Техника и формы бухгалтерского учета

Техника бухгалтерского учета заключается в способе его ведения или регистрации учетной информации, осуществляемой «вручную» или с использованием средств автоматизации. Для этого разработаны учетные регистры, подразделяемые на карточки, журналы, ведомости и книги.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки), запасов по местам их хранения (карточки складского учета материалов) и др. На их основе бухгалтерия создает картотеку основных средств, а материально ответственные лица — картотеку материалов, запасных частей, готовой продукции.

Журналы, ведомости — учетные регистры большего формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. К ним относятся: журналы-ордера, ведомости, машинограммы и распечатки. Это самый распространенный вид учетных регистров.

Книги представляют собой сброшюрованные листы определенного формата и графления. Листы книг должны быть пронумерованы, прошнурованы и на последней странице указано количество страниц, заверенное подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Преимущество применения книг заключается в том, что при этом исключается возможность замены отдельных листов новыми листами. Обобщающим документом является Главная книга как регистр синтетического учета. Книга остатков материалов применяется на складах как регистр аналитического учета, используемый для сверки данных бухгалтерского учета с данными оперативно-складского учета и для контроля сохранности имущества организации.

Показатели вносятся в учетные регистры на основе документов, следовательно, они имеют доказательность в применении в анализе финансово-хозяйственной деятельности, контроле состояния активов и определении результатов деятельности организации.

Журнально-ордерная форма основана на использовании шахматного принципа регистрации операции за каждый отчетный месяц. Шахматная форма записи означает, что сумма операции фиксируется по дебету и кредиту корреспондирующих счетов, т. е. применяется способ двойной записи. Это связано с тем, что журналы-ордера построены по кредитовому признаку в корреспонденции с заранее установленными (типовыми) дебетуемыми счетами. Многие из них сочетают данные аналитического и синтетического учетов и разработаны на отдельный счет или на группу взаимосвязанных между собой счетов. В дополнение к некоторым журналам-ордерам, как правило, для аналитического учета ведутся вспомогательные ведомости (для расчетов с дебиторами и кредиторами, для учета производственных затрат и др.). 15].

В Главной книге для каждого счета отводится развернутый лист для записи сальдо на начало и конец месяца, оборота по дебету в развернутом виде, т. е. в корреспонденции с кредитуемыми счетами и общей суммы оборота по кредиту. Главная книга открывается на год, каждому месяцу отводится одна строка. На основании показателей Главной книги и других регистров создаются баланс и другие формы финансовой отчетности.

Сущность журнально-ордерной формы учета заключается в том, что для регистрации хозяйственных операций используются специальные накопительные ведомости учета: основных средств, начисленных амортизационных отчислений (износа); производственных запасов и готовой продукции; затрат на производство; денежных средств и резервов; расчетов и прочих операций; реализации; расчетов с поставщиками; заработной платы.

В таблично-автоматизированной форме учета применяется главный элемент метода бухгалтерского учета — документация. Информация первичных документов заносится в память компьютера, компьютерные программы группируют и обобщают учетную информацию — тем самым бухгалтерия обеспечивается распечатками регистров, структура которых соответствует журналам-ордерам, ведомостям, книгам, карточкам и др.

Подтверждением записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, фиксирующие факт совершения операции и события. Формы или требования к первичным документам, применяемым для оформления операций или событий, утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Первичные документы как на бумажных, так и на электронных носителях, формы которых или требования к которым не утверждены уполномоченным органом, разрабатываются предпринимателями и организациями самостоятельно и должны содержать следующие обязательные реквизиты:

• — наименование документа (формы);
• — дату составления;
• — наименование организации, от имени которой составлен документ;
• — содержание операции или события;
• — единицы измерения операции или события (в количественном и стоимостном выражении);
• — наименование должностей, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за совершение операции (подтверждение события), и правильность ее (его) оформления;
• — регистрационный номер налогоплательщика.

В зависимости от характера операции или события, требований нормативных правовых актов Республики Казахстан и способа обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты.

При составлении первичных документов и регистров бухгалтерского учета на электронных носителях организации должны изготовить копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию государственных органов, которым такое право требования предоставлено в соответствии с законодательством Республики Казахстан.

Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможнымнепосредственно по окончании операции.

Внесение исправлений в кассовые и банковские первичные документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками операций и событий, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы с указанием даты внесения исправлений.

Информация, содержащаяся в принятых к учету первичных документах, накапливается и систематизируется в регистрах бухгалтерского учета, формы которых или требования к которым утверждаются уполномоченным органом в соответствии с законодательством Республики Казахстан. Данные регистров бухгалтерского учета в сгруппированном виде переносятся в финансовую отчетность.

