Ведение бухгалтерского учета с подотчетными лицами осуществляются согласно нормативной документации, имеющей различный статус. В зависимости от статуса и назначения нормативная документация может быть представлена следующим образом:
- 1) Уровень 1. Законодательный. На данном уровне определяется сущность бухгалтерского учета, его основные задачи, понятия, которые используются в учете, а также порядок и методика регулирования, организация и ведение бухгалтерского учета и предоставление бухгалтерской отчетности.
- 2) Уровень 2. Нормативный. На данном уровне устанавливаются базовые правила в формировании полной и достоверной информации по отдельным разделам бухгалтерского учета и по предоставлению информации в бухгалтерской отчетности.
- 3) Уровень 3. Методический. На данном уровне документы обладают рекомендательным характером. В них излагаются методические указания, а также разъясняются вопросы постановки бухгалтерского учета.
- 4) 4 уровень. Организационный. На данном уровне предприятия используют законодательство РФ о бухгалтерском учете, нормативные акты органов, которые осуществляют регулирование бухгалтерского учета и самостоятельно формируют учетную политику.
Расчеты с подотчетными лица затрагивают сразу несколько разделов бухгалтерского и налогового учета, из-за чего перечень законодательных актов является достаточно широким.
В ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ в ред. от 04.11.2014 N 344-ФЗ отражены основные положения, связанные с отражением расходов подотчетных лиц в бухгалтерском учете.
«Порядок о ведении кассовых операций» содержит нормативы порядка выдачи средств под отчет на хозяйственные нужды. Там же содержатся и правила оформления и выдачи командировочных расходов. В ТК РФ оговорен перечень лиц, которые могут быть направлены в командировку.
Размер суточных устанавливается Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. № 93.
Основные документы четвёртого уровня включают формы первичных учетных документов по учету расчетов с подотчетными лицами:
- 1) Приходный кассовый ордер (форма КО-1), который выписывается при условии, что работник вернет в кассу неизрасходованная подотчетная сумма,
- 2) Расходный кассовый ордер (форма КО-2) выписывается при выдаче денежных средств под отчет,
- 3) Командировочное удостоверение (форма №Т-10) отражает фактическое время нахождения сотрудника в командировке,
- 4) Авансовый отчет с приложением документации, подтверждающей целесообразность совершенных затрат. Такими документами являются счета, квитанции, проездные билеты, товарные накладные, чеки и пр.,
- 5) План счетов бухгалтерского учета, утвержденный руководителем предприятия, в котором содержится перечень применяемых на предприятии синтетических счетов и субсчетов.
