Содержание деятельности секретаря по эффективному взаимоотношению с руководителем

Методические рекомендации по проблеме взаимоотношений секретаря с руководителем

В процессе производственной практики нами составлены методические рекомендации для секретаря предприятия по эффективному взаимоотношению с руководителем.

Министерство общего и профессионального образования Свердловской области ГБОУ СПО СО «Ирбитский гуманитарный колледж».

Специальность 34 702 Документационное обеспечение управления и архивоведение Методические рекомендации секретарю по эффективному взаимоотношению с руководителем Ирбит.

Методические рекомендации для секретаря по взаимоотношению с руководителем Ирбит, 2014.

Составитель: Панкратьева, А И., студентка 29-д группы Рецензент: Минеева А. В., преподаватель.

В методических рекомендациях представлены установления эффективного взаимоотношения секретаря и руководителя как условие повышения эффективности и поддержание деятельности предприятия.

Дана методика их проведения и рекомендации по их использованию.

© Ирбитский гуманитарный колледж, 2014.

Содержание Пояснительная записка.

• 1. Общение с руководителем
• 2. Отношение к руководителю
• 3. Этика секретаря

Пояснительная записка Методические рекомендации направлены на то, чтобы помочь секретарю, построить правильные, хорошие взаимоотношения с руководителем, поддерживать чувство взаимной симпатии друг к другу. Умело общаться с руководителем — это искусство. В нем сочетаются особенности труда высококвалифицированного специалиста, способного правильно и всесторонне оценивать складывающуюся обстановку Цель: разработать методическую рекомендацию секретаря по формированию взаимоотношения с руководителем.

Адресность методических рекомендаций посвящена секретарю по отношению с руководителем.

Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия между ними. Это доверие базируется на единстве взглядов, общем понимании целей и задач работы, увлеченности делом, стремлением добиться высокой эффективности работы своей организации, достаточной профессиональной подготовке, исполнительности и надежности секретаря, усвоении индивидуального стиля работы руководителя, умении понимать и прогнозировать ход его мыслей и логику суждений, взаимном уважении.

Чтобы взаимоотношения «руководитель-секретарь» успешно развивались, важно научиться правильно координировать совместную работу, устанавливать регламент работы. В каждом конкретном случае должны быть учтены специфические условия и факторы работы, личностные особенности руководителя и секретаря.

Успешное сотрудничество между руководителем и секретарем возможно только при соответствии их рабочего ритма, основой которого являются задачи, стоящие перед организацией и плановые сроки их решения. Различные аспекты решения задач субъективно отражаются в рабочих планах руководителя. Именно она определяют ритм работы секретаря. Соответствие рабочего ритма руководителя и секретаря — это не только организационно — техническая задача, но и психологическая. Характер каждого человека индивидуален. Поэтому выработка единого рабочего ритма происходит в процессе взаимного познания и приспособления двух индивидуальностей. Хороший секретарь изучает особенности характера, мышления, манеры поведения, разговора, логику принятия управленческих решений своего начальника и старается помочь ему в достижении эффективности его работы.

1. Общение с руководителем Общение с начальником — неотъемлемая часть работы секретаря-референта. При этом секретарю следует учитывать особенности характера руководителя, его привычки, знать его требования. Секретарь приходит на работу до руководителя. К приходу руководителя секретарь должен проверить, все ли в порядке в кабинете, подготовить необходимые документы, канцелярские принадлежности, проверить работу компьютера и оргтехники. Кабинет должен быть проветрен и убран. Иногда для хорошего настроения руководителю с утра необходимы чашка горячего кофе или чая и проветренный кабинет. Эта работа не потребует значительного времени. Вам хватит и 10 минут. Но тем самым вы сможете повлиять на настроение начальника на целый рабочий день. Помните, что это вы делаете не только для начальника, но и для себя. Довольный руководитель не будет дергать вас по мелочам, будет ценить вас и легче идти навстречу вашим интересам (отпустить на вечерние занятия, предоставить лишний «отгул» и т. п.). Помните, что настроение начальника во многом зависит от мелочей.

СОВЕТ. Никогда не следует обсуждать своего руководителя, как бы вы к нему ни относились. Не нужно выяснять отношения с клиентами, шефом, коллегами, не переносите свои неприятные домашние эмоции в офис, ваше настроение не должно негативно влиять на других, плохое расположение духа не переносите на отношения с людьми на работе.

2. Отношение к руководителю Очень важное правило — нельзя путать деловые отношения и личные. Отношения секретаря и руководителя уже стали темой не одного десятка анекдотов. Однако многим секретарям порой бывает не до смеха, да и начальникам тоже. В нашей стране так повелось, что отношения секретаря и начальника часто подразумевают не только деловые отношения. Это связано с тем, что женщины и мужчины имеют различные представления о допустимых нормах общения, о сексуально направленном поведении. Часто обычное доброжелательное поведение женщины воспринимается мужчиной как приглашение к ухаживанию. Хорошее настроение и легкий, ни к чему не обязывающий флирт могут расцениваться как призыв к более свободным отношениям. Именно поэтому мужчины так любят обвинять женщин в провокационном поведении. Очень часто приходится слышать в разговоре двух секретарей вопрос: «А начальник к тебе не пристает?» Многие секретари при найме на работу опасаются именно сексуальных домогательств со стороны работодателя. Профессионализм, компетентность женщины как потенциального работника рассматриваются только в случае положительного ответа.

Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, необходимо придерживаться некоторых правил поведения на работе:

• 1) если к вам прикасаются, когда в этом нет необходимости, немедленно пресекайте подобные действия, не улыбаясь и не демонстрируя чувство юмора;
• 2) пресекайте любые разговоры с мужчинами на сексуальные темы, иначе они могут расценить ваше легкомысленное поведение как приглашение к более активным действиям;
• 3) даже если вы боитесь потерять рабочее место, отвечайте «нет» на любые предложения пообедать вместе, сходить в ресторан и т. п.;
• 4) старайтесь не принимать подарки от коллег или начальника — это может быть сигналом к более близким отношениям;
• 5) если начальник старается оставаться с вами наедине без особой причины, постарайтесь обезопасить себя, например включить диктофон, а если встреча намечена заранее, то можно попросить подругу звонить вам каждые пять минут;
• 6) попробуйте при первых же попытках надвигающегося домогательства четко изложить начальнику свои ощущения. Например: «Мне неприятно, когда вы касаетесь меня или говорите мне подобные вещи». В некоторых случаях мужчина может понять, что с вами не стоит вести себя подобным образом, и оставит вас в покое.

СОВЕТ. Постарайтесь стать незаменимой для руководителя в его профессиональной деятельности, и тогда он, возможно, не будет проявлять к вам повышенный интерес как к женщине в опасении потерять профессионального работника. Помните, что намного труднее найти профессионального секретаря, чем девушку для развлечений.

3. Этика секретаря Вопросы деловой этики и социальной ответственности должны заботить секретаря в такой же степени, как и вопросы эффективной работы организации. Поведение человека во многом зависит от его темперамента. Основные особенности темперамента — сензитивность, реактивность и активность. Сензитивность — это наименьшая сила внешних воздействий, необходимая для возникновения реакции человека. Реактивность — сила, с которой люди эмоционально реагируют на внешние и внутренние воздействия. Активность — степень воздействия человека на внешний мир, его способность преодолевать препятствия на пути к достижению цели.

Большинство руководителей в нашей стране имеют холерический темперамент (сильный, уравновешенный, подвижный, нередко называемый безудержным). А холерик характеризуется низкой сензитивностью и высокой реактивностью и активностью. Он часто повышает голос, обычно нетерпелив, вспыльчив, страстен, случается, бывает грубым, несдержанным. Лучшее средство успокоить холерика, как и представителя любого темперамента — движение. Физическая нагрузка ведет к разрядке неприятных чувств. Если позволяют отношения, сложившиеся с шефом, очень хорошо попросить его помочь передвинуть стол, ввернуть якобы перегоревшую лампочку, принести воды из мужского туалета, так как в женском — воду перекрыли. Одним словом, заставить шефа подвигаться. Можно, предварительно договорившись с близкими начальнику людьми, женой, дочерью, другом и попросив их держать договор в тайне, в случае сильного возбуждения шефа позвонить ему и отвлечь разговором.

Часто психологическими приемами успокоения взволнованного, возбужденного человека являются психологические механизмы дезактивации, смены мизансцены и неадекватного реагирования.

Дезактивация — отвлечение.

Смена мизансцены — изменение ситуации. Если программу проведения переговоров, составленную вами, несколько раз просил переделать начальник без указания веских замечаний, попробуйте вставить в неё какое-нибудь нелепое мероприятие, тогда критика начальника сосредоточится на именно на этой её части и изменив её вашу программу утвердят.

Неадекватностью реагирования пользуются значительно чаше рассмотренных приемов. Когда руководитель повышает голос, разговаривать с ним надо подчеркнуто тихо. Когда начинает говорить быстро — в медленном темпе. Когда начинает грубить — подчеркнуто вежливо.

Если шеф постоянно грозен, делает замечания по поводу и без повода, целесообразно научиться избавляться от упреков, доставляющих Вам беспокойство. Приучите себя избавляться от беспокойства на 2 — 3 секунды, так как избавиться от волнения вообще в такой ситуации обычно не удается. Избавиться от взволнованности, смятения на короткий срок нетрудно, но очень эффективно.

СОВЕТ: приучите себя фантазировать, представляя разгневанного шефа, и каждый раз стараясь сбрасывать хотя бы 10 — 15% своего волнения. Постепенно Вы научитесь чувствовать себя спокойно, расслабленно не 2 — 3 секунды, а все время разговора с руководителем, а главное, он сам почувствует бесперспективность неизменных «накачек».