Таблицы. 
Работа в Microsoft Access

Следующим шагом в построении базы данных будет ее заполнение, то есть создание объектов и присвоение последним необходимых свойств. Какого бы типа ни были данные, их придется хранить в одной или нескольких таблицах. Таким образом, первым шагом в построении базы данных будет создание таблицы.

Таблица — это набор записей (строк таблицы), состоящих из отдельных полей (колонок таблицы), в которых хранится информация и составляющая, собственно, содержание базы данных.

Таблица — основная единица хранения данных в базе. Понятие таблицы в Microsoft Access полностью соответствует аналогичному понятию реляционной модели данных. Между двумя таблицами можно устанавливать связи типа 1:1 и 1: М. Основными операциями над таблицами являются: просмотр и обновление (ввод, модификация и удаление), сортировка, фильтрация и печать. Они являются основной формой представления информации, содержащейся в базе данных. Без таблицы нельзя спроектировать формуляр, на базе таблиц составляются запросы и отчеты. Создать таблицу можно двумя способами:

С помощью Конструктора таблиц:

• а) в окне базы данных щелкните на кнопке «Таблица»;
• б) выберите кнопку «Новый» в окне базы данных; Access высветит диалоговое окно «Новая таблица».
• в) выберите кнопку «Конструктора таблиц»;
• г) в диалоговом окне Конструктора следуйте указаниям по добавлению полей в таблице.

Без помощи Конструктора:

• а) в окне базы данных щелкните на кнопке «Таблицы»;
• б) нажмите кнопку «Создать» в окне базы данных; Access высветит диалоговое окно «Новая таблица».
• в) нажмите кнопку «Новая таблица». Access откроет пустое окно проектирования таблицы.

В этом окне задаются характеристики полей, составляющих запись (блок данных) базы, то есть вводится спецификация записи. В нижней части окна Access выдает справочную информацию о допустимых на каждом шаге проектирования действиях.

Каждому полю, включаемому в запись, приписывается тип данных, определяющий вид информации, которая будет храниться в данном поле. Тип данных вносится в колонку «Тип данных», причем его можно выбрать из списка доступных типов. Различает следующие типы данных полей:

Текстовые поля содержат текст, длина которого не может быть более 255 символов. Реальная длина поля устанавливается с помощью параметра размер поля. Memo-полях сохраняется текст длиной до 32 000 символов. Поля этого типа данных не могут индексироваться.

Числовые поля содержат произвольные числовые значения. Диапазон допустимых значений определяется параметром размер поля.

Поля даты / времени содержат значения даты и времени в диапазоне от 100 до 9999 года. В денежных полях можно хранить числа с точностью до 15 разрядов слева от запятой и четырех десятичных разрядов справа от запятой.

Поле счетчика содержит число, которое автоматически увеличивается Access на 1, когда в таблицу добавляется новый блок данных. В таких полях сохраняются значения Да или Нет. Поля данного типа не могут индексироваться.

Object В OLE — полях помещаются объекты, такие как, например, Excel-таблица или Microsoft Draw — графика, обработанные OLE — сервером. Размер поля может быть до 128 МБ. Поля данного типа не могут индексироваться.

Характеристики каждого поля определяются рядом параметров или свойств. Эти параметры объявляют способы обработки, сохранения и индикации данных. Параметры специфицируемого поля перечисляются в режиме проектирования в нижней части окна таблицы.

Набор

характеризующих поле параметров зависит от типа данных, выбранного пользователем для данного поля.

Размер поля устанавливает максимальную длину текстового поля или способ представления чисел в поле типа Числа.

Формат определяет способ представления данных. Наряду с.

предопределенными форматами допускается использование собственных форматов пользователя.

Десятичные разряды устанавливают количество разрядов справа от десятичной запятой.

Заголовок определяет надпись, которая будет использоваться в качестве наименования поля в формуляре или отчете. Если для этого параметра не будет задано никакое значение, то в качестве надписи будет по умолчанию использовано имя поля.

Значение по умолчанию устанавливает значение, которое будет автоматически введено в поле при генерации блока данных.

Ограничение ввода — правило, ограничивающее допустимые для ввода в поле данные.

Сообщение о нарушении — текст, возникающий при попытке ввести в поле данные, не удовлетворяющие правилу, сформулированному в допустимых правилах. Признак индексирования.

В готовую спецификацию можно вносить изменения. В частности, можно изменять параметры отдельных полей, добавлять поля в запись в нужных местах и удалять лишние. Но при этом следует постараться внести все исправления в спецификацию до начала заполнения базы данных, так как попытка изменить параметры полей, заполненной базы может повлечь за собой потерю или искажение данных.

Переупорядочение полей:

Необходимо выбрать поле, подлежащее переразмещению, щелкнув кнопкой мыши в колонке, расположенной на левом краю окна таблицы. Щелкнуть в селекторной колонке опять и удерживая правую кнопку мыши, нажатой перетащить указатель мыши в нужную позицию. Access расположит маркированное поле в новом месте.

Удаление полей:

Открыть таблицу в режиме проектирования. Маркировать подлежащее удалению поле, щелкнув кнопкой мыши в селекторной колонке. (Или использовать клавиши управления курсором и подведя указатель к соответствующему полю нажав комбинацию клавиш Shift+Spacebar).

Из меню выберите операцию удалить поле. Access удалит поле и все его данные из таблицы.

Вставка полей:

Установить указатель строки к полю, над которым нужно разместить новое поле, с помощью мыши или клавишами управления курсором. Из меню выбрать вставить поле. Access вставит пустое поле над текущей строкой. Access работает наиболее эффективно, если был определен первичный ключ. Первичный ключ таблицы состоит из одного или нескольких полей, которые однозначно идентифицируют каждую запись в таблице. Следует всегда определять первичный ключ, так как при этом таблица имеет следующие преимущества:

1. Microsoft Access автоматически создает индекс для первичного ключа. Этот индекс ускоряет процессы запросов и другие операции.

Когда пользователь просматривает записи, то Microsoft Access покажет их упорядоченными по первичному ключу по умолчанию.

При добавлении данных к таблице, Access не позволит хранить их с одним и тем же значением первичного ключа. Поэтому получается, что каждая запись становится уникальной.

В Access — таблицы можно встроить объекты из других поддерживающих интерфейс OLE прикладных программ и связать эти объекты с их родительскими программами.