Информационные системы их функционирование

Информационная система — это организованные человеком системы сбора, хранения, обработки и выдачи информации, необходимой для эффективного функционирования субъектов и объектов управления. Данные системы являются средством удовлетворения потребностей управления в информации, которое заключается в том, чтобы в нужный момент из соответствующих источников получать информацию, причем такую, которая должна быть предварительно систематизирована и определенным образом обработана.

К компонентам информационной системы относятся:

• 1 — информация, необходимая для выполнения одной или нескольких функций управления;
• 2 — персонал, обеспечивающий функционирование информационной системы;
• 3 — технические средства;
• 4 — методы и процедуры сбора и переработки информации.

Информационные системы, как и любые другие системы, помимо структуры характеризуются функциями, которые они выполняют. С технологической точки зрения их функции можно подразделить на подготовительный и основные. Первые заключаются в фиксации, сборе данных, кодировании и записи их на машинные носители, вводе в память электронно-вычислительных машин (в случае автоматизации) и систематизированном хранении. Вторые — сводятся к поиску или содержательной обработке информации, документальному оформлению и размножению результатов поиска и обработки, передаче выходной информации потребителям.

В научной литературе наряду с понятием «информационная система .» употребляется и понятие «система информации.». В этой связи представляется необходимым сказать несколько слов об их соотношении. Наибольшее распространение получил подход, при котором система информации рассматривается как совокупность различных видов информации, обеспечивающих выполнение определенных задач.

Существует и противоположная точка зрения, сторонники которой под системой информации понимают не совокупность информации, а то, посредством чего она функционирует. В органах внутренних дел рассматриваемая точка зрения нашла свое выражение в такой формулировке:" Система информации в органах внутренних дел складывается из ряда взаимосвязанных элементов: источников получения информации, каналов связи и передачи, средств хранения и обработки" .

Следовательно под системой информации мы понимаем совокупность всех видов информации, необходимой для эффективного функционирования конкретной системы управления, а также комплекс методов, средств и организационных форм реализации информационного процесса.

Каково же соотношение понятий «система информации» и «информационная система» ?

" Некоторые системы, — отмечает Ю. И. Черняк, — необозримы для наблюдателя либо во времени, либо в пространстве, т. е. задачу над данным объектом нельзя решать без того, чтобы не принимать во внимание тот факт, что наблюдатель физически не может одновременно обозревать всю систему … В таких случаях выход из положения заключается в последовательном рассмотрении системы по частям.

Таким образом, системы информации можно представить как совокупность информационных систем, обеспечивающих эффективное выполнение функций управления. При этом понятия информационной системы и системы информации соотносятся как часть к целому.

Информационные системы можно разбить на три класса: учетные (следящие, прогнозирующие, справочные); аналитические (советующие, прогнозирующие, диагностические); решающие (управляющие, планирующие). Как видно из приведенной классификации информационные системы разделяются на следующие уровни: не производящие качественного изменения информации (учетные системы); анализирующие информацию (аналитические системы); вырабатывающие решения (решающие системы).

В основу классификации автоматизированных информационных систем функционирующих в настоящее время в органах внутренних дел может быть положен такой признак как особенности машинной обработки информации. Их решение с помощью ЭВМ имеет определенную специфику, которая проявляется в особенностях технологии реализации информационных задач. По этому признаку информационные задачи можно разделить на три группы: расчетные, аналитико-статистические, информационно-поисковые.

Автоматизированные аналитико-статистические информационные системы предназначены для сбора и обработки статистической информации характеризуются большим объемом входной и выходной информации, а также большим удельным весом логических операций по сравнению с арифметическими в программах используемых этими системами.

Все виды информационного обслуживания функционируют на основе своих специфичных рядов вторичных документов. По сути дела каждая из разновидностей обслуживания сводиться к созданию своего ряда вторичных документов и доведению их до потребителя различными средствами и в различных режимах информационного обслуживания. Существенное повышение эффективности информационных систем в настоящих условиях, когда открыты возможности внедрения в информационный процесс высокопроизводительных технических средств, может быть достигнута за счет их автоматизации. Появление автоматизированных информационных систем — результат объективного процесса, обусловленного научно-технической революцией. Эти системы, интегрируя информацию, обеспечивают комплексное решение задач управления.