Порядок анализа состояния расчетов с подотчетными лицами

Состояние дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, их размеры, оказывают влияние на оборачиваемость капитала, следовательно и на финансовое состояние предприятия.

Анализ расчетов с подотчетными лицами направлен на разработку мероприятий по совершенствованию организации учета контроля за расчетами с подотчетными лицами на предприятииЧечевицина Л.Н., Чуев И. Н. Анализ финансово-хозяйственной деятельности: учебник; 5-е изд. перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2010. 352с., 318 с.

Цель анализа расчетов с подотчетными лицами состоит в исследовании структуры, величины и динамики дебиторской и кредиторской задолженности по подотчетным лицам и разработкой мер по устранению причин возникновения задолженности.

Задачи анализа расчетов с подотчетными лицами:

• — следить за соотношение дебиторской и кредиторской задолженности в разрезе подотчетных лиц предприятии;
• — контролировать состояние расчетов по несвоевременно возращенным подотчетным (просроченным) суммам сотрудниками предприятия;
• — исследовать причины нарушения порядка выдачи подотчетных сумм и ведения синтетического учета с подотчетными лицами;
• — определение мероприятий по улучшению состояния расчетов с подотчетными лицами.

Анализ состояния расчетов с подотчетными лицами проводится на основе материалов внутреннего учета, бухгалтерской отчетности и данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», где собирается вся информация о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на хозяйственно-операционные и командировочные расходы.

При анализе расчетов с подотчетными лицами следует обратить внимание на следующие моменты:

• — определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право, получать деньги под отчет;
• — не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров;
• — не получают ли деньги под отчет лица, не отчитавшиеся по ранее полученным суммам;
• — имеется ли на авансовых счетах отметка руководителя о целесообразности произведенных расходов;
• — своевременно ли отражаются в учете расходы из подотчетных сумм.

Анализ расчетов с подотчетными лицами должен проводится бухгалтерской службой, финансовым или планово-экономическим отделом ежемесячно. В процессе анализа используются методы группировки, сравнения, относительных величин и исчисления коэффициентов.

Количественный анализ состояния дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами следует начинать с общей оценки динамики её в целом по предприятию и в разрезе структурных элементов предприятия (аппарат управления, водители, менеджеры и т. п.).

Качественный анализ дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами позволяет определить динамику абсолютного и относительного размера просроченной краткосрочной и долгосрочной. Целесообразно при анализе составлять таблицу, в которой дебиторская задолженность за подотчетными лицами будет классифицироваться по срокам образования Савицкая Г. В. Экономический анализ [Текст]: учебник / Г. В. Савицкая, — 13-е изд. исправ. — М.: Новое знание, 2009. — 679 с., 499 с. Эта группировка позволит руководителю принимать управленческие решения, в области расчетов по подотчетным суммам.

В ходе анализа дебиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами рассчитываются следующие показатели.

1 Оборачиваемость задолженности в оборотах :

(1.1).

Где средняя дебиторская задолженность по расчетам с подотчетными лицами определяется по формуле:

2. Оборачиваемость дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами в днях Донцова Л. В. Анализ финансовой отчетности [Текст]: учебное пособие / Л. В. Донцова, Н. А. Никифорова — 7-е изд., перераб. и доп. — М.: Дело и сервис, 2009. — 359 с., 272−274 с :

(1.3).

где:

3. Доля дебиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами в общем объеме текущих активов :

. (1.4).

4. Доля сомнительной дебиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами в составе дебиторской задолженности :

(1.5).

5. Удельный вес дебиторской задолженности в объеме реализации :

. (1.6).

Кроме того, для обобщения результатов анализа по данным аналитического учета следует составлять сводную таблицу, в которой дебиторскую задолженность по расчетам с подотчетными лицами классифицировать по срокам образования: до 1 мес., от 1 до 3 мес.; от 3 до 6 мес., от 6 до 12 мес. и свыше 12. Ежемесячное составление такой таблицы позволит бухгалтеру представлять картину состояния расчетов и выявлять просроченную задолженность.

Анализ дебиторской задолженности следует дополнить анализом кредиторской задолженности по расчетам с подотчетными лицами, который проводится аналогично с исчислением выше указанных показателей Шеремет А. Д. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия: учебник — М. ИНФРА-М, 2009. 367с., 264 с.

Рассматривая расчеты с подотчетными лицами на практическом предприятии, то следует отметить, что наибольший объем задолженности приходится на дебиторскую, т. е. задолженность подотчетных лиц. Однако имеются случаи и возникновения кредиторской задолженности, которая переходит из конечных дат одного месяца в другой, а так же несвоевременного получения перерасхода по авансовым отчетам подотчетных сумм по ряду объективных и субъективных причин.

В заключение анализа следует произвести сопоставление дебиторской и кредиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами, для этого следует использовать таблицу 1.3.

Таблица 1.3 Сравнительный анализ дебиторской и кредиторской задолженности расчетов с подотчетными лицами

Состояние кредиторской задолженности, во многом определяется состоянием кредиторской задолженности. Дебиторская задолженность расчетов с подотчетными лицами — величина управляемая и для этого на предприятии разрабатываются конкретные меры по управлению процессом изменения дебиторской задолженности.

• — своевременно выявлять недопустимые виды задолженности (просроченные, неоправданные);
• — контролировать состояние расчетов по подотчетным лицам, как в течение месяца, так и по его окончанию;
• — следить за соотношением дебиторской и кредиторской задолженности;
• — установить жесткий контроль за порядком выдачи подотчетных сумм.

Обобщая теоретические основы организации бухгалтерского учета и анализа расчетов с подотчетными лицами, следует отметить, что денежные средства в подотчет выдаются только тем работникам организации, которые указаны в приказе руководителя. Не допускается выдача в подотчет лицам, не отчитавшимся за ранее взятые суммы и передача денежных средств другому работнику. Расчеты между юридическими лицами по одной сделке (договору) на должны превышать 100 000 рублей. В подотчет денежные средства выдаются на административно-хозяйственные нужды, выполнение служебных заданий в командировке и представительские расходы — путем выдачи наличных денег или банковской корпоративной карты. Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а аналитический учет обеспечивает детализацию в разрезе сотрудников и целевого аванса. Авансовый отчет подотчетного лица — это основание по списанию задолженности с подотчетного лица.

Качество учета обеспечивается проведением анализа, который включает в себя следующие этапы: анализируется доля задолженности подотчетных лиц в общей сумме дебиторской задолженности предприятия и ее динамика; изучается состав подотчетных лиц на основании данных аналитического учета по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»; рассматриваются направления расходования средств; выявляются недостатки организации учета расчетов с подотчетными лицами и разрабатываются мероприятия по устранению недостатков и совершенствованию учета и анализа расчетов с подотчетными лицами.