Автоматизация рабочего места экономиста с помощью программы 1С: Бухгалтерия

Программа 1С: Бухгалтерия имеет современный внешний вид, разделы главного меню интуитивно понятны даже неопытному пользователю: в отдельные группы скомпонованы справочники, документы, отчеты и журналы документов, что дает возможность удобно и быстро работать с ними. В программе имеется список корректных проводок, что уменьшает вероятность ошибки при корреспонденции счетов.

Для определения набора значений аналитического учета по бухгалтерским счетам существует специальный термин — субконто. Значениями конкретного вида субконто, являются значения справочников и перечислений, существующих конфигурации. Любому из счетов (субсчетов) можно поставить в соответствие любой вид субконто. К одному счетy в типовой конфигурации может быть прикреплено до трех субконто, что позволяет вести многомерный аналитический учет.

Программа поставляется с большим набором бухгалтерской отчетности — главная книга, журналы-ордера, книги продаж и покупок и т. п. любой сформированный отчет может быть распечатан на принтере или же сохранен в файле различных форматов, в том числе в формате популярного табличного процессора MS Excel. В типовую конфигурацию также входят регламентированные формы отчетности. Регламентированные отчеты — это налоговые и бухгалтерские отчеты, предназначенные для предоставления в налоговые органы, а также отчеты, предназначенные для преставления во внебюджетные фонды. Кроме того, программу входит набор форм статистической отчетности.

Для облегчения начала работы с программой и сведения к минимуму отклонений от привычной методики работы, рекомендуется придерживаться следующего порядка работы с программой:

Настроить параметры системы:

• ? ввести сведения об организации и ставки налогов;
• ? заполнить справочники;
• ? ввести начальные остатки;
• ? вести учет хозяйственных операций с помощью средств, предоставляемых программой;
• ? формировать необходимую бухгалтерскую отчетность в соответствии с используемой методологией учета и требованиями существующего законодательства.

Запустить программу в режиме ведения информационной базы можно теми же способами, что и любую другую программу в Windows, выбрав в меню Пуск пункт Программы ->1С: Бухгалтерия 7.7 -> 1С: Бухгалтерия.

После этого программой будет выведено диалоговое окно, в котором необходимо выбрать информационную базу. Чтобы выбрать базу, достаточно щелкнуть два раза левой кнопкой мыши на соответствующей строке или, отметив необходимую строку однократным нажатием левой кнопки мыши, нажать кнопку ОК. база данные константа интернет Окно «Сведения об организации» служит для ввода и редактирования основной информации об организации, которая редко меняется и будет использоваться в ходе дальнейшей работы с программой. Его можно открыть с помощью одноименной команды из меню Сервис.

Окно «Сведения об организации» содержит несколько вкладок. Для открытия нужной вкладки, нужно щелкнуть по ее корешку.

Для ввода дат удобно использовать календарь.

Наиболее общая информация об организации хранится системой 1С: Бухгалтерия в виде констант. Для открытия списка констант, необходимо выбрать в меню Операции команду Константы.

Для каждой константы заданы три параметра:

• — код, по которому программа обращается к константе;
• — наименование — комментарий для пользователя;
• — значение.

Чтобы ввести или отредактировать значение константы нужно щелкнуть по полю Значение этой константы. Для сохранения изменений — необходимо нажать Enter.

Значения констант можно вводить как непосредственно в окно Список констант, так и с помощью команд из меню Сервис: Сведения об организации.

Данные, необходимые для организации аналитического учета и заполнения документов, хранятся в справочниках. Каждый справочник предназначен для хранения сведений об однотипных объектах, представленных в виде таблицы:

• — строка — запись об одном объекте (элементе). Символ объекта — голубая папка слева от записи;
• — столбец — одна характеристика (реквизит) объекта.

Открыть нужный справочник можно через меню Справочники (справочники сгруппированы по назначению) или через команду Справочники меню Операции (названия справочников расположены в алфавитном порядке).

Для ввода в справочник нового объекта используется команду Новый меню Действия, или клавиша Insert, или кнопка Новая строка на панели инструментов окна справочника.

В зависимости от объема хранимой об объекте информации данные могут быть введены непосредственно в ячейки таблицы либо в специальную форму.

Введенные данные сохраняются, нажатием при работе со строкой кнопки Записать на панели инструментов окна или клавиши Enter, а при работе с формой — кнопки ОК.

Для редактирования данных нужно дважды щелкнуть по нужному элементу или выделить его и нажать кнопку Изменить (открыть) на панели инструментов окна, или воспользоваться горячими клавишами (Shift + Enter).

Справочник «Контрагенты» имеет трехуровневую структуру, что позволяет объединять контрагентов в различные смысловые группы, чтобы упорядочить информацию, находящуюся в справочнике. Справочник можно найти в меню Справочники —> Контрагенты. Его форма содержит соответствующие кнопки для открытия подчиненных справочников: «Договоры» и «Расчетные счета». Он позволяют получить по любому из контрагентов информацию о документах-основаниях для взаиморасчетов с ним и об его расчетных счетах. Форма каждого элемента справочника содержит две закладки.

На закладке присутствует реквизит, который определяет тип контрагента, и, как следствие, содержимое формы элемента. Если выберем тип «Физ. лицо», то на форме появится еще одна закладка «Паспортные данные», которая содержит все данные паспорта контрагента — физического лица.

На этой вкладке заполняются общие сведения о контрагенте: краткое и полное наименования, юридический и почтовый адреса, телефоны, ИНН. Реквизит «Основной договор» заполняется путем выбора из справочника «Договоры».

Закладка «Расчетные счета» содержит всю информацию о расчетных счетах организации. Эта информация хранится в подчиненном справочнике «Расчетные счета».

С помощью кнопок Добавить, Изменить, Удалить соответственно добавляется счет в список. При добавлении и изменении счета открывается окно формы справочника «Расчетные счета».

Подчиненный справочник «Договоры» используется для хранения данных о документах-основаниях по каждому контрагенту. Он имеет двухуровневую структуру.

Если организация уже ведет хозяйственную деятельность на момент начала использования программы, то требуется ввести входящие остатки по всем счетам бухгалтерского учета. Остатки должны быть внесены по состоянию на начало учетного периода.

Введем остатки на начало периода по счету 51. Это можно сделать, используя журнал операций, вызвав его из пункта меню Операция -> Журнал операций — Insert.

После ввода всех сальдовых остатков нужно проверить, все ли правильно сделано, верны ли суммы и т. п. Для проверки можно воспользоваться одним из стандартных отчетов типовой конфигурации — оборотно-сальдовой ведомостью, анализ счета, карточка счета. Находятся они в меню Отчеты —> Оборотно-сальдовая ведомость, карточка счета, анализ счета.

Для построения отчета необходимо выбрать отчетный период, за который делается отчет, ввести балансовый счет и указать его объекты аналитического учета.

Для формирования отчета следует нажать кнопку ОК или кнопку Сформировать.

Операции с материалами, поступившими в организацию, учитывают на балансовом счете 10 и его субсчетax. Аналитический учет на счете организован субконто «Материалы» и «Места хранения». Причем в разрезе мест хранения материалов учет ведется только в количественном выражении.

В типовой конфигурации имеется целая группа документов, посвященных этому разделу бухгалтерского учета. Рассмотрим документ «Поступление материалов». Он расположен в меню Документы —> Учет материалов —> Поступление материалов.

Документ предназначен для отражения в учете факта поступления материалов от поставщика. Табличная часть заполняется наименованиями материалов из справочника «Материалы».

По нажатию кнопки Печать формируется приходный ордер в соответствии с типовой формой № М-4 .

После этого сохраняем и проводим документ, нажав кнопку ОК. Если в шапке документа указаны номер и дата счета-фактуры поставщика, то документ, кроме проводок, фиксирующих поступление материалов на склад, сформирует еще и проводку по НДС.

Для каждого поступившего материала указано его количество. Все документы раздела «Учет материалов» хранятся в одноименном журнале. В его графах можно найти информацию о виде документов, содержащихся в журнале, их сумме и об объекте, куда были оприходованы, переданы материалы, или от кого они были получены.

Введение

расчетов с подотчетными лицами в типовой конфигурации предусмотрено на балансовом счете 71. Аналитический учет ведется по подотчетным лицам — сотрудникам организации.

Данный раздел учета представлен в программе одним документом «Авансовый отчет», предназначенным для внесения данных о расходах денежных средств, произведенных подотчетным лицом. Им можно использовать как для регистрации операции и формирования проводок на основании данного в бухгалтерию отчета, так и для составления отчета с его последующей печатью согласно явленной форме. Он находится в меню Документы —> Авансовый отчет.

Форма документа имеет две закладки — «Лицевая сторона» и «Оборотная сторона», которые соответствуют сторонам обычного авансового отчета.

Образец «Лицевой стороны» авансового отчета представлен на рисунке 23.

Сначала необходимо выбрать с помощью переключателей тип авансового отчета. После этого реквизит «Сотрудник» путем выбора элемента из справочника «Сотрудники», введем назначения аванса. В группе реквизитов «Получено» следует указать источник получения денежных средств, дату получения и сумму. Затем укажем сумму остатка или перерасхода денег по предыдущему авансовому отчету, если он был. Указать сумму можно, введя данные вручную в соответствующее поле, или же при помощи кнопки Показать. Тогда в поле будет выведена сумма, которая соответствует сальдо на текущую дату по счету 71 по выбранному сотруднику. В реквизите «Приложено документов» вводится количество документов, прилагаемых к авансовому отчету.

Закладка «Оборотная сторона» содержит табличную часть отчета, в каждую строку которой нужно ввести данные о произведенных расходах.

В каждой строке необходимо указать:

• — дату или интервал дат произведенных расходов;
• — корреспондирующий счет и, в зависимости от него, объекты аналитического учета;
• — количество (если необходимо), сумму расходов, НДС;
• — в реквизите «Кому, за что и по какому документу уплачено» назначение расходов.

Для печати оборотной стороны отчета с новой страницы нужно установить соответствующий флажок. Отчет формируется после нажатия кнопки. После этого следует провести и сохранить документ, нажав кнопку ОК.

Все документы этого вида хранятся в специальном журнале, который называется «Авансовые отчеты». Найти его можно в меню Журналы.

В ходе работы создана банковская выписка. Для этого выбран пункт меню Документы — Выписка. Затем введены № и дата, заполнена табличная часть.

Для получения денежных средств на выплату заработной платы сформирован расходный кассовый ордер. Для этого выбран пункт меню Документы — Расходный кассовый ордер, введены номер и дата документа, заполнена табличная часть.