Порядок формирования документов в текстовом редакторе. 
Сравнительная характеристика MS Word и LibreOffice Writer

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ НИЖЕГОРОДСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ КУРСОВАЯ РАБОТА По дисциплине «Информационные технологии в управлении»

«Порядок формирования документов в текстовом редакторе. Сравнительная характеристика MS Word и LibreOffice Writer

Выполнила:

Ивашевская Валерия Станиславовна г. Нижний Новгород

Содержание Введение Глава 1. Назначение текстовых редакторов

1.1 Текстовые редакторы. Их назначение, классификация и особенности

1.2 Текстовый редактор Microsoft Word

1.3 Текстовый редактор LibreOffice Writer

Глава 2. Сравнительная характеристика MS Word и LibreOffice Writer

2.1 Направление текста в MS Word и LibreOffice Writer

2.2 Создание оглавления в MS Word и LibreOffice Writer

2.3 Создание колонтитулов в MS Word и LibreOffice Writer

Заключение

Список литературы

Введение

Практически каждый пользователь компьютера встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов — писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т. д. Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются редакторами текстов. Возможности этих программ различны — от программ, предназначенных для подготовки небольших документов простой структуры, до программ для набора, оформления и полной подготовки к типографскому изданию книг и журналов (издательские системы). Основные функции этого класса прикладных программ заключаются в вводе и редактировании текстов.

Дополнительные функции состоят в автоматизации процессов ввода и редактирования. При использовании персональных компьютеров для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения сразу же отображаются на экране компьютера, и потом при распечатке выводится красиво и правильно оформленный текст, в котором учтены все сделанные пользователем исправления. Пользователь может переносить куски текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном числе экземпляров. Для операций ввода, вывода и сохранения данных, текстовые редакторы вызывают и используют системное программное обеспечение. Впрочем, это характерно и для всех прочих видов прикладных программ, и в дальнейшем мы не будем специально указывать на этот факт. С этого класса прикладных программ обычно начинают знакомство с программным обеспечением и на нем отрабатываются первичные навыки взаимодействия с компьютерной системой.

Актуальность темы

заключается в том, что формирование документов в текстовых редакторах является необходимой частью нашей жизни и компьютерные технологии существенно упрощают нашу жизнь.

Цель работы — изучить порядок формирования документов в текстовых редакторах и сравнить текстовые редакторы MS Word и LibreOffice Writer по таких пунктам как: направление текста, создание оглавления и колонтитулы.

Задачами курсовой работы являются:

— изучить порядок формирования документов в текстовых редакторах

— изучить текстовый редактор MS Word

— изучить текстовый редактор LibreOffice Writer

— сравнить текстовые редакторы MS Word и LibreOffice Writer по направлению текста, созданию оглавления и колонтитулы.

Объект исследования: текстовые редакторы MS Word и LibreOffice Writer.

Теоретической частью для написания курсовой работы являются учебники по информационным технологиям, различные статьи и сайты.

Глава 1. Назначение текстовых редакторов

1.1 Текстовые редакторы. Их назначение, классификация и особенности

1. Назначение текстовых редакторов.

Основное назначение текстовых редакторов — создавать текстовые файлы, редактировать тексты, просматривать их на экране, изменять формат текстового документа, распечатывать его на принтере. Набираемый на клавиатуре компьютера текст воспроизводится на экране дисплея в рабочем поле редактора. Специальный значок — курсор указывает то место на экране, на которое пользователь в данный момент может оказывать воздействие (создавать, изменять символы и т. д.) с помощью редактора. Работая с текстовым редактором, можно получить на экране информацию о текущем состоянии курсора, т. е. его координатах на экране (номер строки и позиции в строке), а также о номере страницы текста, его формате, используемом шрифте и т. д. Интерфейс практически каждого текстового редактора позволяет иметь на экране меню команд управления редактором — изменение режимов работы, обращение за помощью, форматирование текста, печати и т. д. Как правило, меню имеет не только текстовую форму, но и форму пиктограмм, указывающих на выполняемую команду.

2. Классификация текстовых редакторов.

I. По возможностям.

1) Качество печатной машинки, небольшой набор возможностей по работе с текстом:

— Norton Editor

— Фотон

— Лексикон

— MultiEdit

— Chiwriter

2) Издательское качество.

— Microsoft Word

— Ventura Publishers

— Aldus Page Maker

3) Технические редакторыTex, Latex и т. д.

II. По типу файлов, с которыми работают ТР.

— текстовые файлы

— графический набор.

Возможны и другие варианты классификации текстовых редакторов, например, редакторы печатных текстов и редакторы электронных документов и т. д.

В большинстве случаев для создания деловых документов достаточно качества печатной машинки. Поэтому широкое распространение получил редактор текстов Лексикон для MS DOS.

В общем случае для оценки удобства работы с ТР могут служить следующие параметры:

— количество необходимых нажатий клавиш для выполнения конкретной операции (колеблется от 1−2 до 20−30);

— скорость отображения измененного текста на экране при загрузке, перемещениях по тексту, редактировании — вставке, копировании и удалении фрагментов, смене шрифтов и т. д.;

— удобство работы с помощью, т. е. скорость вызова подсказок, их полнота, и структура;

— возможность получения на экране точной копии будущего печатного документа — текста без управляющих и разметочных символов;

— ограничения на длину файлов;

— количество одновременно обрабатываемых текстовых файлов;

— возможности использования новых шрифтов и алфавитов, их расширения и дополнения;

— требования к аппаратному обеспечению — например, к объему оперативной памяти ПК.

3. Принцип работы текстового редактора.

Принцип работы редакторов среднего класса и мощных редакторов похож на принцип работы систем программирования. Текстовой редактор предоставляет пользователю текстовое окно для ввода текста и набор команд для его форматирования.

