Учет расчетов с подотчетными лицами и персоналом по прочим операциям

Учет расчетов с подотчетными лицами по служебным командировкам и по хозяйственно-операционным расходам.

Работникам в подотчет могут выдаваться денежные средства:

• — для осуществления хозяйственных расходов;
• — для осуществления командировочных расходов.

Наличными денежными средствами между субъектами хозяйствования Республики Беларусь разрешены расчеты в сумме не более 300 базовых величин в день.

За счет хозяйственных расходов могут приобретаться канцелярские товары, материалы, необходимые для ведения деятельности организации, могут осуществляться телеграфные, телефонные расходы и т. д.

Получая деньги на хозяйственные расходы, работник организации обязан отчитаться в течение трех дней при получении наличных денежных средств и в течение пятнадцати дней при осуществлении расходов по пластиковой карточке.

Работник обязан представить авансовый отчет, в котором изложить и документально подтвердить все расходы, которые он произвел с ведома руководителя организации.

Приобретенные ценности должны быть оприходованы на баланс.

Неиспользованные денежные средства работник в течение трех дней обязан вернуть в кассу организации.

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы.

Направление работников в служебную командировку оформляется приказом (приложение 19), распоряжением нанимателя с выдачей командировочного удостоверения (приложение 19).

Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении о дне прибытия и выбытия из мест пребывания.

Командированному работнику возмещаются расходы:

• 1) по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к месту служебной командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости представленных подлинных проездных документов. Командированному работнику возмещаются расходы по бронированию билетов, за пользование в поездках постельными принадлежностями при проезде к месту командировки и обратно в плацкартных, купейных и мягких вагонах при наличии подтверждения их оплаты. Стоимость набора питания, выдаваемого в поездах международного сообщения, включенная в цену железнодорожного билета, возмещению не подлежит. При нерегулярном транспортном сообщении в пределах одного административного района с разрешения нанимателя оплата за проезд может быть компенсирована без представления проездных документов по минимальной стоимости проезда. Подлежат возмещению расходы по проезду транспортом общего пользования (кроме такси) к станции, пристани, аэропорту, если они находятся за чертой населенного пункта;
• 2) по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) в размере стоимости представленных подлинных документов (счетов, квитанций и др.), подтверждающих оплату расходов, но не выше стоимости одноместного номера (одного места в номерах с количеством мест для проживания от двух и более). Возмещение расходов за проживание в номерах высшего разряда (категории) допускается с разрешения нанимателя с учетом характера задания, выполняемого работником. Командированному работнику при представлении подтверждающих документов возмещаются расходы по бронированию мест в гостинице. В случае представления командированному работнику дополнительных услуг, но включенных в стоимость номера (телевизора, холодильника и других предметов культурно-бытового назначения, включенных в состав оборудования гостиничного номера), данные расходы подлежат возмещению на основании подлинных документов, подтверждающих оплату дополнительных услуг. Стоимость завтрака, включенного в стоимость номера за проживание в гостинице, командированному работнику не возмещается;
• 3) за проживание вне места жительства для покрытия дополнительных личных расходов возмещаются суточные. При направлении работника в командировку для участия в семинарах, совещаниях, сборах и в других случаях, если принимающая сторона обеспечивает за свой счет питание либо эти расходы оплачивает принимающая сторона путем безналичного перечисления, суточные выплачиваются только за время нахождения в пути, если в эти дни питание не было предоставлено. В случае предоставления командированному работнику одноразового питания суточные выплачиваются в размере 70%, двухразового — 30% установленной нормы;
• 4) расходы по международным телефонным переговорам возмещаются командированному работнику лишь в случае, когда они производились в интересах выполнения служебного задания на основании соответствующих квитанций (счетов) с подтверждением необходимости этих переговоров нанимателем.

В случае использования командированным работником своих выходных дней в месте командировки до начала или после ее окончания оплата проезда работнику производится на общих основаниях, а суточные и расходы по найму жилого помещения за эти дни не возмещаются.

Командированному работнику не позднее, чем за день до отъезда в служебную командировку, наниматель обязан выдать денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату стоимости проезда к месту служебной командировки и обратно, расходов по найму жилого помещения и суточных.

Командированные работники, получившие наличные деньги под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязаны не позднее трех рабочих дней (при использовании корпоративной пластиковой карточки не позднее 15 рабочих дней) по истечении срока, на который они выданы, или со дня его возвращения из командировки, исключая день прибытия, предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и возвратить в кассу неиспользованные наличные деньги.

В авансовом отчете указываются произведенные расходы по найму жилого помещения, проезду, сумма суточных за фактические дни нахождения в служебной командировке и другие подлежащие возмещению расходы.

К авансовому отчету должны быть приложены следующие документы:

• — командировочное удостоверение с заверенными отметками о дне прибытия и дне выбытия из места командирования. Отметки о прибытии и выбытии заверяются печатью (штампом) с наименование организации, в которую был командирован работник;
• — проездные документы, подтверждающие фактические расходы по проезду к месту командировки и обратно (приложение 20);
• — оплаченные счета, квитанции или другие документы, подтверждающие фактические расходы по найму жилого помещения и иные расходы (приложение 20, 21);
• — отчет о проделанной работе по требованию нанимателя (приложение 22).

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее полученным на командировочные расходы суммам.

Информация о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы обобщается на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .

В универмаге выдача работникам под отчет сумм отражается по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счетов 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», 52 «Валютные счета». Израсходованные подотчетными лицами суммы отражаются по дебету счета 44 «Расходы на реализацию» и других счетов и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» .

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» и кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Удержание этих сумм с подотчетных лиц отражается по дебету счетов 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» и кредиту счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества» .

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждому подотчетному лицу.