Оформление конфиденциальных дел

Оформление конфиденциального дела включает описание дела на обложке, проставление на внутренней стороне обложки инициалов и фамилий лиц, допущенных к делу, заведение карточки учета выдачи дела, заполнение описи документов дела, нумерацию листов, составление заверительной надписи, прошивку и опечатывание дела.

Обложка дела имеет форму 1.

Форма 1________________.

(отметка конфиденциальности).

_________________________________________.

(название организации).

_________________________________________.

(название структурного подразделения) ДЕЛО №____ ТОМ №____

________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

(заголовок дела).

«___» _________________20__ г.

«___» _________________20__ г.

(крайние даты документов) На ________________листах Хранить___________ст.____.

Перечня документов со сроками хранения Эти же данные проставляются в соответствии с формой на обложках журналов или (при карточном способе регистрации и учета) на отдельном листе, наклеиваемом на картотеку. Кроме того, на обложках журналов проставляется количество имеющихся в них листов.

В течение года на обложке могут проставляться: номер тома (при заведении второго тома номер проставляется на обоих томах дела, а если дело однотомное, номер тома нс указывается), и новое название организации или структурного подразделения при изменении их названий или в случае получения дела из другой организации, предприятия (при этом новое название пишется ниже прежнего, а прежнее наименование берется в скобки).

При закрытии дела на обложке проставляются крайние даты документов в деле, которые должны соответствовать датам создания/издания (подписания, утверждения) или поступления самого раннего и самого позднего документов, вне зависимости от расположения этих документов в деле. Расхождение между датами, указанными в номенклатуре дел и на обложках дел, обусловлено гсм, что даты, проставляемые в номенклатуре, диктуются режимом конфиденциальности (в случае утраты дела для обеспечения его поиска необходимо знать, когда оно было заведено или когда закрыто). а даты, проставляемые на обложке, показывают, к какому периоду относятся документы, находящиеся в деле. Эти даты ускоряют поиск необходимых документов и переносятся в опись дел, подлежащих передаче на архивное хранение. На обложке также указывается количество листов (без листов описи документов дела).

При закрытии учетной картотеки проставляется количество карточек. Кроме того, при закрытии дела уточняются заголовок и срок хранения дела с внесением состоявшихся изменений на обложку дела и в номенклатуру дел.

Перед заведением каждого конфиденциального дела любого срока хранения в него подшивается приблизительно необходимое количество листов описи документов дела (форма 2).

Данные о документах вносятся в опись в момент подшивки документов. При подшивке в конфиденциальные дела открытых документов в графах 3 или 4 производится отметка «н/к» — неконфиденциальный. Если в дело подшивается документ, имеющий приложения, в том числе открытые, то запись в графах 3 или 4 производится одной позицией за номером основного документа без отметок о наличии приложений, с проставлением в графе 6 номеров общего количества листов, включая листы приложений. Если документ внутренний, то в графе 5 указывается только его краткое содержание. В описи документов дел временного хранения при небольшом объеме справочной работы по документам графа 5 может не заполняться.

При заведении дела на внутреннюю сторону обложки дела переносятся из номенклатуры инициалы и фамилии лиц. которым предоставлено право пользования делом. Список заверяется подписью сотрудника Службы делопроизводства. Это позволяет при определении правомерности выдачи дела пользователю не обращаться к номенклатуре дел. Одновременно заводится карточка учета выдачи дела (форма 3).

Графа 2 необходима потому, что в процессе формирования дела меняется количество его листов.

Карточка помещается в бумажный карман, приклеенный к внутренней стороне обложки дела. По заполнении одной карточки заводится следующая, а заполненная вносится в опись документов дела после последней записи. Карточки не нумеруются и листами дела не считаются. Карточки, заводимые после закрытия дела, также вносятся в опись документов дела. Необходимость сохранения всех карточек вызвана тем. что в случае разглашения конфиденциальной информации, содержащейся в доку ментах дела, по карточкам можно установить, кто пользовался делом, и тем самым определить крут лиц. которые могли разгласить информацию.

Листы дела нумеруются (за исключением листа с заверительной надписью). Листы описи документов дела нумеруются отдельно при начале заполнения каждого листа, оставшиеся чистые листы не нумеруются. Листы дела нумеруются при подшивке документа арабскими цифрами черным графическим карандашом или нумератором в правом верхнем углу листа без затрагнвания текста документа. Если дело имеет несколько томов, нумерация листов производится по каждому тому отдельно.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, сложенный и подшитый за середину — как два листа. Другие документы (вырезки, вставки текста, переводы и т. д.), подклеенные к листу одним краем, нумеруются отдельно вслед за листом основного документа. Листе наглухо наклеенными документами и фотографиями нумеруется как один, в этом случае наклеенные документы оговариваются в заверительной надписи.

Фотографии и другие иллюстрированные документы, подшитые в дело как самостоятельные листы, нумеруются при наличии свободного поля на лицевой стороне в правом верхнем углу, при отсутствии — на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Конверты с надписями или вложениями, подшитые в дело, также нумеруются, при этом каждое вложение нумеруется очередным номером вслед за конвертом. На лицевой стороне конверта пишется опись вложенных документов с указанием их регистрационных номеров, краткого названия и номеров листов дела.

При изъятии документов из дел старая нумерация листов сохраняется. При нумерации листов необходимо строго следить за ее правильностью. Однако если все же лист не был занумерован или один номер повторен на нескольких листах, то разрешается проставлять литерные номера, например 12, 12а, 126 и т. д., которые оговариваются в заверительной надписи.

При закрытии дела на отдельном чистом листе составляется заверительная надпись по следующей форме.

ЗАВЕРИТЕЛЬНАЯ НАДПИСЬ ДЕЛА №_______Т. №________.

И деле подшито и опечатано печатью №_______листов.

(прописью) (цифрами).

+_____________листов описи документов дела.

(цифрами) Листы № № ___________литерные.

(цифрами).

На листах №№ ______наклеено______документов (фотоотпечатков).

(цифрами) (прописью) за уч. № №_______________.

(цифрами)______________________.

(подпись, инициалы, фамилия лица, оформившего заверительную подпись, дата) При незаполнении каких-либо позиций заверительной надписи в них делается прочерк. Незаполненные листы описи документов дела не учитываются.

Листы каждого тома дела при закрытии тома проверяются, прошиваются плотной ниткой в четыре прокола и опечатываются или пломбируются таким образом, чтобы захватывались оба конца нити прошивки. Дела могут переплетаться, в этом случае их опечатывание не производится.

Следующим этапом конфиденциального документооборота является этап подготовки конфиденциальных документов и дел к архивному хранению или уничтожению.