Прикладные аспекты совершенствования документационного обеспечения управления за счет использования электронной почты

Пути совершенствования использования электронной почты в документационном обеспечении управления организации

В первую очередь, в организации необходимо определить и нормативно закрепить в локальных правовых актах, какая система пересылки электронных сообщений является системой ЭП организации (так называемая «корпоративная система ЭП (далее — СЭП)). В том числе необходимо определить основной официальный адрес ЭП организации, то есть аналог обычного почтового адреса для электронной корреспонденции [37, c. 140].

Для идентификации СЭП организации необходимо четко определить комплекс программно-технических средств, используемых для ее функционирования, и/или систему официальных адресов ЭП, используемых работниками организации. Примеры формулировок текстов локальных нормативных правовых актов:

" Система электронной почты СП «Софтформ» ООО представляет собой комплекс программно-технических средств, включающих почтовый сервер Microsoft Exchange Server 2007 и почтовые клиенты Microsoft Outlook, используемые работниками СП «Софтформ» ООО для осуществления отправки и получения сообщений электронной почты в соответствии с локальными правовыми актами. Официальным адресом электронной почты СП «Софтформ» ООО является Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script.

Работникам, использующим систему электронной почты СП «Софтформ» ООО, предоставляются индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых определяются по форме фамилия. имя@домен.bу (например: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script)" .

Или:

" Система электронной почты СП «Софтформ» ООО представляет собой совокупность электронных почтовых адресов (ящиков), предоставляемых ОАО «Хостер» согласно договору от 14.02.2010 № 19/26 и используемых работниками СП «Софтформ» ООО для отправки и получения документов в электронном виде в соответствии с локальными правовыми актами.

Официальным адресом электронной почты СП «Софтформ» ООО является Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script.

Работникам, использующим систему электронной почты СП «Софтформ» ООО, предоставляются индивидуальные ящики электронной почты, адреса которых определяются по форме фaмилия. имя@домен.by (например: Этот адрес e-mail защищен от спам-ботов. Чтобы увидеть его, у Вас должен быть включен Java-Script).

В локальных правовых актах организации следует определить, для достижения каких целей и решения каких задач будет использоваться СЭП. Определение целевого назначения СЭП организации необходимо для закрепления порядка и правил ее использования, а также определения ответственности работников за ее нецелевое использование.

Целью использования ЭП может быть, например, осуществление оперативной документированной коммуникации с филиалами, подчиненными и иными организациями, а также внутри организации. Для решения указанной цели могут ставиться следующие задачи [37, c. 142]:

• — пересылка служебных документов;
• — пересылка напоминаний о сроках исполнения разосланных ранее документов;
• — согласование принятия управленческих решений;
• — подтверждение совершенных действий и др.

В качестве локальных правовых актов, определяющих СЭП организации и закрепляющих порядок ее использования, могут выступать приказы (распоряжения) руководителя, инструкция по делопроизводству, инструкция по использованию ЭП в организации, положение об информационной безопасности и т. д. Установление права собственности на информацию, пересылаемую посредством СЭП организации.

После того, как СЭП организации будет четко идентифицирована, а также будут определены цели и задачи ее использования, необходимо закрепить право собственности на документированную информацию, пересылаемую посредством СЭП организации.

Установление права собственности на всю или определенную часть документированной информации, пересылаемой посредством СЭП организации, является важным условием правового регулирования ее использования в деятельности организации.

При установлении права собственности на такую информацию может использоваться два подхода: право собственности на всю информацию, отправляемую и получаемую работниками посредством СЭП организации, закрепляется исключительно за организацией; право собственности разграничивается в зависимости от содержания информации, пересылаемой посредством СЭП организации.

Первый подход является наиболее приемлемым, так как на законном основании позволит в максимальной степени контролировать состав и содержание документированной информации, получаемой и отправляемой с помощью СЭП организации (в ручном, автоматизированном или смешанном режимах), а также устанавливать ответственность работников за нарушение порядка использования ЭП. При таком подходе ответственность перед сторонними лицами за содержание отправляемых работниками сообщений полностью возлагается на организацию.

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

" Информация, пересылаемая посредством системы электронной почты предприятия, является исключительной собственностью предприятия.

Использование системы электронной почты предприятия в личных целях не допускается" .

Второй подход может применяться в случае, если организация допускает использование работниками СЭП в личных целях. Такой подход подразумевает необходимость определения четких критериев того, какая информация, пересылаемая посредством СЭП организации, будет являться собственностью организации, а какая — собственностью работников.

Определение собственника информации может производиться на основании формальных и/или содержательных критериев.

В первом случае, например, может определяться, что к категории личных сообщений относятся сообщения с пометкой " Личное" либо сообщения, отправляемые работниками в установленное время (во время обеденного перерыва, после окончания рабочего дня и т. д.).

Во втором случае критерием отнесения сообщений к категории личных будет служить их содержание.

Независимо от критериев отнесения сообщений ЭП к категории личных необходимо установить порядок, при котором обработка и хранение личной электронной корреспонденции должны осуществляться отдельно от служебной корреспонденции. В том числе все личные документы ЭП в автоматическом или ручном режиме должны отделяться от служебной электронной корреспонденции и группироваться в самостоятельные электронные папки в почтовых ящиках, перемещаться в отдельные рабочие области (электронные папки) на персональных компьютерах, предназначенные для личных файлов работников, и т. д.

