Описание информационного и технологического обеспечений ИС

Информационное обеспечение (ИО) — совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, методология построения баз данных. Данная подсистема предназначена для своевременного представления информации, принятия управленческих решений.

Задачи информационного обеспечения зависят от основных функций, выполняемых ее структурами. Информационное обеспечение должно снабжать пользователей ИС информацией, необходимой для выполнения ими своих профессиональных обязанностей. Система имеет возможность распределенного хранения и обработки информации, накопления информации в банках данных в местах использования, предоставления пользователям автоматизированного, санкционированного доступа к информации, одноразового ее ввода и многократного, многоцелевого использования. Обеспечена информационная взаимосвязь как между задачами, решаемыми каждой функциональной подсистемой, так и с внешними уровнями.

Для входящих документов предоставляется:

• — регистрация входящих документов и их ввод;
• — постановка входящих документов на контроль и снятие их с контроля;
• — получение из БД информации о входящих документах, удовлетворяющих определенным условиям;
• — просмотр сведений о входящих документах в режимах отдельных карточек или в режиме таблицы (списка);
• — распечатка сведений входящих документов;
• — отслеживание движения документов в рамках предприятия (организации).

Для исходящих документов предоставляется:

• — получение из БД информации об исходящих документах, удовлетворяющих определенным условиям;
• — просмотр сведений об исходящих документах в режимах отдельных карточек или в режиме таблицы;
• — распечатка сведений исходящих документов.

Компьютерная бухгалтерия Лука включает в себя «Торговый дом» (ТД), как отдельный модуль.

Программа «Лука. Торговый Дом» предназначена для ведения учета товаров на складах, в магазинах у материально ответственных лиц. Программа состоит из следующих модулей:

• — «Лука. Супермаркет» — для ведения учета в магазинах;
• — «Лука. Центральный Офис» — для консолидации учета по всем локальным магазинам.

" Лука. Торговый Дом" стыкуется (передает данные) в модуль бухгалтерского учета «Лука. Бизнес» .

ПО «Лука. Супермаркет» является частью системы учета в торговом доме. ПО обеспечивает учет товара в магазине, отслеживает его приход и продажу, работает с торговым оборудованием кассовым аппаратом, электронными весами и сканером штрих кодов.

Товар в системе учитывается по учетным ценам на счете 222:

• — 222.1 входная цена;
• — 222.2 наценка;
• — 222.3 товар на консигнации.

Доходные счета имеют аналитику «виды доходов» .

Расходные счета имеют аналитику «карточка товара» и «покупатель» .

Прибыль в товаре, (ожидаемая прибыль), это разница между ценой реализации товара и себестоимостью, по товарам не проданным. Дает прогноз о возможных доходах, если реализовать весь товар по текущим ценам.

Настройка картотеки товаров.

Организация картотеки товаров является основной настройкой учета. Настройка позволяет организовать структуру картотеки по группам и по подгруппам товаров. Настройка производится в базе «Лука. Центральный Офис» и передается в базу «Лука. Супермаркет» в момент инициализации новой торговой точки.

Настройка содержит два флажка:

• — использовать группы товаров;
• — использовать подгруппы товаров.

Если флажки не активны, то картотека товаров линейная одноуровневая. Система содержит два глобальных справочника «Группы товаров» и «Подгруппы товаров». При активных флажках структура следующая YY.XX.NNNNN,.

где YY — группа товаров 1−99;

XX — подгруппа товаров 1−99;

NNNNN — номер 1−99 999.

Группы или подгруппы товаров могут отсутствовать. Структура картотеки товаров создается один раз и в процессе работы не может быть изменена при условии, что на счете 222 есть деньги.

Код товара (до 9 знаков), это уникальный код идентифицирующий товар. Код товара может совпадать с адресом карточки товара в картотеке YYXXNNNN или быть уникальным номером. Определяется настройкой системы.

Короткий код товара (до 5 знаков), это код используемый для весового товара при печати штрих кодов на электронных весах или для ввода кода вручную при продаже. Использовать ли короткий код товара определяется настройкой системы.

Карточка товара (рисунок 7) создается автоматически через процедуру. Для создания карточки надо ввести группу и подгруппу товара, а также номер товара. Номер товара по умолчанию проставляется автоматически следующий номер в группе и подгруппе.

Рисунок 7 — Карточка товара Группа и подгруппа, в зависимости от настройки картотеки товаров, являются обязательными параметрами.

Карточка товара имеет следующие обязательные реквизиты:

код товара, присваивается автоматически согласно настройкам системы, но может вводиться и с клавиатуры вручную.

