Моделирование деятельности предприятия

КЕЙС-СИТУАЦИЯ 2: Вы системный аналитик, перед вами стоит задача повысить эффективность работы предприятия, описать и смоделировать бизнес-процессы.

Цель учебного кейса: Научиться описывать предметную область, освоить технологии моделирования бизнес-процессов, построить контекстную диаграмму в нотации IDEF0 и выполнить декомпозицию контекстной диаграммы средствами MS Visio.

Задания и алгоритм реализации кейс-ситуации 2:

Каждая диаграмма в нотациях IDEF0 предназначена для описания одного или нескольких бизнес-процессов. Бизнес-процесс — это устойчивая, целенаправленная совокупность взаимосвязанных видов деятельности (последовательность работ), которая по определенной технологии преобразует входы в выходы, представляющие ценность для потребителя.

Результатом моделирования бизнес-процессов является модель бизнес-процессов, которая относится к одному из трех типов:

модель AS-IS (как есть) — модель текущей организации бизнес-процессов предприятия;

модель TO-BE (как будет) — модель идеальной организации бизнес-процессов; компонент моделирование база access.

модель SHOULD-BE (как должно бы быть) — идеализированная модель, не отражающая реальную организацию бизнес-процессов предприятия.

В предложенной работе будет создаваться модель AS-IS.

Задание 1. Описание предметной области Перед началом построения диаграмм необходимо изучить выбранную предметную область. В этой работе в качестве предметной области будет выступать вымышленное предприятие по сборке и продаже настольных компьютеров и ноутбуков. Компания не производит комплектующие самостоятельно, а только собирает и тестирует компьютеры. Основные процедуры в компании:

продавцы принимают заказы клиентов;

сотрудники группируют заказы по типам компьютеров;

сотрудники собирают и тестируют компьютеры;

сотрудники упаковывают компьютеры согласно заказам;

кладовщик отгружает клиентам заказы;

снабженцы заказывают и доставляют комплектующие, необходимые для сборки.

Компания использует купленную бухгалтерскую информационную систему, которая позволяет оформить заказ, счет и отследить платежи по счетам.

Построение модели какой-либо системы в методологии IDEF0 начинается с определения контекста моделирования (кейс-компонент 1.1), который включает в себя субъекта моделирования, цель моделирования и точку зрения на модель.

Под субъектом понимается сама система, при этом необходимо точно установить, что входит в систему, а что лежит за ее пределами, другими словами, необходимо определить, что в дальнейшем будет рассматривать как компоненты системы, а что как внешнее воздействие.

Цель моделирования. Модель не может быть построена без четко сформулированной цели. Цель должна отвечать на следующие вопросы:

Почему этот процесс должен быть смоделирован?

Что должна показывать модель?

Что может получить читатель?

Точка зрения. Несмотря на то, что при построении модели учитываются мнения различных людей, модель должна строиться с единой точки зрения. Точку зрения можно представить, как взгляд человека, который видит систему в нужном для моделирования аспекте. Точка зрения должна соответствовать цели моделирования. В течении моделирования важно оставаться на выбранной точке зрения (кейс-компонент 2.2).

В данной работе субъектом будет выступать само предприятие, а именно процессы, происходящие внутри него; цель моделирования — воспроизвести бизнес-процессы, происходящие на предприятии (модель AS-IS); точка зрения — с позиции директора как лица, знающего структуру предприятия в целом.

Задание 2. Построение контекстной диаграммы в нотации IDEF0 средствами MS Visio.

После определения контекста моделирования можно приступать к построению контекстной диаграммы (называемой еще «черным ящиком»). Данный тип диаграммы позволяет показать, что подается на вход работы и что является результатом работы, без детализации ее составляющих. Данная диаграмма содержит только одну работу, которая будет представлять всю деятельность предприятия в целом (кейс-компонент 2.1, см. рисунок 1).

Для рассматриваемого предприятия входными стрелками будут:

заказы клиентов — список компьютеров и их конфигурация, которые клиент желает приобрести;

комплектующие от поставщиков — комплектующие, полученные от поставщиков, из которых собираются компьютеры и ноутбуки.

Выходные стрелки:

готовая продукция — собранные компьютеры и ноутбуки;

заказы поставщикам — список комплектующих, которые предприятие закупает у поставщиков;

оплата за комплектующие — деньги поставщикам за комплектующие;

маркетинговые материалы — прайс-листы, рекламки и т. п.

Стрелки управления:

законодательство — различные законодательные документы, которыми руководствуется предприятие в процессе своей деятельности;

правила и процедуры — различные правила и процедуры, которыми руководствуется предприятие в процессе своей деятельности (например, правила сборки и тестирования компьютеров, процедура общения с клиентами и т. п.).

Стрелки механизмов:

бухгалтерская система;

персонал.

Итоговая контекстная диаграмма имеет вид (рисунок 13):

Рисунок 13- Итоговая контекстная диаграмма Задание 3. Построение диаграммы декомпозиции второго уровня в нотации IDEF0 средствами MS Visio.

