Состав первичной документации и учетные регистры по учету кассовых операций

Для учета кассовых операций используется счет 50 «Касса» — активный, сальдо дебетовое показывает остаток наличных денежных средств. Оборот по дебету показывает поступление денежных средств в кассу, а оборот по кредиту — это сумма выданная наличными. Кассовые операции записываются в журнал ордер № 1 (т.е. операции по кредиту счета 50) и ведомость № 1 (по дебету счета 50).

В кассе могут храниться не только наличные, но и ценные бумаги, денежные документы, являющиеся бланками строгой отчетности.

Бухгалтерские проводки:

• 1. 50/51 — получено с расчетного счета в кассу для выполнения з/п
• 2. 70/50 — из кассы выдана з/п
• 3. 71/50 — выдано из кассы в подотчет
• 4. 50/71 — подотчетное лицо сдало деньги в кассу
• 5. 60/50 — погашена задолженность в кассу
• 6. 50/62 — приход в кассу за материалы
• 7. 50/66 — поступило в кассу от дебиторов
• 8. 94/50 — установлена недостача в кассе
• 9. 73/50 — погашена задолженность с персоналом

Рассмотрим корреспонденции счетов по счету 50 «Касса».

Таблица 1. Счет 50 «Касса».

Лимит остатка наличных денег в кассе — это максимально допустимая сумма наличных денежных средств, которая может находиться в кассе организации на конец рабочего дня. Приказом руководителя установлен лимит в 55 000 рублей. Лимит кассы утвержден на неограниченный период. Всё, что выше этой суммы накопится в кассе за весь рабочий день, нужно сдавать в банк. Штраф за нарушение кассовой дисциплины составляет от 40 до 50 тысяч рублей. В список нарушений входит:

• 1. Расчеты наличными с другими организациями сверхустановленных лимитов
• 2. Неоприходование или неполное оприходование наличных денег в кассу
• 3. Несоблюдение порядка их хранения
• 4. Превышение лимита. Допускается в течение 5 дней в случае:
  • * Происходит выплата з/п, стипендий включая день получения наличных денег с банковского счета
  • * Выходные, не рабочие и праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление денег сверхлимита не допускается. Так как организация не имеет поступления наличных денег в кассу и учитываются только объем выдач наличных денег, то она пользуется формулой указанной в пункте II Приложения к Положению

N 373-П: L = R/p * Nn.

R — объем выдач наличных денег за исключением сумм наличных предназначенных для выплаты з/п, стипендий и др. выплат, за расчетный период в рублях.

p — расчетный период определяемый предприятием за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях.

Nn — период времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных Предприятие имеет кассовое помещение, оно находится на первом этаже и изолировано от других помещений, окна кассового помещения оборудованы внутренними ставнями. Имеет капитальные стены, прочные перекрытия пола и потолка, внутренние стены и перегородки; запирается на 2 железные двери: внешнюю и внутреннюю (решетку), открывающуюся в сторону внутреннего расположения кассы, имеет специальное окошко для выдачи денег; имеет сейф (металлический шкаф), прикрепленный к строительным конструкциям пола; располагает рабочим огнетушителем; имеет охранную сигнализацию.

За оборудование кассы и обеспечение сохранности денег в ее помещении отвечает кассир организации. После издания приказа о назначении кассира, руководитель организации под расписку ознакомил его с порядком ведения кассовых операций в РФ, после чего заключил договор о полной материальной ответственности. Кассиру запрещено передавать порученную ему работу другим лицам. В случаях необходимости его замены, находящиеся под его отчетом ценностей немедленно пересчитывается другим кассиром (временно назначенным) в присутствии руководителя и главного бухгалтера. С ним заключают договор о полной материальной ответственности. Обязанности кассира могут выполняться главным бухгалтером или другим работником по письменному распоряжению руководителя, при условии заключения с ним договора о полной материальной ответственности. Доступ в кассу посторонним лицам запрещен. За нарушение этого правила на должностных лиц организации налагается штраф в размере от 4000 до 5000 рублей. Касса организации оборудована согласно нормам ведения кассовых операций.

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам (ПКО) (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или уполномоченным лицом.

При этом, вносящему выдается квитанция к ПКО за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью и штампом организации. При получении денежных средств в банке по чеку, бухгалтером также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его номера и даты на оборотной стороне корешка чека.

Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам (РКО) или другим надлежаще оформленным документам (платежным ведомостям, счетам и др.), на которые ставится специальный штамп, имеющий реквизиты РКО (форма № КО-2).

Документы на выдачу денег подписывают руководитель и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные.

Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются при предъявлении им паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, по РКО, где проставляются подпись в получении и данные предъявленного документа.

Заработная плата, пособия, премии, выплачиваются по платежным ведомостям без составления РКО на каждого получателя. По истечении трех рабочих дней, установленных для выплаты заработной платы, бухгалтер выписывает РКО на общую выплаченную по платежной ведомости сумму. Никаких подчисток, помарок или исправлений в кассовых документах не допускается.

Учетный регистр — бланк или бланки учета, предназначенные для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии средств и операциях с ними.

Движение наличных денежных средств учитывается на счете 50 «Касса». Сальдо счета указывает на наличие свободных средств в кассе предприятия на начало и конец месяца; оборот по дебету — суммы, поступившие наличными в кассу, по кредиту — суммы, выданные наличными. Кассовые операции, записываемые по кредиту счета 50, отражаются в журнале-ордере № 1. Обороты по де­бету этого счета записываются в разных журналах-ордерах, а так­же в ведомости № 1. Основанием для их заполнения служат от­четы кассира.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50−1 «Касса организации»; 50−2 «Операционная касса»; 50−3 «Денежные документы»; 50−4 «Касса в иностранной валюте»; и др.

На субсчете 50−1 «Касса организации» учитываются денежные средства в кассе организации. Хранение наличных средств ведется в пределах лимитов, установленных обслуживающим банком после согласования с руководством организации. Банк контроли­рует также целевое использование средств (на корешке чека ука­зывается предназначение получаемых из банка сумм). Превышение лимита в кассе не должно быть более трех дней для выплаты заработной платы, пособий по социальному страхованию и сти­пендий. Организации, имеющие ежедневную денежную выручку, по согласованию с банком могут использовать ее на собственные нужды, например, на выдачу заработной платы, хозяйственные расходы и командировки.

Для ведения кассовых операций предусматривается должность кассира. При малом объеме операций эти обязанности может выполнять по поручению руководителя любое должностное лицо или главный бухгалтер. При этом руководитель обязан ознакомить его под расписку с порядком ведения кассовых операций и заключить договор о полной материальной ответственности.