Первым этапом создания текстового документа является набор текста. После того, как текст введен можно приступать к его форматированию. Оформляя документ пользователь применяет к отдельным частям текста команды форматирования. Отрабатывая эти команды текстовой редактор меняет внешнее представление форматируемого текста и вставляет в текст документа элементы форматирования, которые, при повторным чтении документа дадут ему возможность однозначно интерпретировать их.

По окончании форматирования текста в документ вставляются и форматируются необходимые внешние объекты.

Здесь важно отметить, что существуют два различных метода вставки внешних объектов.

В первом случае текстовой редактор вставляет ссылку на внешний объект и элементы его форматирования. Соответственно, это требует постоянного наличия объекта по указанному адресу. К примеру, мы вставляем в документ картинку, находящуюся в файле image.gif. При перемещении, удалении или переименовании данного файла вместо необходимой картинки текстовой редактор выдаст диагностику ошибки или его не качественный образ (preview). Поэтому подобные действия при данном подходе недопустимы. Однако удобство данного подхода заключается в независимости внешнего объекта от текстового редактора. Мы можем обрабатывать внешний объект не запуская текстового редактора, при этом все изменения произведенные над объектом отразятся в текстовом документе. К тому же объем текстового документа становится меньше, что актуально для компьютеров с небольшим объемом оперативной памяти.

Во втором случае внешний объект полностью помещается в документ, что увеличивает его объем, но делает независимым от файла из которого взят этот объект. При данном подходе в текстовой документ записывается не ссылка на файл, а команда вставки внешнего объекта и коды данного объекта.

Таким образом, текстовой документ содержит в себе собственно текст, элементы его форматирования; ссылки на внешние объекты или команды вставки объектов и коды этих объектов; элементы форматирования вставленных объектов. При чтении файла, содержащего текстовой документ, текстовый редактор считывает текст и элементы его форматирования, команды вставки внешних объектов и их форматирования, интерпретирует эти элементы и команды (то есть применяет к тексту и внешним объектам команды форматирования и выводит на экран (или другое внешнее устройство) отформатированные текст и внешние объекты.

Помимо средств оформления текста, текстовые редакторы часто снабжают дополнительными утилитами, облегчающими работу с документом: средствами поиска и замены; проверки орфографии, пунктуации; средствами работы с буфером обмена; справочной системой по программе; средствами автоматизации (написание сценариев или макросов) и т. д.

Таким образом, мощный текстовой редактор состоит из текстового окна для ввода текста, библиотеки элементов форматирования, интерпретатора этих элементов, ряда вспомогательных программ для создания и форматирования внешних объектов и набором утилит, облегчающих работу с документом.

Набор элементов форматирования сугубо индивидуален для каждого текстового редактора. То есть интерпретатор одного текстового редактора не может понять и правильно отработать элементы другого текстового редактора. Тем не менее, необходимость чтения документов, созданных в другом текстовом редакторе все же существует. Для решения этой проблемы мощные редакторы и редакторы среднего класса снабжают набором конверторов, которые переводят элементы другого текстового редактора в команды данного.

Специальные возможности текстовых редакторов:

1) редактирование текста работа с участком текста

— выделение

— удаление

— запись в буфер

— копирование

— запись в виде отдельного файла и т. д.

выравнивание текста

— по краю (правому, левому, ширине)

— по центру

— по ширине автоперенос слов

— целиком

— по правилам переноса организация колонок

2) создание резервных копий через равные промежутки времени

3) работа с таблицами разметка удаление и добавление столбцов и строк выравнивание текста в ячейках оформление рамок

4) отказ от последних действий и отказ от отказа

5) операции над рисунками

· вставка в текст

· масштабирование и растяжка по осям

· обтекание рисунка текстом и т. д.

6) разбиение на страницы

· автоматическое, путем задание числа строк на странице

· жесткое, принудительное

· нумерация страниц (сверху, снизу)

7) использование шаблонов документов

8) использование набора шрифтов

· true type (ttf) — пропорциональные шрифты

· шрифты с произвольно изменяемыми размерами

· различные способы выделения шрифтов — подчеркивание, курсив и т. д.

9) контекстный поиск и замена заданной последовательности слов в тексте

10) проверка орфографии с использованием встроенного словаря

11) подсказка синонимов и антонимов

12) проверка грамматики — анализ предложения как целого

13) построение оглавлений, индексов, сносок

14) набор сложных формул (математических, физических)

15) использование в тексте информации из СУБД и ЭТ

1.2 Текстовый редактор Microsoft Word

Microsoft Word — мощный текстовой процессор, предназначенный для выполнения всех процессов обработки текста: от набора и верстки, до проверки орфографии, вставки в текст графики в стандарте *.pcx или *.bmp, распечатки текста. Он работает со многими шрифтами, как с русским, так и с любым из двадцати одного языка мира. В одно из многих полезных свойств Word входит автоматическая коррекция текста по границам, автоматический перенос слов и правка правописания слов, сохранение текста в определенный устанавливаемый промежуток времени, наличие мастеров текстов и шаблонов, позволяющих в считанные минуты создать деловое письмо, факс, автобиографию, расписание, календарь и многое другое. Word обеспечивает поиск заданного слова или фрагмента текста, замену его на указанный фрагмент, удаление, копирование во внутренний буфер или замену по шрифту, гарнитуре или размеру шрифта, а так же по надстрочным или по подстрочным символам. Наличие закладки в тексте позволяет быстро перейти к заложенному месту в тексте. Можно также автоматически включать в текст дату, время создания, обратный адрес и имя написавшего текст. При помощи макрокоманд Word позволяет включать в текст базы данных или объекты графики, музыкальные модули в формате *.wav. Для ограничения доступа к документу можно установить пароль на текст, который Word будет спрашивать при загрузке текста для выполнения с ним каких-либо действий. Word позволяет открывать много окон для одновременной работы с несколькими текстами, а так же разбить одно активное окно по горизонтали на два и выровнять их.