Короткий код товара, используется для весового товара и товара, на упаковку которого невозможно занести штрих код. Присваивается автоматически, но можно занести и с клавиатуры вручную.

Единица измерения, штрих код, вводится готовый с упаковки, либо формируется автоматически в системе прописывая код товара:

• — цены;
• — скидки;
• — ставка НДС.

Карточка товара имеет следующие не обязательные реквизиты:

• — артикул, присваивается изготовителем и является одной из характеристик товара;
• — изготовитель.

Минимум запаса, показывает минимальное количество товара на предприятии.

Норма запаса, показывает норматив данного товара на предприятии.

срок гарантии, — срок гарантии на товар в месяцах.

срок годности, проставляется для быстро портящихся товаров.

комплект, признак который обозначает, что товар является «комплектом», состоящим из некоторого количества других товаров.

признак персонализации, показывает что учет должен вестись по каждому экземпляру отдельно. Заносятся характеристики каждого экземпляра (номера, цвет, дефекты и прочие данные) Таблица 1.1 — Штрих-коды.

При считывании штрих кода анализируются первые две цифры кода.

Если они равны 21, то это значит, что штрих код сформирован электронными весами и код раскладывается следующим образом:

Таблица 1.2 — Признаки весов.

Если первые две цифры штрих кода 22, то это внутренний код системы, в противном случае штрих код сформирован изготовителем.

Процедура продажи товаров Процедура продажи состоит из ввода необходимых данных покупки, печати фискального чека и создания документа чека (рисунок 8) и формирования проводок.

Данные покупки:

• — код товара — вводится в систему одним из трех способов, считывается сканером штрих кодов, вводится вручную короткий код, выбирается из картотеки товаров;
• — количество, по умолчанию 1, вводится с клавиатуры либо, если товар весовой, считывается со штрих кода;
• — цена считывается с карточки товара;
• — считается сумма;
• — применяется скидка, если она есть;
• — рассчитывается НДС;
• — вводится сумма полученных денег;
• — рассчитывается сдача.

Рисунок 8 — Формирование чека Процедура покупки товара.

Процедура идентична процедуре продажи, только печатается возвратный чек, и товар приходуется в магазин.

Модуль Торговый Дом настраивается и имеет свой код инициализации. После инициализации модуля становятся доступными рабочие места менеджеров по продажам и кассиров.

Учет товаров ведется в отдельных журналах торгового дома. Журналы торгового дома:

• — приход товаров;
• — приход товаров в удаленную торговую точку (УТТ);
• — реализация товаров;
• — реализация товаров в УТТ;
• — перемещение товаров в ТД;
• — расход, порча, списание;
• — расход, порча списание в УТТ;
• — пересортица;
• — пересортица в УТТ;
• — переоценка товаров в ТД;
• — переоценка товаров в УТТ;
• — приход готовой продукции (ГП);
• — розничная торговля в ТД (10 журналов на каждого кассира);
• — розничная торговля в УТТ;
• — заявки на изготовление ГП;
• — заявки на услуги и принятое оборудование на ремонт;
• — журнал гарантийного обслуживания;
• — журнал входящих документов из УТТ;
• — журнал исходящих документов в УТТ;
• — журнал передачи документов из ТД в бухгалтерию (БУХ).

Все операции, связанные с товаром, дают возможность использовать сканер штрих-кодов для считывания товаров. При наличии «персонализации» учета, на товар дополнительно наклеивается штрих код серийного номера, что позволяет учитывать каждый экземпляр товара в отдельности. Принятое оборудование на ремонт или переданное специализированным ремонтным организациям, для его сохранности и учета, снабжается внутренним серийным номером.

При инициализации модуля торгового дома становятся открытыми и доступными следующие автоматизированные рабочие места:

• — главный менеджер;
• — менеджер;
• — кассир.

Каждое рабочее место настраивается «Главным менеджером» на доступ к различным операциям в учете.

Доступ к журналам регистрации:

• — регистрация документа (создание);
• — корректировка документа;
• — удаление документа;
• — проведение документа;
• — откат документа;
• — просмотр документа.

Доступ к картотекам:

• — создание карточки;
• — корректировка параметров;
• — удаление карточки.

Для назначения кодов доступа каждому рабочему месту из «Главного менеджера» запускается процедура «Организация доступа», которая обеспечивает доступ каждому рабочему месту модуля ТД. Процедура пропишет «подвязку» на все документы и картотеки по индексам рабочих мест, в зависимости настройки, установленной «Главным менеджером» .