Руководство определяет лиц, имеющих право подписи бухгалтерских документов. При этом может быть установлена иерархия подписи в зависимости от занимаемой должности, размеров денежных сумм, сферы действия и сущности операции.

Организации, использующие электронные подписи, должны установить надлежащие меры предосторожности и контроля, касающиеся права использования и доступа к электронным подписям.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других организаций, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируются графиком, утверждаемым руководством организации.

Ответственность за соблюдением графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Организации обязаны хранить первичные документы, регистры бухгалтерского учета на бумажных и (или) электронных носителях, финансовую отчетность, учетную политику, программы электронной обработки учетных данных в течение периода, установленного законодательством Республики Казахстан Остановимся на организации документооборота организации.

Требование о необходимости разработки графика документооборота содержится в Правилах ведения бухгалтерского учета, утвержденных приказом министра финансов Республики Казахстан от 22 июня 2007 года № 221, которыми предписывается движение первичных документов регулировать графиком, утвержденным руководством организации.

На первом этапе составления графика документооборота каждому бухгалтеру поручается составление своего графика документооборота. Например, бухгалтеру материальной группы надо будет описать перечень своих операций и документов, поступающих со склада, материально ответственных лиц, поставщиков и покупателей. Затем составить перечень документов в виде расходных и приходных накладных, лимитно-заборных карт, требований и т. д. Необходимо составить перечень ответственных за предоставление документов лиц. В завершении указать необходимый срок для сдачи этих документов ответственными лицами в бухгалтерию предприятия. 12].

Несмотря на то, что количество документов может быть значительным, видов операций не так много, например для расчетной группы их может набраться не более десяти-пятнадцати операций. После того, как каждым бухгалтером будет составлен свой график документооборота, необходимо свести их в схему движения в самой бухгалтерии, так как одной операцией, как правило, заняты два-три участка бухгалтерии. Необходимо сопоставить полученные графики между собой с целью проверки их корреспонденции с разными участками бухгалтерии. Например, движение расходного ордера по расчету за товар от кассы, через расчетную группу, материальную группу до заместителя главного бухгалтера. В результате могут быть обнаружены какие-то неописанные участки либо дублирование контроля, либо излишнее прохождение документа по другим участкам учета. Конечный итог этой работы — сводный график документооборота. Полученный график документооборота затем направляется во все подразделения, отделы, службы организации для того, чтобы согласовать прохождение документов и получить согласие руководителей этих подразделений. После того, как бухгалтерия убедится, что график действует, необходимо издание приказа руководителем об обязательности его применения.

Неизбежно обнаружение каких-то недоработок в графике, которые корректируются в ходе его применения. В результате, после соответствующих корректировок, получится действенный рабочий документ, позволяющий бухгалтерии сосредоточиться на текущей работе, не отвлекаясь поисками работника, задерживающего необходимый для учета документ.

Форма графика документооборота произвольная, но для примера можно использовать Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Министерством финансов СССР от 29.07.1983 г. № 105. Это положение можно взять за основу, имея в виду, что график документооборота для каждой организации имеет индивидуальный характер. Остановимся на некоторых особенностях составления графика. Необходимо определить весь перечень оформляемых на организации документов. Существует Альбом первичных документов и регистров бухгалтерского учета, утвержденный приказом Министерства финансов РК, но Правила ведения бухгалтерского учета предусматривают, что если утвержденная форма первичного документа отсутствует, организация вправе разработать свою форму с обязательным указанием необходимых реквизитов.

После определения перечня документов необходимо установить количество экземпляров каждого из них и получателей этих экземпляров. Например, расходную накладную есть необходимость оформлять в 4 экземплярах, 1-й — получателю, 2-й — складу, 3-й — бухгалтерии, 4-й — отделу сбыта. Необходимо назначить ответственного за составление документа, при этом необходимо указывать должность, так как при его смене необходимо будет корректировать график.

В графике, для достижения цели его создания, необходимо указать срок создания документа или получения соответствующего документа, например от поставщиков или покупателей. Без указания этого срока график не способен будет решить свое основное предназначение. При этом целесообразно указывать срок не в днях, а в часах, например, кассовый ордер составляется немедленно, в момент совершения кассовой операции, а отчет кассира — не позднее 18 часов текущего дня.

После этого необходимо указать, кто из сотрудников обязан подписать документ и кто из сотрудников ответственен за его создание. Например, заведующий складом дает распоряжение отгрузить товар получателю, кладовщик обязан составить соответствующий документ (накладная). Отпуск товара осуществляется по выписанному отделом сбыта требованию и переданному заведующему складом. Эти действия также необходимо зафиксировать в графике документооборота[14].