Необходимо учитывать, что порядок, при котором допускается использовать СЭП организации в личных целях, создает дополнительные трудности и риски, связанные с необходимостью соблюдения тайны личной переписки работников, ростом объемов почтового трафика, увеличением потерь рабочего времени работников, связанных с получением и отправкой личной корреспонденции, риском компрометации репутации организации в случае использования работниками СЭП для несанкционированных рассылок и др.

Для предотвращения подобных издержек может быть определен порядок, при котором работники будут использовать для личных целей не СЭП организации, а личные почтовые ящики, расположенные на сторонних информационных ресурсах, доступ к которым осуществляется посредством сети Интернет (например, www.mail.ru, www.yandex.ru и т. д.).

Пример формулировки в локальном нормативном правовом акте:

" Система электронной почты СП «Софтформ» ООО используется для отправки и получения служебной электронной корреспонденции в рамках выполнения функций и задач деятельности организации.

Использование системы электронной почты СП «Софтформ» ООО в личных целях не допускается.

Для отправки и получения электронных сообщений личного характера допускается использовать сторонние ресурсы сети Интернет в соответствии с Правилами доступа к сети Интернет, утвержденными приказом директора СП «Софтформ» ООО от 15.07.2010 № 59″ .

Для соблюдения работниками установленного порядка использования СЭП организации в локальных нормативных правовых актах организации необходимо закрепить обязанности работников по соблюдению таких правил и ответственность за их нарушение. В качестве таких правовых актов могут выступать положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работникам, инструкция по делопроизводству организации и т. д. Четкое установление обязанностей и ответственности по работе с документами ЭП требуется для того, чтобы в случае необходимости создания или получения документации было ясно, кто ответственен за осуществление необходимых действий [40, c. 103].

В зависимости от категории работников их обязанности могут различаться.

На руководство организации и структурных подразделений могут быть возложены обязанности по нормативному закреплению и поддержанию соблюдения установленного порядка работы с СЭП организации.

На специалистов по ДОУ могут быть возложены обязанности по контролю за соблюдением установленного порядка работы с электронной почтой, в том числе соблюдению установленных правил ведения делопроизводства (учета, движения, оперативного хранения документов ЭП и т. д.), передачи документов ЭП на архивное хранение, обучение персонала установленным правилам работы с электронной почтой и т. д.

Специалисты по информационным технологиям (программисты, системные администраторы и т. д.), как правило, несут ответственность за техническое обеспечение функционирования СЭП организации, а также защиту документов ЭП от несанкционированного уничтожения или неавторизованного доступа к ним.

Специалисты по информационной безопасности, как правило, отвечают за установление и контроль соблюдения правил работы с ЭП при пересылке информации ограниченного распространения и иной информации, ознакомление с которой посторонних лиц может повлечь за собой убытки для организации.

При этом все работники организации должны нести ответственность за обеспечение сохранности и доступности документов ЭП, создаваемых в их деятельности, а также получаемых от внешних источников. Помимо этого, все работники организации должны нести ответственность за: использование ЭП в личных целях; содержание документов ЭП; соблюдение порядка оформления, хранения документов ЭП и иных правил работы с ЭП. Работники должны быть ознакомлены с установленной для них ответственностью (то есть ознакомлены с соответствующими локальными нормативными правовыми документами, в которых эта ответственность закреплена).

При определении мер ответственности за несоблюдение работниками установленных обязанностей необходимо руководствоваться трудовым законодательством Республики Беларусь. В частности, за несоблюдение установленного порядка работы с СЭП организации в отношении работников может быть установлена дисциплинарная ответственность в соответствии с Трудовым кодексом Республики Беларусь. Так, согласно статье 198 Трудового кодекса за совершение дисциплинарного проступка наниматель может применить к работнику следующие меры дисциплинарного взыскания: замечание, выговор, увольнение [40, c. 104].

Право выбора меры дисциплинарного взыскания принадлежит нанимателю. При выборе меры дисциплинарного взыскания должны учитываться тяжесть дисциплинарного проступка, обстоятельства, при которых он совершен, предшествующая работа и поведение работника на производстве.

К работникам, совершившим дисциплинарный проступок, независимо от применения мер дисциплинарного взыскания могут применяться: лишение премий, изменение времени предоставления трудового отпуска и другие меры. Виды и порядок применения этих мер определяются правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, соглашением, иными локальными нормативными правовыми актами.

Для успешного закрепления и применения ответственности работников в организации необходимо определить категории или конкретных работников, допускаемых к использованию СЭП организации.

С этой целью может быть составлен отдельный перечень категорий (фамилий) работников. Такой перечень должен включать лишь тех работников, которым использование ЭП необходимо для выполнения возложенных на них функций.

Примерная форма такого перечня приведена в приложении.

В перечне могут быть детализированы цели, для которых конкретным работникам (категориям работников) разрешается использовать СЭП организации.

Перечень может не составляться в случае, если право пользования корпоративной ЭП закрепляется в должностных инструкциях работникам организации, инструкции по делопроизводству организации или иных локальных нормативных правовых актах.