" Персонализация" товара. Модуль торгового дома дает возможность учитывать каждый экземпляр (партию) товара в отдельности. Если при вводе товара на карточке стоит признак «персонализировать», то создается узел в картотеке с полным кодом ZZ.YYYYY.XXXXX на каждый экземпляр (партию) товара, в котором отражаются его характеристики и все операции с ним.

Внутренний серийный номер (ВСН).

Структура ВСН 29XXXXXYYYYY,.

где 29 признак ВСН;

YYYYY-уникальный индекс зависит от карточки товара (матрица);

XXXXX-узел в картотеке экземпляров (партий).

Создается узел в картотеке, на котором будет храниться вся информация по конкретному экземпляру (партии) товара.

ВСН обязательный атрибут любого экземпляра (партии) товара, он может распечатываться в виде штрих кода на этикетке. Помимо ВСН экземпляр (партия) может иметь и внешний серийный номер, который нанесен на упаковку или корпус товара. Внешний серийный номер заносится в систему либо в операции прихода, либо отдельной процедурой.

Система по серийному номеру (внешнему или внутреннему) находит товар и выдает всю информацию о нем.

С карточки товара можно легко перейти на узел экземпляров (партии) и с карточки экземпляра (партии) можно перейти на карточку товара.

Модуль торговый дом. Общие положения. Модуль содержит все операции по работе с товаром, а также несколько рабочих мест (не ограничено) кассиров розничной продажи.

Все документы Торгового Дома в конце месяца передаются в бухгалтерию, для проведения учета их бухгалтером. Проводки, связанные с товаром, проводятся на счете 3222 третьего плана счетов. В первом плане счетов формируется только дебиторская и кредиторская задолженность, а проводки по товару проводятся на транзитном счете 1223 «Товары в торговом доме», который является синтетическим.

Документы, передаваемые в бухгалтерию по движению товаров, имеют только количественное отражение и продажные цены. Себестоимость товара формируется в бухгалтерии специальными процедурами в автоматическом режиме (аналогично готовой продукции).

Удаленная торговая точка (УТТ).Учет в УТТ включает в себя операции розничной торговли в торговом зале и работу менеджера по приходу, перемещению, списанию и продаже товаров. Удаленная точка может работать как полностью самостоятельно, так и в составе общего торгового дома. При работе в составе ТД информация по движению товара передается из УТТ в ТД ежедневными почтовыми посылками.

Картотека товаров. Бухгалтерия и модуль ТД, работая в единой базе данных, имеют единую картотеку товаров с кодом «4.» .

Картотека товаров в УТТ имеют автономную кодировку. При приеме данных из УТТ необходимо прописать соответствие карточки товара в удаленной картотеке и в картотеке центральной базе данных, по индексу УТТ. Такое соответствие прописывается один раз и передается в УТТ, как «код в центральной базе данных (ЦБД)». Дальнейшее движение товара отражается в кодах ЦБД. Во время приема кода ЦБД также корректируется и имя карточки товара в удаленной базе.

При получении «посылки» с УТТ проверяется, есть ли товар без кода ЦБД, и если таковой найдется, предлагается либо найти соответствие в уже существующей базе данных, либо создать новую карточку.

Картотека юридических лиц. Бухгалтерия и модуль ТД, работая в единой базе данных, имеет одну и туже картотеку юридических лиц с кодом «50.1.» .

Юридические лица в УТТ имеют автономную кодировку. При приеме данных из УТТ проверяется наличие кода ЦБД и при его отсутствии ищется юридическое лицо по РНН, если такое юридическое лицо не найдено, то создается новая карточка и ее код передается в автономную базу как код ЦБД (рисунок 9).

Рисунок 9 — Карточка юридического лица Перемещение товаров в ТД и УТТ Операции по перемещению товаров внутри ТД или УТТ не передаются в бухгалтерию и отражаются в учете только менеджеров. В бухгалтерии весь товар ТД привязывается только к одному складу, настроенному на торговый дом.

В ТД товар по УТТ отражается только по одному удаленному складу, без разбивки на внутренние склады в удаленной базе.

Перемещение товаров между ТД и УТТ Товар может передаваться из ТД в УТТ и из УТТ в ТД. Для этого создается посылка, которая поможет автоматизировать приход товара в УТТ. Товар передается в кодах УТТ, который записан по индексам УТТ на карточке товара. Если передаваемого товара в УТТ нет, то входная процедура в УТТ предложит выбрать соответствие между товаром в ЦБД и УТТ либо, создать новую карточку. Подтверждающая посылка запишет новый код товара в ЦБД.

