Совершенствование информационного обеспечения в организации

В этом подразделе подсчитаем экономию времени и средств от применения современных информационных технологий в управлении. Проанализируем динамику управленческих затрат по годам. Выясним как информационные технологии позволяют повысить эффективность управленческого труда при правильном их применении.

Определим перечень решаемых задач, порядок их осуществления и определим как повлияло внедрение новейших компьютерных технологий на снижение затрат в управлении.

Для успешного осуществления управленческих функций в охранном агентстве необходимо осуществлять некоторую работу. Эти работы сведены ниже в таблицу. В таблице указаны ответственные за выполнение работы и затраты времени. Затраты времени указаны из расчёта того, что в среднем в месяц в охранное агентство осуществляет охрану 15 объектов в городе, 10 объектов за городом и проводит 5 сопровождений.

Так как затраты времени разнесены по годам, то из таблицы можно наглядно видеть влияние внедрения новейших информационных технологий.

После проведения руководством политики маркетинговых исследований, в процесс управления были внедрены современные информационные системы. Выше в таблице указаны результаты внедрения современных информационных систем.

За три года были внедрены следующие программы:

• — Электронная анкета клиента
• — Электронный журнал учёта клиентов
• — Разработанная система для контроля оплаты
• — Электронная система маркетингового исследования рынка (в режиме опроса клиентов)
• — База данных автоматического формирования счетов, договоров, служебных записок, выданных материалов

В таблице представлено наглядно экономия времени от внедрения современных информационных систем. Проанализируем изменения затрат времени.

В первую очередь на это, конечно же, повлияло внедрение во всём охранном агентстве локальной вычислительной сети. Появление локальной сети в большей степени повлияло на сокращение времени обслуживания.

Приобретение в 2006 году новых двух персональных компьютеров для администрации повысил производительность Генерального директора и Заместителя директора.

С разработкой системы электронного учета клиентов, сократилось время регистрации клиентов. Ранее эта регистрация производилась записями в специальных журналах. Затем производились неоднократные сверки с бухгалтерией. Система регистрации клиентов использует возможности сети. Подразделения, работающие с клиентами, производят регистрацию клиентов в этой системе.

Контроль за оплатой стал возможен в результате интеграции этой системы с программным продуктом «1С-Бухгалтерия». Кроме того, в этой программе реализована система автоматического формирования приказов, ведомостей, справок, разнообразных отчётов и запросов. Эта система сильнее всего повлияла на Директора и на Заместителя директора.

Соответственно ещё сильнее сократилась трудоёмкость операций, описанных в таблице. В результате больше времени остаётся у руководителей на стратегическое планирование своей деятельности, на более скрупулезное изучение своей деятельности и конкурентов, на исследование рынка. Произведём расчёты эффективности от принятых мероприятий для охранного агентства. На основании полученных результатов рассчитаем ожидаемый экономический эффект для всей организации.

По представленной ниже формуле (1) определим сколько стоит один час работы сотрудников охранного агентства исходя из их месячных окладов.

С_ч = О / К_ч (1).

где С_ч — Стоимость часа работы О — Месячный оклад К_ч — Количество часов в месяце (К_ч=160 час) По следующей формуле (2) можно определить общую экономию средств от снижения трудоёмкости.

где Э — экономия от снижения трудоёмкости Т₁ и Т₂ — трудоёмкость операции до и после.

n — число сотрудников Полученная сумма экономии составляет примерно 25% от суммы окладов всех сотрудников. Определим экономический эффект от внедрения современных информационных технологий. Ниже представлена формула (3), позволяющая определить экономический эффект. На внедрение этих мероприятий были затрачены средства в размере 220 000 рублей.

ЭЭ = Э / З (3).

где ЭЭ — экономический эффект З — затраты на проведение мероприятий ЭЭ = 18 109,40 / 220 000 = 0,0823 р./р.

Срок окупаемости можно определить обратной величиной экономической эффективности (4).

Т_ок = 1 / ЭЭ (4).

где Т_ок — срок окупаемости Т_ок = 1/ 0,823 = 12,148 месяцев В итоге мы определили, что наши затраты окупаются практически в течении года. Такие показатели были достигнуты только благодаря применению современных информационных технологий. Но более весомого результата можно достичь с помощью комплексной автоматизации управленческого труда всех подразделений.

Персональные компьютеры и компьютерные сети стали важным фактором не только благополучия малых и растущих предприятий, но и их выживания. Они являются инструментом, позволяющим рационализировать работу, снизить затраты и повысить производительность труда служащих.

Одна из главных задач владельца небольшой фирмы — опережать конкурентов. Чтобы сохранить конкурентоспособность на сегодняшнем рынке, нужно добиваться повышения выручки с наименьшими затратами — и именно здесь на помощь приходит современная сетевая технология.

