Организация и этапы инвентаризации материальных ценностей на объекте контроля

Порядок проведения инвентаризации материальных ценностей

При проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо соблюдать следующие требования:

• — инвентаризации подвергаются не только собственные товарноматериальные ценности, но и в обязательном порядке находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки от других организаций и др. (на такое имущество составляют отдельные описи);
• — в состав инвентаризационной комиссии обязательно включаются материально ответственные лица, отвечающие за сохранность проверяемого в ходе проведения инвентаризации имущества;
• — если комиссия проводит инвентаризацию в неполном составе, то это является основанием для признания инвентаризации недействительными;
• — проверка фактического наличия имущества должна производиться только при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия приступает к проведению инвентаризации в строго установленные руководителем организации сроки. Наличие товарно-материальных ценностей должно определятся путем их обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Допускается в виде исключения количество материалов и товаров, хранящихся в неподвижной упаковке поставщика, фиксировать на основании документов при обязательной (выборочной) проверке в натуральной части этих ценностей. Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально ответственных лиц.

При хранении материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей, в первом помещении, вход в него пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Особое внимание необходимо обратить на ситуации, когда в ходе проведения инвентаризации:

• 1) происходит смена материально ответственных лиц;
• 2) поступают товарно-материальные ценности;
• 3) возникает необходимость отпуска товарно-материальных ценностей.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в опись по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении.

Комиссия в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного пересчета, перевешивания или перемеривания.

Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей по данным учета без проверки их фактического наличия.

В исключительных случаях, когда перевешивание продукции может привести к порче, например, при сезонном хранении плодовоовощной продукции в буртах, овощехранилищах, когда продукция хранится навалом, и в других аналогичных случаях перевешивание можно не производить, а остатки брать по бухгалтерским данным. Результаты выводить при зачистке продукции по окончании ее реализации.

Товарно-материальные ценности, они принимаются материально ответственным лицом в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации».

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях, и только с письменного согласия руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации могут отпускаться материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

На счетах учета товарно-материальных ценностей, не находящихся в момент инвентаризации в подотчете материально ответственных лиц (в пути, товары отгруженные и др.), могу оставаться только суммы, подтвержденные надлежаще оформленными документами: по находящимся в пути — расчетными документами поставщиков или другими заменяющими их документами, по отгруженным — копиями предъявленных покупателям документов (платежных поручений, векселей и др.), по просроченным оплатой документам — с обязательным подтверждением учреждением банка; по находящимся на складах сторонних организаций — сохранными расписками, переоформленными на дату, близкую к дате проведения инвентаризации.

Предварительно должна быть произведена сверка этих счетов с другими корреспондирующими счетами. Например, по счету «Товары отгруженные» следует установить, не числятся ли на этом счете суммы, оплата которых почему-либо отражена на других счетах («Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» и т. д.), или суммы за материалы и товары, фактически оплаченные и полученные, но числящиеся в пути.

Описи составляются отдельно на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других предприятий (учреждений).

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий (учреждений), заносятся в описи на основании документов, подтверждающие эту сдачу на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость (по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другому предприятию (учреждению), указываются наименование перерабатывающего предприятия (учреждения), наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата подачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

Инвентаризация производится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спецодежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентарную опись на основании ведомостей — накладных или квитанций предприятий (учреждений), осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и несписанные, в инвентарную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в хозяйственных целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т. д.).

На тару пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи [4, с.219].

Ошибки, встречающиеся, при проведении инвентаризации товарно-материальных ценностей:

I. Не поверяются должным образом наличие правильно оформленных договоров с материально ответственными лицами.

II. При значительном объеме хранящихся материальных ценностей очень часто не полностью проверяется содержание тары, в которой хранятся материальные ценности.

Такие нарушения часто наблюдаются в организациях торговли.

III. Проверяя сличительные ведомости, нередко просто удивляешься программной схожести фактического наличия материалов с их учетными данными, особенно по тем материалам, которые приходуются и отпускаются большими партиями.

IV. При установлении излишков и недостач материалов (товаров) у одного материально ответственного лица комиссии нередко выносят заключения о суммарном зачете недостач излишками. Такое можно делать лишь по взаимозаменяемым материальным ценностям.

Такие нарушения при последующей проверке сортируются и вносятся в соответствующие изменения в учетные данные.

V. В ходе инвентаризационных проверок не выявляется потеря качественных характеристик товара.

VI. В ряде случаев комиссии не обнаруживают товары длительное время хранящиеся без движения. Не предполагаются меры по их дальнейшему использованию.

VII. Часто выявляются и такие случаи, когда по учетным данным материалы по приходу не значатся, а по расходу они длительное время (в том числе и в период проведения инвентаризации) списываются в расход, и в складском учете появляются «красные» остатки. Особенно часто это наблюдается в строительстве.

VIII. В большинстве случаев не составляются отдельные описи на материалы, находящиеся в пути, на ответственном хранении на складах других организаций, подвергшихся порче, ненужные, неликвидные, а также не поступившие или отпущенные во время проведения инвентаризации.

IX. При выявлении недостач и излишков материалов, а также при условии фактов их порчи с материально ответственных лиц комиссии не истребуют объяснительные записки.

X. Не редко инвентаризационные описи не подписаны отдельными членами комиссии.

На ЗАО «Контакт», по данным которого выполняется курсовая работа, бухгалтерский учет осуществляется с применением учетной политики, установленной приказом генерального директора, где предусматривается следующее:

В рамках руководства бухгалтерским учетом предприятия генеральный директор назначает инвентаризации имущества и финансовых обязательств в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных Минфином 5.12.1995 № 54. Проведение инвентаризации имущества обязательно в следующих случаях:

• — при смене собственника или реорганизации предприятия;
• — при ликвидации предприятия;
• — перед составлением годовой отчетности;
• — при смене руководителя предприятия или другого материально ответственного лица;
• — при установлении фактов хищения, других злоупотреблений имущественного характера, порчи, утраты имущества или по иным причинам (пожар, стихийное бедствие);
• — по решению контролирующих судебных и иных уполномоченных на то органов.

Обязательную ежегодную инвентаризацию статей баланса проводить:

• — основных средств — по состоянию на 31 декабря отчетного года;
• — денежных средств, ценных бумаг и денежных документов — ежеквартально 1-го числа месяца, следующего за отчетным.

Состав инвентаризационных комиссий, ответственные за проведение инвентаризации, порядок оформления, представления и рассмотрения результатов инвентаризации определяются приказом по предприятию.