Электронная почта в документационном обеспечении управления

В современном обществе информация является полноценным ресурсом производства, средством конкурентной борьбы во всех сферах экономической деятельности, важным элементом социальной жизни общества. Информация, закрепленная в документах, составляет основную часть информационных ресурсов организаций. Документы создаются и используются в организациях для того, чтобы передавать информацию в пространстве и времени, а также обеспечивать свидетельства деятельности организаций (фиксировать управленческие действия, подтверждать решения, определять права и ответственность работников и т. д.). Традиционно в деятельности организаций использовались документы на бумажных носителях. Применение новых информационно-коммуникационных технологий в сфере управленческой деятельности привело к переводу значительных объемов документированной информации в электронно-цифровую форму, то есть к появлению документов, в которых информация представлена в электронно-цифровой форме и может быть воспринята человеком только при помощи соответствующих программных и технических средств. Работу с документами преимущественно в электронной форме осуществляет все большее количество организаций. Большая часть документов в настоящее время первоначально создается в электронно-цифровой форме, а ряд из них продолжает храниться и использоваться в такой форме на постоянной основе. Возможность документирования деятельности организации и обмена документами без использования бумажных носителей информации приводит к тому, что во многих организациях электронная почта (далее — ЭП) постепенно вытесняет бумажную переписку. Ее популярность обусловлена рядом факторов, среди которых:

• — высокая скорость пересылки информации;
• — низкие затраты на создание и пересылку информации, в том числе отсутствие затрат на бумагу, конверты и т. д.;
• — удобство составления, в том числе возможность многократно использовать заранее составленные электронные шаблоны;
• — возможность многократного использования и размножения пересылаемой информации. [6]

Документированная информация, пересылаемая посредством ЭП, может иметь важное значение, как для текущей деятельности организаций, так и в перспективе в качестве источника ретроспективной информации о деятельности организации и ее отдельных работников. Грамотная организация использования и сохранения такой информации имеет первостепенное значение для обеспечения ее полноты, подлинности и других свойств, необходимых в текущей деятельности организаций, а также при использовании в будущем. 6].

Возможность использования ЭП в различных организациях предоставлена разным категориям работников. В большинстве случаев это, в первую очередь, руководители организации и структурных подразделений, служба ДОУ (канцелярия, секретари руководителей и т. д.). При этом часто наблюдается тенденция, при которой в организациях, не имеющих четкой регламентации работы с ЭП, закрепленной в локальных правовых актах, возможность использования ЭП организации получает практически любой работник, использующий в своей деятельности компьютер, подключенный к локальной сети. В тех же организациях, где проводится политика нормативного закрепления порядка использования ЭП, права, ответственность и ограничения работников на доступ к ЭП четко устанавливаются и документально закрепляются в локальных правовых актах (приказах, должностных инструкциях и т. д.). [6].

ЭП используется организациями для пересылки различных категорий информации и документов. Среди них: организационные и распорядительные документы, договорная документация, плановая и отчетная документация, информация справочного характера, электронные копии бумажных документов и др. Реже всего при помощи ЭП пересылается финансовая и бухгалтерская документация. 6].

При этом в организациях, где это происходит, для этого чаще всего используются защищенные сети (например, Mail.gov.by в госорганах или система «Клиент-Банк»). Официальная (то есть юридически значимая) электронная переписка ведется в большинстве случаев в системе органов государственного управления и/или между соподчиненными организациями и их филиалами, а также структурными подразделениями организаций. 6].

Следует отметить, что в государственных органах официальной перепиской по ЭП признается лишь та, которая ведется с использованием межведомственной системы ЭП Mail.gov.by. Вместе с тем, в государственных органах система так называемой открытой ЭП (Интернет-почты) используется параллельно для ведения электронной переписки с гражданами и организациями, не подключенными к системе Mail.gov.by. Наибольшая часть как официальной, так и неофициальной электронной переписки посредством ЭП ведется между организациями одной отрасли и соподчиненными организациями, а так же территориально удаленными структурными подразделениями организации. Реже всего в государственных органах и иных организациях электронная переписка ведется с гражданами.