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть поможет предприятию зарабатывать деньги за счет четырех основных факторов. Оно позволит:

• — Снизить административные накладные расходы
• — Повысить производительность труда
• — Рационализировать ведение дел
• — Снизить затраты на аппаратные средства

Это как раз и началось осуществляться с 2005 года, другое дело как это делается. К числу недостатков можно причислить:

• 1) Нет утверждённого плана развития компьютерной сети или он не соблюдается.
• 2) Администрирование сети происходит по принципу «всё закрыть» даже внутри отделов и подразделений.
• 3) Не используются потенциальные возможности локальной вычислительной сети
• 4) Не производилось обучение сотрудников порядком работы в сети и с сетевыми приложениями.
• 5) Система администрирования сети по плану является централизованной, а фактически является децентрализованной.

Перечисленные выше преимущества локальной сети не используются. Так, например, повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам организации тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда. Рассылая служебные записки по электронной почте, менеджеры избавляются от необходимости печатать, копировать и разносить их. Электронная почта обеспечивает практически мгновенную доставку корреспонденции и реакцию на нее. Однако электронная почта просто не используется настолько, как будто её вовсе нет.

Возьмём рационализацию работы. Применение сетевых приложений, таких как система управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места, где бы ни находились пользователи или прикладные программы. Это может намного ускорить ведение дел. Однако, это невозможно из-за неграмотности персонала в первую очередь и из-за того, что подразделения больше не доверяют друг другу, чем хотели бы сотрудничать.

Рассмотрим снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволит сотрудникам фирмы совместно использовать достаточно дорогостоящее периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя, и обеспечивает доступ к нему большому числу работников. Однако этого даже нет в перспективном плане развития организации.

Значительное снижение административных расходов возникает при объединении персональных компьютеров в сеть. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших подразделениях нашей организации, где управление часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит менеджер на выполнение рутинных операций, тем больше времени он может уделить решению важных для подразделения текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность организации.

Одной из первых задач, которые необходимо осуществить ООО «Командор» — заключить договор на техническое обслуживание информационных систем с фирмой, специализирующейся на данных видах деятельности.

Специалистам данной фирмы необходимо решить следующие задачи:

• 1) модернизация существующих компьютеров и приобретение новых персональных компьютеров
• 2) организация сетевой структуры и распределение полномочий по администрированию
• 3) выбор программного обеспечения, исходя из эффективности, надёжности и стоимости существующих программ и операционных систем
• 4) организация обучения сотрудников организации новым способам работы, используя новые возможности и более эффективное использование привычных приложений
• 5) организация отдела, занимающегося технической поддержкой сетевой оргтехники, с помощью которой возможно будет сетевая печать, хранение файлов на сервера, приём и отправка электронной почты, факсимильных сообщений за пределы организации.

Эффект от внедрения локальной сети в данном случае будет более ощутимым, так как само только подключение отдела к локальной сети ничего абсолютно не даёт. Отдел обычно становится более закрытым. Известна такая реакция у начальников подразделений при подключении к сети:

• — архивация данных на дискеты
• — защита файлов паролями
• — отказ от использования сети
• — проверка на компьютерные вирусы
• — отказ соблюдать требования администратора сети, мотивируя это неумением

В итоге как работало подразделение, так и работает: выполняет бюджет, объёмы работ прежние. Начальники подразделений считают себя опытными людьми и поэтому поступают так, как считают нужным, исходя из опыта прошлых лет, на проведённые собственными силами маркетинговыми исследованиями. Руководители подразделений не изучают передовые технологии, не думают о том, как можно новые достижения науки и техники или других организаций применить у себя в отделе. Если что-то вводится принудительно, то выполняется двойная работа: по старинке и по-новому.

Нельзя здесь рассчитывать на энтузиазм сотрудников. Когда с человека требуют выполнение плана, изо дня в день повышают нагрузку второстепенной работой, он не будет отнимать у себя время изучением локальной сети. Проследим по журналу выдачи ключей среднее время выдачи и сдачи ключей на вахту.

Эта нагрузка является скрытой, так как официально за задержку на работе не платят и на совещаниях эта проблема не обсуждается. Однако нельзя сказать, что это связано только из-за перегрузки персонала работой. Некоторые сотрудники стали задерживаться на работе или стали использовать рабочее время из-за появления глобальной сети Интернет.

Итак, внедряются новые технологии, а способы выполнения работ остаются прежними. Поэтому самой трудной задачей аутсорсинговой фирмы будет обучение сотрудников организации новым информационным технологиям. Конечно же, решать существующую проблему необходимо в комплексе, нет здесь главных задач, так как если проигнорировать или упустить некоторые направления комплексного развития в организации информационной системы, то экономического эффекта может вовсе не быть или он будет незначительным.

Необходимо организовать отдел множительной техники. Это будет небольшая комната, в которой будет находиться диспетчер и несколько различных сетевых принтеров, сканеров, ксероксов, факсов. Это даёт несколько преимуществ подразделениям:

• 1) Снижение расходов на аппаратное обеспечение
• 2) Улучшает контроль за рациональным использованием техники и расходными материалами
• 3) Закупка расходных материалов по низким ценам
• 4) Выход из строя одного из оборудования не влечёт к остановкам в работе
• 5) Возможность вести статистику расходов по подразделениям, мотивируя их к снижениям расходов