Типовая структура интерфейса.

Строка меню содержит имена групп команд, объединенных по функциональному признаку. Строка меню находится в верхней части экрана. Выбор режима из строки меню открывает соответствующее подменю, а выбор определенной опции в нем обеспечивает доступ к меню более низкого уровня. Такая система вложенных (ниспадающих) меню составляет основу интерфейса текстового процессора. Команды меню выбираются с помощью мыши, клавиш управления курсором или комбинаций нажатия определенных клавиш («горячих клавиш»).

Строка состояния (статуса) содержит имя редактируемого документа и определяет текущее положение курсора в этом документе. В строке выводится справочная информация.

Строка подсказки содержит информацию о возможных действиях пользователя в текущий момент.

Рабочее поле — это пространство на экране дисплея для создания документа и работы с ним. Максимальный размер рабочего поля определяется стандартными параметрами монитора и составляет 25 строк по 80 знаков каждая.

Координатная линейка определяет границы документа и позиции табуляции. Различают вертикальную и горизонтальную линейки. По умолчанию координатная линейка градуирована в сантиметрах. Нулевая точка координатной линейки выровнена по первому абзацу текста.

Линейка прокрутки служит для перемещения текста документа в рабочем поле окна. Линейка, обеспечивающая вертикальное перемещение текста, называется вертикальной линейкой прокрутки, а горизонтальное перемещение горизонтальной линейкой прокрутки.

Курсор — короткая, как правило, мигающая линия, показывает позицию рабочего поля, в которую будет помещен вводимый символ или элемент текста. В текстовом режиме курсор горизонтальный, находящийся внизу знакоместа, на которое показывает. В графическом режиме вертикальный, находится левее места вставки очередного символа. Каждый текстовый процессор имеет свои возможности для обеспечения движения курсора (как и управления интерфейсом вообще). Управление интерфейсом осуществляют при помощи клавиатуры и мыши.

В режиме управления интерфейсом при помощи клавиатуры четыре клавиши управления курсором передвигают курсор на одну позицию в направлении стрелки. Клавиши и перемещают курсор в начало и конец текста соответственно. Клавиши и перемещают текст на одну страницу (экран) вверх или вниз.

Часто современные текстовые процессоры, используя различные комбинации функциональных и обычных клавиш, дают возможность перемещать курсор на одно слово, предложение или абзац, направлять его в начало или конец строки.

В режиме использования мыши перемещение по документу осуществляется щелчком по соответствующей стрелке на линейках прокрутки или щелчком по самой линейке прокрутки, а также перетаскиванием мышью движка по линейке прокрутки.

Индикаторы — знаки или символы, отражающие соответствующие режимы работы программы или компьютера. Индикаторы в строке состояния — это символы или служебные (ключевые) слова, отражающие режимы работы программы. Индикаторы на клавиатуре отражают режим работы переключателей клавиатуры, их три: NumLock, CapsLock, ScrollLock.

Переключатель — элемент экранного интерфейса или команда, используемая для включения или выключения того или иного режима. Индикатор может оказаться и переключателем, если по нему щелкнуть мышью.

Microsoft Word позволяет вводить, редактировать, форматировать и оформлять текст и грамотно размещать его на странице. С помощью этой программы можно вставлять в документ графику, таблицы и диаграммы, а также автоматически исправлять орфографические и грамматические ошибки. Текстовый редактор Word обладает и многими другими возможностями, значительно облегчающими создание и редактирование документов. Наиболее часто используемые функции:

— набор текста;

— вырезание кусков текста, запоминание их в течении текущего сеанса работы, а также в виде отдельных файлов;

— вставка кусков в нужное место текста;

— замена слов одно на другое частично или полностью по всему тексту;

— нахождение в тексте нужных слов или предложений;

— форматирование текста, т. е. придание ему определенного вида по следующим параметрам: ширина текстовой колонки, абзац, поля с обеих сторон, верхнее и нижнее поле, расстояние между строками, выравнивание края строк;

— автоматическая разбивка текста на страницы с заданным числом строк;

— автоматическая нумерация страниц;

— автоматический ввод подзаголовков в нижней или верхней части страницы;

— выделение части текста жирным, наклонным или подчеркнутым шрифтом;

— переключение программы для работы с другим алфавитом;

— табуляция строк, т. е. создание постоянных интервалов для представления текста в виде колонок;

— при вводе текста вы упираетесь в конец строки, Word автоматически делает переход на следующую строку;

— если при вводе текста делается опечатка, функция автокоррекции автоматически ее исправляет. А функция автоматической проверки орфографии подчеркивает неправильно написанные слова красной волнистой линией, чтобы их было легче увидеть и исправить;

— если пользоваться дефисами для выделения пунктов списка, употреблять дроби, знак торговой марки или другие специальные символы, функция автоформатирования будет сама их корректировать;

— возможность вставки в текст формул, таблиц, рисунков;

— возможность создания нескольких текстовых колонок на одной страницы;

— выбор готовых стилей и шаблонов;

— для представления текста в виде таблицы можно, конечно, пользоваться и табулятором, однако Microsoft Word предлагает гораздо более эффективные средства. А если таблица содержит цифровые данные, то их легко превратить в диаграмму;

— режим предварительного просмотра позволяет увидеть документ в том виде, в каком он выйдет из печати. Кроме того, он дает возможность отобразить сразу все страницы, что удобно для внесения изменений перед распечаткой.

Программа предлагает также ряд функций, экономящих время и усилия. Среди них:

— автотекст — для хранения и вставки часто употребляемых слов, фраз или графики;

— стили — для хранения и задания сразу целых наборов форматов;

— слияние — для создания серийных писем, распечатки конвертов и этикеток;

— макросы — для выполнения последовательности часто используемых команд;

— «мастера» — для создания профессионально оформленных документов.

7. Компоненты редактора Word.

Graph, Equation, WordArt — благодаря этой группе программ возможно вставлять в документ различные диаграммы (Graph), математические формулы (Equation — редактор формул) и текстовые эффекты (WordArt). Эти программы устанавливаются в подкаталог MSAPPS в каталоге WINDOWS, т. е. на тот диск, на котором установлена среда Windows. Это особенно важно в том случае, когда основная часть пакета Word устанавливается на другой диск. На обоих дисках должно быть достаточно свободного места.

Средства проверки (Proofing Tools) — эти программы предназначены для проверки орфографии, исправления опечаток и подбора синонимов.

Конверты, фильтры и ODBC (Converters, Filters and Data Access) — у документов, созданных в других текстовых редакторах, форматы файлов отличаются от того формата, который использует редактор Word. Чтобы Word мог работать с такими файлами, нужны специальные программы преобразования форматов, или конвертеры. Word 6.0 «поймет» документ, созданный в другой программе, только если установлен соответствующий конвертер. Кроме того, Word может импортировать графику, созданную в других программах, и экспортировать рисунки в формате других программ. Это удобно для обмена между различными программами. Для преобразования форматов рисунков применяются специальные программы — фильтры.

Справка и примеры (Online Help, Examples and Demos) — справочная система Word занимает около 5МБ пространства на жестком диске. Она содержит информацию о каждой команде и описывает шаги, которые необходимо выполнить для получения требуемого результата. В частности, она содержит информацию о WordBasic (встроенном языке программирования для создания новых функций обработки текстов), описания которого нет в печатной документации.

Мастера, шаблоны и письма (Wizards, Templates and Letters) — мастера и шаблоны позволяют экономить время при оформлении типовых документов. С помощью шаблонов Word возможно быстро создавать письма, факсы, надписи на конвертах и т. п.

Инструменты (Tools) — в эту группу входят программа установки, позволяющая изменить конфигурацию MS Word, программа Dialog Editor, программа MS Info, предназначенная для получения информации о текущей системной конфигурации Windows, и программа Редактор диалогов, которая используется для создания макрокоманд (макросов).

Графика (Clip Art) — в графической библиотеке находится более 50 рисунков, которые можно использовать для оформления документов.

8. Ввод и редактирование текста.

Прежде чем документ станет документом, его необходимо напечатать. При компьютерной подготовке текстов эта процедура осуществляется в несколько этапов. Сначала вводится текст, отредактировать его (исправить ошибки и опечатки), выполнить форматирование (указать размер, начертание и тип шрифта, выделить заголовки, определить способ выравнивания строк и выделения абзацев, вставить рисунки, расставить колонцифры и колонтитулы, определить размеры страницы и т. д.), затем напечатать документ на принтере и записать созданный документ на жесткий диск или дискету (эта операция называется записать в файл).

После запуска программы Word на экране появляется окно самой программы, а в нем пустое окно документа, которому присваивается имя Документ 1. Мигающую вертикальную черту в верхнем левом углу окна называют текстовый курсор. Регистры переключаются с помощью клавиши Shift. Раскладка клавиатуры на языки с помощью клавиш Ctrl + Shift или Alt + Shift. На правой и нижней сторонах окна Word находятся так называемые полосы прокрутки текста.

Весь непростой процесс редактирования документа сводится к нескольким простым операциям: удаления, добавления, копирование, перемещения. Можно удалить, добавлять, перемещать и копировать отдельные символы, слова, строки, предложения, абзацы, фрагменты текста, или даже весь документ как в пределах одного документа, так и между несколькими документами.

Для перемещения или копирования участков текста с помощью Word существует две различные техники: новая и элегантная Drag-and-Drop, или «перетащить и оставить», которая особенно удобна для перемещения текста на небольшие расстояния в пределах видимого текста, и техника, использующая правую кнопку мыши. Последний способ применяется при копировании или перемещения участков текста на большие расстояния.

Для перемещения или копирования участков текста может применяться так называемый буфер обмена Windows. Буфер обмена — это участок памяти, в который временно помещается вырезанный или скопированный участок текста или графики. Содержимое буфера может быть вставлено в эту же программу или в другую. При помещении в буфер нового участка текста или графики, старое содержимое буфера обмена теряется.

Работая с Word для Windows, можно повторить или отменить последнюю команду. Однако функции повтора и отмены применимы не ко всем командам.

9. Оформление и структура документа.

Word позволяет экономить время при составлении типовых документов, представляя набор стандартных бланков, или шаблонов. Если стандартные шаблоны не устраивают, можно воспользоваться Мастером, который создаст для вас бланк документа в соответствии с параметрами, которые указываются в диалоговых окнах. Чтобы выбрать шаблон, выполняется команда Файл — Создать.

При работе со сложными документами, содержащими большое количество глав, разделов, а возможно и подчиненных документов, можно воспользоваться мощным средством Word для Windows — создание структуры документа. Структура — это иерархия документов, разделов и заголовков различных уровней. Чтобы включить режим структуры, выполняется команда Вид-Структура.

10. Специальные возможности Microsoft Word.

Текстовой и графический режимы.

В каждом персональном компьютере есть плата управления монитором, или графический адаптер, который служит для вывода изображения на экран монитора. Изображение на экране, состоит из отдельных точек. Большинство адаптеров могут работать в двух режимах: текстовом и графическом.

В текстовом режиме все символы имеют одинаковый размер и не могут быть выведены в произвольное место на экране. Изображение символов находится во внутренней памяти самого адаптера. Благодаря тому, что позиции всех точек, из которых состоит символ, заранее известны и не могут быть изменены, вывод текста на экран происходит быстро. Однако в текстовом режиме невозможно осуществить принцип WYSIWG (What You See Is What You Get — что вы видите, то и получаете), при котором страница текста на экране выглядит точно так же, как на бумаге. Особенности текстового режима:

— число символов в строке, как правило, равно 80, а число строк — 25;

— число символов ограничено набором из 256 кодов ASCII;

— на экране отображается один-единственный, строго фиксированный шрифт;

— символ можно только подчеркнуть, но нельзя выделить курсивом или с помощью полужирного начертания;

— нельзя показать рисунки одновременно с текстом.

В графическом режиме адаптер не использует изображения символов, хранящиеся в его памяти, а управляет каждой отдельной точкой на экране. Любая цветная точка образуется смешиванием нескольких цветов в различной пропорции (обычно трех: красного, зеленого и синего). Изображение символа, состоящее из цветных точек, должно храниться и воспроизводиться на экране самой программой, а не графическим адаптером. На это требуется больше компьютерного времени, чем при работе в текстовом режиме. Преимущество графического режима состоит в том, что здесь нет ограничений, присущих текстовому режиму. Гарнитура, размер, начертание шрифта отображаются на экране, причем рисунки можно видеть одновременно с текстом. Таким образом, в графическом режиме экранное представление документа совпадает с напечатанным.

Таблицы и диаграммы.

С помощью Word для Windows можно создавать таблицы двумя способами. Первый способ — это создание пустой таблицы с последующим заполнением ячеек. Второй заключается в преобразовании существующего текста в таблицу. В таблице можно изменять число и размеры столбцов и строк, объединить ячейки или вставлять новые в любое место таблицы.

Word позволяет представить данные не только в виде таблицы, но и виде диаграммы. С точки зрения редактора Word диаграмма является объектом, для работы с которым используется метод OLE. Создает и обрабатывает этот объект программа Microsoft Graph.

Правописание.

Word для Windows дает возможность проверить правописание. При проверке каждое слово в документе сравнивается с образцами в специальном словаре. Если слово не будет найдено в словаре, откроется диалоговое окно, в котором можно выполнить необходимые исправления.

Повторяющиеся или типовые ошибки правописания можно исправлять с помощью функции автокоррекции непосредственно при наборе текста, а функция поиска и замены позволить внести изменения в написание отдельных слов сразу во всем тексте или в выделенной области. Эта же функция позволяет изменять установки форматирования текста и абзаца — как по всему документу, так и в выделенной области.

Word имеет модуль разделения слов на слоги. Он предназначен для правильного переноса слов.

В редакторе Word существует три вида словарей: стандартный, исключений и специальный (пользовательский). С помощью стандартного словаря можно проверять правописание документа, содержащего текст на разных языках. Словарь исключений содержит слова, которые стандартный словарь распознает как написанные правильно. Этот словарь создается пользователем, и в него включают те слова, на которые вы хотите остановиться при проверке орфографии. Если вы пишите статьи по специальности, например химии или физике, возможно понадобится отдельный словарь для терминов, так называемый словарь пользователя.

Программа предлагает варианты замены часто повторяемых в документе слов, что позволяет сделать язык документа более ярким и выразительным. Список синонимов находится в меню Сервис — Синонимы.

В меню Правка находятся команды Найти и Заменить, предназначенные для поиска и замены фрагментов текста.

При работе с документами приходится часто повторять ввод одних и тех же участков текста. В Word достаточно ввести их один раз, а затем сделать элементом автотекста с уникальным именем и после этого вставлять в любое место документа необходимое число раз.

Программа автокоррекции проверяет и исправляет типичные ошибки после ввода отдельного слова. Для исправления Word использует список типичных ошибок.

Проверка грамматики — эта функция существует только в версии Word 7.0 для Windows95 и выше. Она позволяет проверить и устранить грамматические и стилистические ошибки. Программа проверки просматривает текст на наличие ошибок. Если ошибка найдена, она открывает диалоговое окно Грамматика.

Чтобы получить статистические сведения о количестве символов, слов, строк, абзацев и страниц в документе, надо выполнить команду меню Сервис-Статистика. Также будут выведены показатели — уровень образования, легкость чтения, число сложных фраз, благозвучие.

Графический редактор Word.

Большинство документов содержит различные иллюстрации: фирменные знаки, диаграммы, графики, рисунки. С помощью Word для Windows можно создавать такие объекты, так как Word содержит встроенный графический редактор. С помощью этого редактора можно создавать рисунки в тексте документа, используя функции рисования примитивов или элементарных геометрических объектов: линий, прямоугольников, кругов и т. д. Чтобы вставить рисунок в текст как объект, выполняться команда Вставка-Объект.

Таблица, граница, заливка и рисование.

В Word97 появились новые средства, упрощающие работу с таблицами, границами и заливкой:

— с помощью мыши рисовать таблицы любой формы, отдельные ячейки могут иметь любую ширину и высоту, можно объединять соседние ячейки;

— ячейки таблицы можно выравнивать со всех сторон, текст внутри ячеек можно расположить вертикально;

— включено более 150 различных типов границ;

— вокруг каждой страницы можно создать рамку, в редакторе имеется 160 типов графических границ страницы.

В редакторе новый набор графических средств для украшения текстов, добавления объема, теней, текстурных и прозрачных заливок, а также более 100 настроенных автофигур, 4 вида заливки и т. д.

1.3 Текстовый редактор LibreOffice Writer

LibreOffice Writer — текстовый процессор и визуальный редактор HTML, входящий в состав офисного пакета LibreOffice. Является ответвлением текстового процессора OpenOffice.org Writer. LibreOffice Writer распространяется по свободной лицензии GNU Lesser General Public License v3.

Writer содержит все необходимые функции современного полнофункционального текстового процессора и инструмента публикаций. В дополнение к обычным особенностям текстового процессора (проверка правильности написания, тезаурус, расстановка переносов, автозамена, поиск и замена, автоматическое составление оглавлений), Writer обеспечивает следующие важные возможности:

· работа со стилями и шаблонами;

· методы макетирования страниц, включая рамки, столбцы и таблицы;

· внедренная или связанная графика, электронные таблицы, и другие объекты;

· встроенные средства рисования;

· работа с составным документом;

· отслеживание изменений в версиях документов;

· интеграция с базами данных, включая базу данных библиографии;

· экспорт в формат PDF, включая закладки.

Все многообразие функций LibreOffice Writer можно подробно изучить, вызвав «Справку LibreOffice Writer» с помощью клавиши F1.

Поддержка форматов файлов.

Родным для офисного пакета LibreOffice является стандартный формат файлов офисных документов OpenDocument Format (ГОСТ Р ИСО/МЭК 26 300−2010. Введён в действие с 1 июня 2011 года).

Формат текстового документа ODF имеет расширение odt, а шаблон текстового документа — ott.

Помимо этого LibreOffice Writer поддерживает форматы Microsoft Word различных версий, в частности, позволяет работать с документами формата Microsoft Word 97/2000/XP/2003 (*.doc), а также формата OOXML (*.docx). Также в нём реализована функция экспорта документа в формате переносимого документа PDF.

Новые возможности Writer в версии 4.0.

Пакет LibreOffice активно развивается. Релизы выпускаются каждые полгода, даты скорректированы в соответствии с датами выпуска популярных Linux-дистрибутивов. Каждый месяц выпускается патч с исправлениями ошибок. Каждый релиз поддерживается около года.

Новые возможности Writer, реализованные в версии 4.0:

· Различные улучшения импорта документов DOCX: плавающие таблицы, объекты OLE в обрамлениях, отступы изображений внутри текста.

· Существенно уменьшено время загрузки файлов RTF.

· Поддержка импорта и экспорта математических формул RTF.

· Импорт рукописных примечаний из документов DOCX и RTF (используется в Word на планшетных ПК).

· Добавление комментариев к текстовым областям документа.

· Сокращение Java-кода: мастера факсов и писем переписаны на Python.

· Возможность выделять и копировать текст в окнах сообщений.

· Новое окно управления шаблонами пользователя.

Использование клавиатуры в LibreOffice Writer.

Пример вызова элемента меню «Расстановка переносов».

В LibreOffice можно работать без мыши, используя только клавиатуру. На главной странице справки LibreOffice Writer приводится ссылка на раздел с сочетаниями клавиш. Кроме того, в разделах справки «Специальные возможности» даются пошаговые инструкции по работе без мыши. Также, список установленных по умолчанию значений для различных комбинаций клавиш можно увидеть, выбрав «Сервис — Настройка — Клавиатура». Этот список можно редактировать, например, добавляя свои значения. Свой список назначенных клавиш можно загружать и сохранять в виде отдельного файла.

Помимо этого, существует крайне удобная возможность быстро запускать различные функции меню. Практически все элементы меню и диалоговых окон имеют в своем названии подчеркнутую букву. Используя комбинацию Alt и подчеркнутую букву элемента меню, мы активизируем этот элемент. Например, чтобы задействовать элементы меню «Сервис — Язык — Расстановка переносов», достаточно, удерживая Alt, последовательно нажать буквы «Е», «Я», «Р». Необходимо заметить, что подобный способ управления меню зависит от языковой версии приложения.

Таблица 1. Работа с диалоговыми окнами

Чтобы быстро выбрать элемент в списке, достаточно начать набирать его название и он будет автоматически выбран из списка. Например, чтобы выбрать в окне «Стили и форматирование» стиль «Содержимое таблицы» достаточно начать набирать «со».

редактор документ колонтитул интерфейс

Таблица 2. Установка стилей абзаца

Таблица 3. Форматирование и навигация

Глава 2. Сравнительная характеристика MS Word и LibreOffice Writer

2.1 Направление текста в MS Word и LibreOffice Writer

Направление текста в Microsoft Word.

Когда работаешь с текстом на компьютере, порой возникает необходимость перевернуть текст в word, но при этом не изменить его свойства (чтобы буквы не оказались вразброс). Как перевернуть текст в word? Сделать все можно за несколько приемов. На самой странице расположены вверху вкладки меню, при помощи которых можно изменять вид текста желаемым образом. Для начала, естественно, нужен сам текст, который требуется преобразовать. Вверху листа в word есть вкладки, при помощи которых все и делается.

· Вначале нужно пойти в меню «таблицы» (вкладка называется «вставка»), где есть опция «нарисовать таблицу».

· Затем нужно выделить текст, который требуется перевернуть так, чтобы он оказался в рамке.

· После этого таблицу нужно выделить и нажать опцию «формат» и «направление текста». Дальше останется только выбрать желаемое направление, в котором должен располагаться текст (слева или справа) и нажать «ОК».

Таким образом, текст окажется перевернутым в нужном виде. Если нужно, его можно отредактировать, так же, как и обычный текст, только печатать теперь получится под углом. Как перевернуть текст в word, уже, наверное, понятно. В результате нескольких «тренировок» такая процедура уже не будет вызывать никаких сложностей.

Только следует добавить еще одну существенную деталь: если текст состоит, помимо всего прочего, из таблиц и разного рода графиков, при переворачивании текста есть риск все перепутать. И тогда уже придется восстанавливать его по частям.

Такая необходимость может возникнуть, к примеру, когда в тексте объявления нужно расположить информацию горизонтально (именно так делают, когда пишут телефоны для связи), при оформлении каких-либо работ, связанных с переходом на альбомный формат и т. д.

Направление текста в LibreOffice Writer

Чтобы изменить направление текста, нажимаем клавишу Таблица и заходим в Свойства таблицы, перед этим не забываем выделить текст.

В открывшемся окне нажимаем кнопку На странице и меняем направление текста. В OpenOffice текст разворачивается только справа — налево (вертикально).

Ниже Направления текста, находим Выравнивание и выпадающим меню находим подходящую опцию. Далее нажимаем Ок.

2.2 Создание оглавления в MS Word и LibreOffice Writer

Создание оглавления в Microsoft Office.

Для создания оглавления нужно применить к тексту, который требуется в него включить, стили заголовков, такие как «Заголовок 1», «Заголовок 2» или «Заголовок 3». Приложение Microsoft Word ищет эти заголовки и вставляет в документ оглавление. Создав оглавление таким способом, можно автоматически обновлять его при внесении в документ каких-либо изменений.

Microsoft Word 2010 содержит коллекцию автоматических стилей оглавления. Пометьте элементы оглавления и выберите стиль оглавления в коллекции.

Создать настраиваемое оглавление с выбранными параметрами и пользовательскими стилями можно с помощью диалогового окна Оглавление.

Оглавление можно также ввести вручную.

Ввод оглавления вручную.

Элементы оглавления можно ввести вручную и использовать табуляцию для создания пунктирных линий или отступов в виде точек между записями и их номерами страниц. Введите первую запись.

1. Нажмите клавишу TAB и введите номер страницы для первой записи.

2. Выберите символ табуляции.

Примечание. Если символы табуляции не отображаются, на вкладке Главная в группе Абзац выберите команду Показать или скрыть.

4. На вкладке Разметка страницы нажмите кнопку вызова диалогового окна Абзац.

5. Нажмите кнопку Табуляция.

6. В поле Позиции табуляции введите позицию для размещения номера страницы.

Примечание. Чтобы отобразить линейку для точного указания отступа справа, нажмите кнопку Показать линейку вверху вертикальной полосы прокрутки.

7. В группе Выравнивание выберите вариант По правому краю.

8. В группе Заполнитель выберите нужные параметры и нажмите кнопку ОК.

9. Нажмите клавишу ВВОД, а затем введите текст для новой записи.

10. Нажмите клавишу TAB и введите номер страницы для второй записи.

11. Повторяя эти действия, введите все оглавление.

Важно. Если заголовки или страницы в документе были изменены, оглавление необходимо будет обновить вручную.

Создание оглавления автоматически.

Наиболее простым способом создать оглавление является использование встроенных стилей заголовков (Стиль заголовка. Оформление заголовка. В Microsoft Word определены девять различных встроенных стилей заголовков: «Заголовок 1» — «Заголовок 9».). Кроме того, можно создать оглавление с помощью пользовательских стилей, примененных к документу. Можно также назначить уровни элементов оглавления отдельным фрагментам текста.

Пометка элементов оглавления с применением встроенных стилей заголовков.

1. Выделите текст, который требуется включить в оглавление.

2. На вкладке Главная в группе Стили выберите необходимый стиль.

Например, если выделен текст, к которому следует применить стиль основного заголовка, выберите в коллекции «Экспресс-стили» стиль с именем Заголовок.

· Если требуемый стиль найти не удалось, щелкните стрелку, чтобы развернуть коллекцию «Экспресс-стили» .

· Если в коллекции «Экспресс-стили» требуемый стиль не отображается, нажмите клавиши CTRL+SHIFT+S, чтобы открыть область задач Применить стили. В поле Имя стиля выберите требуемый стиль.

Создание оглавления из коллекции.

После того как все элементы оглавления будут помечены, можно приступить к сборке оглавления.

1. Щелкните в документе место, куда требуется вставить оглавление (обычно это начало документа).

2. На вкладке Ссылки в группе Оглавление выберите команду Оглавление, а затем выберите необходимый стиль оглавления.

Примечание. Чтобы задать дополнительные параметры, например количество уровней заголовков, которые должны отображаться, нажмите кнопку Оглавление. Откроется диалоговое окно Оглавление.

Создание настраиваемого оглавления

1. На вкладке Ссылки в группе Оглавление и указатели щелкните Оглавление, а затем выберите в списке пункт Добавить оглавление.

2. В диалоговом окне Оглавление выполните любое из указанных ниже действий.

· Чтобы изменить количество уровней заголовков, отображаемых в оглавлении, введите нужное число в поле вывод уровней в разделе Общее.

· Чтобы изменить общий вид оглавления, выберите другой формат в списке Форматы. В областях Предварительный просмотр и Образец веб-документа можно увидеть, как выглядит выбранный вариант.

· Чтобы изменить тип линий, отображаемых между текстом записей и номерами страниц, выберите нужный вариант в списке Символ заполнения.

· Чтобы изменить способ отображения уровней заголовков в оглавлении, нажмите кнопку Изменить. В диалоговом окне Стиль выберите уровень, который необходимо изменить, и нажмите кнопку Изменить. В диалоговом окне Изменение стиля можно выбрать шрифт, размер и отступ.

3. Чтобы использовать в оглавлении настраиваемые стили, нажмите кнопку Параметры и выполните указанные ниже действия.

— В группе Доступные стили найдите стиль, примененный к заголовкам в документе.

— Чтобы указать уровень, который должен быть представлен стилем заголовка, введите целое число от 1 до 9 в поле группы Уровень, расположенное рядом с именем стиля.

Примечание. Если требуется применить только пользовательские стили, удалите номера уровня для встроенных стилей, например для стиля «Заголовок 1» .

4. Повторите действия 1 и 2 для каждого стиля заголовка, который требуется включить в оглавление.

5. Нажмите кнопку ОК.

6. Выберите оглавление в соответствии с типом документа, как указано ниже.

