На встречах вы всегда будете общаться с группой, а не с отдельным человеком. Каждый пришедший на встречу будет специалистом в своей области, так что советуем вам взять с собой помощника, если вы не уверены, что на все вопросы сможете ответить сами.
Сначала вам представят главного работника компании, затем остальных по статусу, строго соблюдая иерархию. Главный по статусу работник компании в делегации выступает в качестве церемониального представителя, работники компании ниже по рангу непосредственно ведут переговоры или сделку.
Решения редко принимаются непосредственно на встрече. На встречах устанавливается контакт, обсуждаются условия и детали, либо подтверждаются ранее принятые соглашения.
Если вы еще не установили контакт — это нужно сделать сейчас. Важно построить взаимоотношения не только с главными фигурами компании, но и со всеми сотрудниками независимо от их ранга. Помните, что согласие всей группы определяет, примут ли любое из ваших предложений. В расчет берется мнение каждого сотрудника.
Японцы ориентированы на детальное обсуждение. Вам будут задавать множество узкоспециализированных вопросов, и множество вопросов будут повторяться разными фразами. Если вы не будете в состоянии ответить на них, это будет выглядеть непрофессионально. Возьмите с собой как можно больше информации о вашей компании, услугах и продуктах — в идеале в письменном виде.
Японцы любят вести дела со спокойными, готовыми к компромиссу, искренними людьми. Экстраверты воспринимаются как заносчивые и наглые люди. В начале переговоров будьте скромными, не говорите прямо, не угрожайте. Нельзя торопить с ответом, категорически не соглашаться с высказываниями партнеров. Всегда помните о дипломатии. Но при этом оставьте уступки и скидки до конца совещания. Если заговорить об этом раньше, ваша честность будет под вопросом.
Молчание считается добродетелью. Если во время переговоров наступила тишина — не паникуйте! Люди рефлексируют, осознают полученную информацию. Иногда при молчании японцы могут даже прикрыть глаза. Никогда не нарушайте тишину первым!