Ряд государственных органов и организаций отметили, что используют две системы ЭП: одну — для ведения электронной переписки со сторонними корреспондентами и другую — для ведения электронной переписки в рамках сети подчиненных (подведомственных) организаций (так называемая ведомственная ЭП). Несмотря на наличие в большинстве организаций системы ЭП, а также ее официального адреса (нескольких официальных адресов), более половины респондентов разрешают работникам использовать личные (неслужебные) ящики ЭП для ведения служебной электронной переписки. В дополнение к этому во многих организациях, несмотря на внутреннюю регламентацию, продуманный комплекс ограничений на использование работниками ЭП отсутствует либо же данный вопрос регламентируется устными указаниями руководства. Там, где подобные ограничения существуют и закрепляются документально, чаще всего они связаны с техническими особенностями (например, устанавливается предельный объем и количество пересылаемых сообщений, ограничения на типы пересылаемых файлов), с вопросами информационной безопасности (например, ограничиваются допускаемые к пересылке категории информации), а также организационно-правовыми аспектами (например, допускается использование только для ведения переписки в рамках выполнения служебных обязанностей) и этикой деловой переписки.

Электронная переписка с внешними корреспондентами в организациях ведется как централизованно с использованием официального адреса ЭП (например, через службу ДОУ), так и децентрализовано, когда каждое структурное подразделение инициирует и ведет электронную переписку самостоятельно с использованием собственного адреса ЭП (переписку от имени подразделения ведет его руководитель или уполномоченный работник). Работники, имеющие персональные ящики ЭП, имеют право самостоятельно вести электронную переписку от своего имени. В ряде случаев порядок ведения переписки зависит от состава и содержания пересылаемой информации, в результате чего организации используют смешанный (централизованный и децентрализованный) подход к ведению электронной переписки в зависимости от ее содержания. [6].

При оформлении документов, пересылаемых посредством ЭП, чуть более трети организаций стремятся применять те же правила, что и при оформлении бумажных писем. Регистрация электронной корреспонденции в большинстве случаев осуществляется вместе с бумажными или другими электронными документами в единых регистрационных формах или автоматизированной системе. Иногда сообщения ЭП регистрируются в специальной регистрационной форме или базе данных, предназначенной для регистрации только сообщений ЭП. В 13% случаев электронная переписка вообще не регистрируется и не учитывается. Значительное большинство (около 80%) использует в делопроизводстве перечни документов, не подлежащих регистрации. Чаще всего эти перечни используются и при работе с ЭП. Некоторые организации отметили, что регистрируют входящие сообщения ЭП, содержащие информацию, получение которой планируется в виде официальных бумажных документов. В половине случаев в организациях используется порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и группируются в дела вместе с бумажными документами или же в отдельные дела, предназначенные исключительно для распечаток электронной переписки. В ряде случает фушшровка электронных сообщений в дела по номенклатуре дел вообще не производится. И только около 15% осуществляет хранение и группировку документов, поступивших по ЭП, в электронном виде. [6].

В некоторых организациях используется смешанный порядок, при котором сообщения ЭП распечатываются и формируются в бумажные дела либо хранятся только в электронном виде, в том числе в автоматизированных системах ДОУ. При этом сотрудники многих организаций, распечатывающие сообщения ЭП, чаще всего продолжают хранить их электронные оригиналы в почтовой системе (на почтовом сервере и/или в служебных почтовых ящиках). Следует отметить, что в случае распечатки, помимо основного содержимого, распечатывается достаточно ограниченный «стандартный» состав дополнительной информации: адреса отправителя и получателя, дата отправки, тема сообщения и сведения о прикрепленных к сообщению файлах. Даже в тех организациях, где внедрены и активно используются автоматизированные системы ДОУ, в силу различных причин параллельно с применением автоматизированной регистрации и учета документов продолжают широко использоваться бумажные журналы и, в отдельных случаях, регистрационные карточки. [6].

При использовании ЭП в качестве инструмента согласования проектов документов в большинстве случаев она используется для неофициального (предварительного) согласования или визирования проектов документов. Случаи, когда проекты документов согласовываются по ЭП в официальном порядке, характерны чаще всего лишь для органов государственного управления, использующих систему Mail.gov.by, или же для организаций, подключенных к ведомственной (корпоративной) компьютерной сети и согласовывающих (визирующих) внутренние документы в ее пределах. 6].