Организация работы отдела кадров

Положение об отделе кадров

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т. д.

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов:

• — общие положения;
• — задачи;
• — структура;
• — функции;
• — взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;
• — права;
• — ответственность.

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия.

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

В разделе «Функции» рассмотрены функциональные обязанности в области кадровой работы, в частности:

• — разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;
• — оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;
• — учет личного состава предприятия;
• — хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;
• — контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;
• — изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;
• — анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;
• — создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;
• — работа по созданию резерва на выдвижение;
• — подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;
• — подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;
• — подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;
• — принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;
• — осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;
• — организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;
• — ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из отдела кадров в производственные подразделения направляются сведения о нарушителях трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты приказов о приеме, перемещении и увольнении материально ответственных лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному составу.

В разделе «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности:

• — право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;
• — право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;
• — право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;
• — право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе «Ответственность» установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. (Приложение1).

Любая должностная инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

• — руководство работой отдела;
• — обеспечение выполнения работ;
• — разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;
• — обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;
• — проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;
• — обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;
• — создание условий для роста и повышения квалификации персонала;
• — контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;
• — внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;
• — обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

• — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела;
• — нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе;
• — основы экономики, организации труда и управления;
• — правила внутреннего трудового распорядка;
• — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации.