Системный анализ состояния субъекта управления

Все виды управленческой деятельности можно сгруппировать в четыре основных функции управления:

• 1) планирование, состоящее в выборе целей и плана действий по их достижению;
• 2) функция организации, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними;
• 3) руководство, состоящее в мотивировании исполнителей к осуществлению запланированных действий и достижению поставленных целей;
• 4) контроль, заключающийся в соотнесении реально достигнутых результатов с теми, которые были запланированы.

Регулирование непосредственно смыкается с функциями координации и контроля. В ходе производства разработанные программы подвергаются воздействию внутренней и внешней среды, в результате чего возникает нарушение их в процессе выполнения. При реализации функции регулирования воздействие на коллектив людей, занятых в производстве, осуществляется посредством принятия оперативных мер по предотвращению, а если это не удается, то по устранению выявленных отклонений и сбоев в ходе производства.

Функции, которые должен выполнять руководитель, в магазине ИП «Дамский»:

• · определение целей и задач;
• · распределение заданий между членами группы;
• · определение обязанностей и обсуждение их с каждым сотрудником;
• · контроль и обсуждение хода выполнения индивидуальных и групповых заданий;
• · мотивация сотрудников;
• · поощрение кооперации и сотрудничества внутри и вне группы;
• · создание благоприятной морально-психологической обстановки в группе;
• · решение проблем и принятие решений;
• · поощрение инициативы сотрудников, учет их взглядов, мнений, идей;
• · создание условий для работы с полной самоотдачей;
• · дисциплинирование, в случае необходимости.

Понятие организационной структуры управления Организационная структура управления — совокупность отделов и служб, занимающихся построением и координацией функционирования системы управления, разработкой и реализацией управленческих решений.

В рамках организационной структуры управления регламентируются такие функции, как выполнение бизнес-плана, инновационного проекта, разделение и кооперация управленческой деятельности, в рамках которой происходит процесс управления. [17].

Структура управления должна отражать цели и задачи организации, функциональное разделение труда и объем полномочий работников управления с учетом ограничений внутренней и внешней среды.

Построение организационной структуры базируется на функциях управления и определяется принципом первичности функций и вторичности органа управления, имея характер пирамиды, т. е. содержит несколько уровней управления. Чем выше уровень управления, занимаемый руководителем, тем меньше его работники заняты решением конкретных технических задач и тем больший удельный вес в структуре рабочего дня работников занимает решение вопросов по оценке перспектив развития производства, выработке тактики и стратегии управления.

Элементы организационной структуры управления:

• · самостоятельное структурное подразделение — административно обособленная часть, выполняющая одну или несколько функций управления;
• · звено управления — одно или несколько подразделений, которые необязательно обособлены административно, но выполняют определенную функцию управления;
• · управляющая ячейка — отдельный работник управления или самостоятельное структурное подразделение, выполняющее одну или несколько специальных функций менеджмента. 14]

Между элементами существуют связи:

горизонтальные — носят характер согласования и являются, как правило, одноуровневыми;

вертикальные — связи подчинения, которые возникают при наличии нескольких уровней управления, делятся на линейные и функциональные.

Технология процесса управления представляет собой порядок взаимодействия работников аппарата управления, информации и технических средств управления при выполнении какой-либо управленческой деятельности. Если технология процесса управления оформляется документально, то это представляет собой документ, в котором указывается:

• 1) что должно быть сделано;
• 2) когда это должно быть сделано;
• 3) кто это должен делать;
• 4) какие ресурсы для этого необходимы;
• 5) по какой методике это должно быть сделано;
• 6) где это должно быть сделано;
• 7) как должен быть оформлен результат.

Именно с помощью технологии каждый из этапов процесса управления может быть расчленен на различные операции и процедуры.

Управленческое решение.

• 1) важнейший вид управленческого труда, а также совокупность взаимосвязанных, целенаправленных и логически последовательных управленческих действий, которые обеспечивают реализацию управленческих задач;
• 2) творческое, волевое действие субъекта управления, которое основывается на знании объективных законов в сфере функционирования управляемой системы и анализа информации об её функционировании. Данное действие заключается в выборе цели, программы и способов деятельности коллектива в сфере разрешения проблемы или в сфере изменения цели.

Управленческим называется решение, которое разрабатывается для социальной системы. Оно направлено на следующие аспекты [3]:

• · стратегическое планирование;
• · управление управленческой деятельностью;
• · управление человеческими ресурсами, такими как: производительность, активизация знаний и умений;
• · менеджмент деятельности в области производства и обслуживания;
• · обеспечение формирования системы управления компании;
• · управленческое консультирование;
• · менеджмент внутренних и внешних коммуникаций.

Информация — один из ключевых ресурсов, без которого невозможна эффективная деятельность. Информация (лат. informatio — разъяснение, изложение) — это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления [1]. В теории управления целесообразно применять определение информации, как совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. Информация используется как ресурс для исполнения служебных функций, а также как средство служебных коммуникаций, поскольку последние осуществляются в процессе передачи различных сведений. Главное то, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуации [2].

На практике это представляет собой необходимость органам управления иметь достаточно четкие представления:

• 1. о происходящих в обществе, экономике, политике, социальной сфере изменениях, тенденциях их развития;
• 2. о том, на каком этапе своего развития находится организация и насколько она и реализуемая ею стратегия соответствуют тенденциям и целям социально-экономического развития общества;
• 3. насколько существующие в организации подходы к управлению отвечают требованиям гармоничного взаимодействия с деловыми партнерами, традициям, культуре управленческих отношений как внутри, так и вне ее;
• 4. о том, какая стратегия должна быть выработана для организации, чтобы обеспечить ее устойчивое функционирование, удовлетворение жизненных и социальных потребностей персонала.

Основа технического обеспечения системы управления персоналом — это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

В менеджменте обобщены основные требования к комплексу технических средств системы управления персоналом.

• 1. Программная, информационная, техническая совместимость входящих в комплекс средств.
• 2. Адаптируемость к условиям функционирования службы управления персоналом.
• 3. Возможность расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей. При выборе техники следует обратить внимание на: предназначение; производительность оборудования; надежность и безотказность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и численность обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Выбор типа, модели технических средств, применяемых в системе менеджмента персонала предприятия, производится по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных каталогов. Эффективному формированию комплекса технических средств системы управления кадрами способствуют унификация и стандартизация в области технического обеспечения. Кроме национальных стандартов, при создании технической базы системы управления персоналом могут использоваться стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами-производителями соответствующего оборудования, определяющими нормативы работы технических средств.

Техническое обеспечение системы кадрового менеджмента может потребовать значительных инвестиций. Следует помнить о том, что техническое обеспечение — это наименее адаптируемая часть кадровой подсистемы, для изменения технических возможностей системы управления персоналом организации требуются значительные материальные затраты. Поэтому ошибки при формировании комплекса технических средств могут привести к тяжелым последствиям.

В комплекс технических средств службы управления персоналом включают и средства оргтехники. Также при определении потребности в технических средствах руководству организации следует помнить, что использование различных средств оргтехники приносит с собой сокращение трудоемкости отдельных видов работ с документами в 3−4 раза.

Кадровое обеспечение — комплекс действий, направленных на поиск, оценку и установление заранее предусмотренных отношений с рабочей силой как в самой компании для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице, так и вне её пределов для нового найма временных или постоянных работников.

По истечении сроков трудовых договоров или в случае несоответствия требованиям компании, функции кадрового обеспечения также предусматривают увольнение. В современном бизнесе талантливые работники особенно важны для достижения паритета и превосходства над конкурентами.