· Бумажный документ. При создании документа, который читатели получат в печатном виде, следует создавать оглавления таким образом, чтобы каждый элемент состоял из заголовка и номера страницы, на которой расположен этот заголовок. В этом случае читатели смогут обратиться к нужной странице.

· Веб-документ. В документе, который читатели получат по сети и будут читать в Word, можно форматировать элементы оглавления в виде гиперссылок, чтобы можно было перейти к нужному заголовку, щелкнув его в оглавлении.

Обновление оглавления.

Если заголовки или другие элементы оглавления были добавлены в документ или удалены из него, можно быстро обновить оглавление.

1. На вкладке Ссылки в группе Оглавление выберите команду Обновить таблицу.

2. Установите переключатель в положение обновить только номера страниц или обновить целиком.

Удаление оглавления

1. На вкладке Ссылки в группе Оглавление нажмите кнопку Оглавление.

2. Выберите команду Удалить оглавление.

Создание оглавления в LibreOffice Writer

Наиболее удобный способ создания оглавления — применение заранее заданных стилей абзаца, таких как «Заголовок 1», к тем абзацам, которые необходимо включить в оглавление. После применения этих стилей можно создать оглавление.

Вставка оглавления

1. Поместите курсор в том месте документа, где требуется создать оглавление.

2. Выберите команду Вставка — Оглавление и указатели — Оглавление и указатели, а затем откройте вкладку Оглавление/указатель.

3. В поле Тип выберите пункт «Оглавление» .

4. Выберите все нужные параметры.

5. Нажмите кнопку ОК.

Если к элементу оглавления требуется применить другой стиль абзаца, установите в области Использовать флажок Дополнительные стили, а затем нажмите кнопку обзора (…) рядом с флажком. В диалоговом окне Назначить стиль выберите стиль в списке, а затем нажмите кнопку >> или << для определения уровня структуры для стиля абзаца.

Обновление оглавления.

Выполните одно из следующих действий.

· Щёлкните оглавление правой кнопкой мыши и выберите команду Обновить оглавление/указатель.

· Выберите команду Сервис — Обновить — Все оглавления и указатели.

2.3 Создание колонтитулы в MS Word и LibreOffice Writer

Создание колонтитулы в Microsoft Word.

1. Выберите команду Вид>Колонтитулы.

Окно документа изменится, и вашему вниманию будет предложен образец колонтитула с надписью Верхний колонтитул или Нижний колонтитул в верхнем левом углу. Кроме того, появится плавающая панель инструментов Колонтитулы.

2. Щелкните на пиктограмме переключения между верхним и нижним колонтитулом Верхний/Нижний колонтитул, чтобы выбрать тот, который вам необходим. Переход от верхнего колонтитула к нижнему и обратно выполняется однократным щелчком мыши.

3. Введите текст колонтитула.

Текст колонтитула можно изменять с помощью тех же команд форматирования, которые применяются к текстам Word, включая табуляцию (если вы забыли, как выполняется форматирование, прочтите главы 11−13, посвященные форматированию символов, абзацев и установке табуляции).

В Word верхний (и нижний) колонтитулы содержат метки табуляции с выравниванием по центру и правому краю. Это позволяет вводить в них текст, автоматически выравниваемый по центру и правому краю вверху (или внизу) страницы. Данные метки табуляции использовать не обязательно, но умники из Microsoft думают по-другому.

4. Для введения специальных элементов пользуйтесь кнопками панели инструментов Колонтитулы. Подведите указатель мыши к любой кнопке, и появится краткое описание ее функции (так же, как в обычных панелях инструментов!).

Например, для того чтобы установить номер страницы в центре нижнего колонтитула, следует нажать клавишу <�Таb>, а потом щелкнуть на кнопке Номер страницы С помощью раскрывающегося списка Вставить автотекст в колонтитулы можно ввести элементы автотекста. Параметры, которые вы выбираете для вставки в колонтитул, являются обновляемыми «полями», отражающими различные особенности вашего документа (рис. 15.3). Например, пункт меню Вставить автотекст — Стр. <�№> из <�всего> — вводит в колонтитул номер текущей страницы, указывая общее число страниц документа.

5. Закончив работу, щелкните на кнопке Закрыть.

В режиме Разметка страницы в документе представлены верхний и (или) нижний колонтитулы, отображаемые призрачно-серым цветом. В режиме Обычный колонтитулов не видно, хотя они никуда не делись. (Просмотреть колонтитулы можно также с помощью команды Предварительный просмотр, описанной в главе 9.)

В колонтитулы можно поместить даже графику. Это весьма удобно, если в колонтитул требуется ввести логотип компании.

· Для того чтобы установить в колонтитуле нумерацию страниц, начиная с 1, вовсе не обязательно переходить на первую страницу. Word достаточно сообразителен, чтобы правильно пронумеровать страницы, независимо от того, на какой из них вы редактируете колонтитул.

· В режиме Разметка страницы можно быстро отредактировать колонтитул, дважды щелкнув на его «призрачном» изображении.

· Возможно, перед номером страницы вам захочется поместить какой-нибудь текст (чтобы номер не чувствовал себя слишком одиноким). В порыве творческого вдохновения вы вводите слово Страница и пробел, после чего щелкаете на кнопке со значком # (конечно, можно придумать и что-нибудь поинтереснее).

· Колонтитулы вы вправе создавать для каждого раздела документа. Если в документе несколько разделов, название колонтитула отображается вместе с номером раздела, например, так: Верхний колонтитул-Раздел 2-. Не забывайте, любые дополнения к колонтитулам, а также их изменения в одном разделе не отражаются на колонтитулах остальных разделов документа.

· Если вы хотите ввести в колонтитул текущую дату или время, на панели инструментов Колонтитулы следует щелкнуть, соответственно, на кнопке Дата или Время.