности, использования инструментария проектного менеджмента, соблюдения сроков, бюджета, качества.

Оценка проводилась автором экспертным путем сразу по нескольким моделям зрелости: Керцнера, ОРМЗ и РМ2. Согласно этим методикам проектная деятельность администрации соответствует первому (начальному) уровню зрелости и охарактеризовывается как стихийное управление проектами.

Кроме того, было проведено исследование методом закрытого анкетирования, в нем приняли участие 20 респондентов, включая руководителей, заместителей и специалистов администрации и активных жителей поселения. Исследование проводилось по основным областям знаний управления проектами с помощью метода пятиуровневой модели зрелости.

Для получения количественной оценки респондентам предлагалось выразить мнение по поводу ситуаций приведенных в анкете по шкале Лайкерта (-3 Не согласен абсолютно, -2 Не согласен, -1 Скорее не согласен, чем согласен, 0 Не имею мнения, +1 Скорее согласен, чем не согласен, +2 Согласен, +3 Полностью согласен). Анкета представляет собой 10 ситуаций сгруппированных по областям знаний управления проектами (таблица 3 Приложение 3).

Уровень зрелости в области управления проектами объектов исследования соответствует начальному уровню модели зрелости, из максимально возможных 10 баллов для 1-го уровня, Администрацией сельского поселения набрано — 8 баллов. При переходе от более низкого на более высокий уровень зрелости в управлении проектами, прежде всего, улучшаются показатели, связанные со сроками завершения проектов. Что особенно актуально в рамках реализации целевых программ, поскольку многие мероприятия программ затягиваются по времени.

Регулирование проектной деятельности в администрации на момент проведения исследования осуществляется на основе утвержденного Порядка принятия решений о разработке муниципальных программ, их формирования и реализации в муниципальном районе «Агинский район» [4].

Муниципальные целевые программы разрабатываются и реализуются по приоритетным направлениям социально-экономического развития муниципального района на определенный период для наиболее эффективного решения задач в сфере экономического, социального и культурного развития. Это правовой акт, ограниченный по сроку действия, определяющий систему обоснованных целей, соответствующих им задач и обеспеченных ресурсами мероприятий, направленных на положительные и качественные изменения в конкретной социально-экономической сфере муниципального района «Агинский район» (Приложение 4). При подготовке, разработке и реализации муниципальных целевых программ выделяются следующие этапы:

• — отбор проблемы для программной разработки;
• — принятие решения о разработке целевой программы;
• — формирование (разработка) целевой программы;
• — экспертиза и оценка программы;
• — утверждение программы;
• -управление реализацией программы и контроль за ходом ее выполнения.

Исследуя этап формирования программы, который осуществляет разработчик, можно отметить отсутствие использования методов управления проектами:

• а) разрабатывается перечень программных мероприятий и определяет возможные сроки их реализации;
• б) определяется источники и объемы финансирования программы, разрабатывает условия и механизм предоставления финансовых средств из бюджетов других уровней и внебюджетных источников;
• в) по мероприятиям, предусматривающим финансирование за счет средств внебюджетных источников, готовится соглашения (договоры) о намерениях между заказчиками и организациями;
• г) определяется состав исполнителей по каждому программному мероприятию;
• д) согласовывается с исполнителями программных мероприятий возможные сроки выполнения мероприятий, объемы финансирования;
• е) разрабатывается механизм реализации программы и порядок управления программой;
• ж) разрабатывается перечень показателей результативности программы, позволяющих осуществить количественную оценку ожидаемых результатов реализации программы;
• з) готовисят проект постановления администрации об утверждении программы.

Проект программы разрабатывается в виде единого документа и состоит из следующих обязательных разделов:

• а) Раздел I. Паспорт программы;
• б) Раздел II. Характеристика проблемы, на решение которой направлена программа;
• в) Раздел III. Основные цели, задачи, сроки реализации программы:
• г) Раздел IV. Система программных мероприятий;
• д) Раздел V. Ресурсное обеспечение программы;
• е) Раздел VI. Механизм реализации программы;
• ж) Раздел VII. Организация управления программой и контроль за ходом ее реализации;
• з) Раздел VIII. Оценка эффективности реализации программы.

Анализ порядка реализации программы также выявляет неиспользование методов и технологий управления проектам:

• а) осуществляется текущее управление и координацию деятельности исполнителей программных мероприятий, обеспечивая их согласованные действия по выполнению программных мероприятий, по целевому и эффективному использованию финансовых средств;
• б) осуществляется контроль за выполнением мероприятий Программы, организует ведение отчетности по программе и обеспечивает ее представление в установленном порядке в Управление;
• в) обеспечивается подготовка и своевременное представление предложений по финансированию мероприятий Программы на очередной финансовый год;
• г) отслеживается отклонение фактических показателей результативности Программы от утвержденных, устанавливает причины отклонения, готовит предложения по внесению изменений в Программу в целях уточнения качественных и количественных показателей ее реализации, корректировки механизма реализации Программы, состава исполнителей;
• д) ежегодно информируется Глава муниципального района, курирующий заместителя Главы муниципального района о ходе реализации Программы.

Исследование проектной деятельности выявило следующее. Обучение ни разу не проводилось, большинство участников проекта не знают нюансов проектного управления. Программа, которую можно было бы отнести к проектам из ее определения, отличается от проекта тем, что ее цели не обязательно должны быть достигнуты; методы проектного управления не используются, глава администрации сельского поселения, он же руководитель проектов составляет соответствующий план-график и назначает лиц, ответственных за выполнение запланированных мероприятий; процедура внесения изменений в программу примитивна и далека от проектного управления изменениями; система коммуникаций также не соответствует проектной. Кроме того, потери вследствие низкого уровня зрелости обычно составляют до 25% от стоимости проектов, а соблюдение сроков наблюдается только в 40% проектов.

Таким образом, можно сказать, что используя методы и технологии управления проектами можно было бы повысить эффективность проектной деятельности администрации сельского поселения «Южный Аргалей» и обеспечить:

• 1. достижение результатов;
• 2. соблюдение сроков и бюджетов проектов;
• 3. интенсификацию деятельности за счет внутренних резервов;
• 4. более эффективную реализацию стратегии