С помощью диаграммы декомпозиции первого уровня покажем, из каких более мелких работ состоит работа «Деятельность предприятия по сборке и продаже компьютеров и ноутбуков». В данной работе выделены следующие дочерние работы:

Управление — данная работа включает в себя общее управление предприятием, финансами, кадрами, бухгалтерию и т. п.

Продажи и маркетинг — работа с клиентами, презентации, выставки, реклама, маркетинговые исследования и т. д.

Сборка и тестирование компьютеров — сборка и тестирование настольных компьютеров и ноутбуков.

Отгрузка и снабжение — снабжение предприятия необходимыми комплектующими, хранение и отгрузка готовой продукции.

После создания дочерней диаграммы первым действием соединим граничные стрелки (кейс-компонент 2.4) с работами. Стрелку «Заказы клиентов» соединим с работой «Продажи и маркетинг», стрелку «Комплектующие от поставщиков» — с «Отгрузка и снабжение». Выходом работы «Управление» будет «Оплата за комплектующие», выходом «Продажи и маркетинг» — «Маркетинговые материалы». Стрелки «Заказы поставщикам» и «Готовая продукция» — выход работы «Отгрузка и снабжение» .

Стрелка «Персонал» будет являться входом механизма всех четырех работ, а стрелка «Бухгалтерская система» — работ «Продажи и маркетинг» и «Отгрузка и получение». Стрелка «Правила и процедуры» будет входом управления всех четырех работ.

Любую ветвь стрелки также можно декомпозировать (кейс-компонент 2.6) и дать ей свое название. Покажем это на примере ветки стрелки «Бухгалтерская система» для работы «Продажи и маркетинг». Назовем ее «Система оформления заказа». На данном этапе построения диаграммы выяснилось, что мы не учли такой важный фактор, как деньги, которые клиенты дают за готовую продукцию. Деньги клиентов — это вход работы «Деятельность предприятия по сборке и продаже компьютеров и ноутбуков». Добавим эту стрелку на диаграмму декомпозиции.

Если по каким-то причинам граничную стрелку дочерней диаграммы не следует показывать (например, на данной диаграмме она является несущественной, или чтоб не загромождать диаграмму), то ее можно просто удалить. Удалим стрелку «Законодательство» .

Если посмотреть на стрелку «Деньги клиентов» диаграммы декомпозиции и на стрелку «Законодательство» контекстной диаграммы, то видно, что они окружены небольшими квадратными скобками. Это означает, что данная граничная стрелка является новой на диаграмме и ее нет на дочерней диаграмме (как в случае со стрелкой «Законодательство»), или же данная стрелка является новой на дочерней диаграмме и ее нет на родительской (как в случае со стрелкой «Деньги клиентов»). От стрелок с квадратными скобками необходимо избавляться. Для этого есть два пути:

добавить их на родительскую или дочернюю диаграмму, т. е. сделать граничной;

затоннелировать (кейс-компонент 2.7).

В данном случае мы решили обе стрелки затоннелировать. После соединения граничных стрелок с работами следующим шагом соединим работы между собой. Поскольку работа «Управление» включает в себя общее управление предприятием, то одним из ее результатов будет являться «Управляющая информация», поступающая на вход управления всех остальных работ.

Работа «Продажи и маркетинг» получает на входе заказы клиентов (т.е. количество компьютеров и их конфигурация), информацию о которых она передает работе «Сборка и тестирование компьютеров» в качестве управляющей информации.

Работе «Сборка и тестирование» для своего функционирования необходимы комплектующие, которые она заказывает у работы «Отгрузка и снабжение» (выходная стрелка «Список необходимых комплектующих»). Собранные компьютеры она также передает работе «Отгрузка и снабжение» (выходная стрелка «Собранные компьютеры»).

Информация о результатах сборки и тестирования необходима работе «Продажи и маркетинг» (выходная стрелка «Результаты сборки и тестирования»).

Результатом работы «Отгрузка и снабжение» будут необходимые комплектующие, которые поступают на вход работы «Сборка и тестирование компьютеров» .

Управление любого предприятия должно знать, что происходит на предприятии, чем занимается каждое подразделение и каковы результаты их работы, т. е. любая работа в идеале должна отчитываться о результатах своей деятельности перед управлением.

Создадим стрелки выходов работ «Продажи и маркетинг», «Сборка и тестирование компьютеров» и «Отгрузка и снабжение» и соединим их со входом управления работы «Управление» .

Если на диаграмме присутствует много работ и стрелок, то бывает затруднительно читать диаграмму. Для облегчения изучения диаграммы отдельные стрелки можно визуально выделить. Для зрительного выделения стрелки, соединяющей две работы, есть несколько механизмов:

задать толщину стрелки;

поменять цвет стрелки;

добавить на стрелку дополнительные наконечники.

Модифицируем диаграмму, визуально выделив некоторые стрелки. Итоговую диаграмму декомпозиции представляет рисунок 14.

Рисунок 14- Итоговая диаграмма декомпозиции первого уровня.