Перемещение товаров между УТТ.

Товар может передаваться из УТТ в УТТ. Для этого формируется посылка в УТТ, которая поможет автоматизировать процесс прихода товара. Такие посылки не отражаются в ТД, а попадают туда через ежедневную передачу хозяйственных операций.

Заявка на изготовление готовой продукции (ГП).

Менеджер ТД принимает заказ на изготовление ГП с заданными параметрами. Заказ регистрируется в соответствующем журнале. Каждая ГП состоит из группы комплектующих материалов. Группы комплектующих материалов хранятся в отдельной картотеке и содержат узел в картотеке ТМЗ, в котором надо выбирать конкретный материал, устраивающий заказчика.

Менеджер распечатывает заказ и передает его менеджеру ответственному за товар. Заказ дает возможность выписать накладную на перемещение товаров для передачи изготовителям ГП. При персонализации товара считывается штрих код каждого экземпляра комплектующих товаров, что позволит иметь полную картину движения товаров. На основании заказа изготовители ГП выписывают акт выпуска ГП.

При реализации ГП, собранной по заказу, выписывается гарантийный талон. Гарантийные талоны регистрируются в журнале и являются накопительным регистром для отражения всех действий по ремонту и замене товаров.

Исполненные заявки перемещаются в журнал исполненных обязательств.

Заявка на услуги Менеджер ТД принимает заявку на услуги и отражает оборудование принятое на ремонт. В заявке отражается имя клиента, заказанные услуги, срочность и другие атрибуты. Менеджер наклеивает на полученное оборудование этикетку с ВСН 2 999 999ХХХХХ, где 29 — код ВСН;

99 999 — код узла принятого оборудования;

ХХХХХ — код конкретного оборудования.

Печатает заявку на услуги и передает исполнителю. Исполнитель отражает в заявке дату исполнения, имя исполнителя. Печатает акт выполненных работ и сопроводительные документы. (расписку в получении оборудования). По заявке печатается счет фактура и передается клиенту.

Исполненные заявки перемещаются в журнал исполненных обязательств.

Основные операции с товаром в ТД. Приход товара.

Операция прихода товара (рисунок 9) в торговом доме отличается от прихода в бухгалтерском учете.

Основные отличия:

• — проводка по товару Д1223 — К1671, где 1223 счет транзитный для баланса в бухгалтерском учете;
• — нет налогов с нерезидента и подоходного налога у источника выплаты;
• — нет данных по счетам фактурам и статей декларации по НДС;
• — издержки по приобретению вводятся одной суммой, и не проводятся проводки в первый план счетов. Себестоимость отражается только в 3-ем плане;
• — упрощается интерфейс;
• — проводка Д3222.1 — К999 по себестоимости (плюс издержки);
• — проводка Д3222.2 — К 3700 по ожидаемой прибыли (учетная цена — себестоимость);
• — часть полей остаются информативными для облегчения работы бухгалтера при проведении;
• — появляется закладка «Персонализация», которая дает возможность вносить данные по каждому экземпляру товара. В таблице на этой закладке появляются строки экземпляров товара по всем товарам, у которых в настройке стоит признак «персонализировать». ВСН присваивается автоматически, а внешний серийный номер может вводиться сканером штрих кодов.

При поступлении в бухгалтерию проводятся проводки:

• — Д1222 — К1223 на сумму себестоимости товара;
• — Д1222 — К1207 на сумму издержек при приобретении.

Рисунок 10 — Приход товара Реализация товаров в розничной торговле (торговый зал) Проводки:

• — Д3451. Х — К3222.1 на сумму себестоимости;
• — Д3451. Х — К3701.2 на сумму реальной наценки;
• — Д3451. Х — К3701.3 на сумму НДС;
• — Д3700. Х — К3222.2 на сумму ожидаемой прибыли.

Где Х — субсчет равен номеру рабочего места кассира.

Введение

субсчетов на 3451 счете позволяет учитывать выручку по каждому кассиру.

Переоценка товаров.

Переоценка товаров позволяет изменить учетную сумму товара и более реально оценивать стоимость остатков товаров и прибыль в товаре. Процедура позволяет изменить учетную цену не затрагивая себестоимость товара.

Переоценка товара может также рассчитывать и изменять продажные цены по заданным алгоритмам.

Ночной режим продажи Ночной режим продажи позволяет автоматически вводить наценку на товар (или другую продажную цену) в зависимости от времени суток.