Автоматизация предприятия

На сегодняшний день в мире информационные технологии достигли высокого уровня развития. В связи с этим большинство развивающихся компаний используют автоматические средства, позволяющие эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные. Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы делопроизводства крупного предприятия, нельзя не отметить, что его эффективная работа всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем.

Компьютерный же учет имеет свои особенности и радикально отличается от бумажного. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в делопроизводстве, получаемые с помощью компьютера, можно получить и без него, но на расчеты уйдет столько времени, что они уже не будут нужны; или ими придется занять такое количество делопроизводителей, что на их зарплату уйдет значительно больше, чем будет получено прибыли в результате их работы. Таким образом при применении компьютера количество переходит в качество: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения делопроизводства.

Программное обеспечение для работы с базами данных используется на персональных компьютерах уже довольно давно. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений.

В условиях жесткой конкуренции одним из способов противодействия неблагоприятным условиям является построение эффективной информационной системы делопроизводства, поэтому тема дипломного проекта является актуальной.

Основное преимущество автоматизации — это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т. д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

В связи с постоянно растущим бумажным оборотом предприятия возникла необходимость в автоматизации работы делопроизводства, так как делопроизводители, выполняющие все операции делопроизводства не могли больше быстро и качественно справляться со своими обязанностями при все возрастающем количестве документов.

Целью данного дипломного проекта является автоматизация делопроизводства и разработка информационной системы компании «Сивас» в виде АРМ делопроизводителя.

Целью автоматизированной системы является создание единой информационной сети, позволяющей эффективно хранить, обрабатывать анализировать и использовать информацию по документации компании.

В результате проведенных исследований было принято решение разработать АРМ делопроизводителя, обеспечивающую учет основных операций делопроизводства.

1. Аналитическая часть

1.1. Технико-экономическая характеристика предметной области и предприятия

1.1.1. Характеристика предприятия и его деятельности

Компания «Сивас» («Cyvas») зарегистрирована в 1993 году. Основной акцент при создании компании был сделан на комплексной реализации строительных проектов, состоящих из нескольких самостоятельных этапов от проектирования до выполнения работ по интерьеру.

Уже в 1994 году открылось постоянное Представительство «Сивас» в России, где компания к тому времени реализовала несколько интересных проектов и подтвердила репутацию не только высокопрофессионального исполнителя, но и надежного партнера.

Сейчас «Сивас» занимается проектированием, оформлением разрешительной документации, а также полным циклом строительных работ («под ключ») преимущественно на условиях генерального подряда и в соответствии с лицензиями на проектирование, общестроительные и строительно-монтажные работы при возведении зданий и сооружений I и II уровней ответственности (высотой до 100 м).

Материалы, оборудование и мебель, поставляемые международными представительствами компании «Сивас» напрямую с заводов-изготовителей, разрешены к использованию на территории Российской Федерации, что подтверждено соответствующими сертификатами.

Для выполнения проектных и строительно-монтажных работ создана мощная техническая база: при проектировании используются системы автоматизированного проектирования, при разработке экстерьеров и интерьеров 3-мерная компьютерная графика, а в строительстве применяются передовые механизмы, технологии и материалы. Например, в технологиях теплозащиты и энергосбережения зданий применяются инженерные системы последних поколений.

Технико-экономические свойства объекта управления приведены в табл.1.1.

Таблица 1.1

№ пп Наименование характеристики (показателя) Значение показателя на определённую дату либо за период Стоимостные характеристики, руб.

1 Количество проектов в год, доход 3 23 500 200

2 Количество документов, проходящих через канцелярию компании в год, стоимость обработки 62 000 759 000

3 Количество отделов 10 ;

4 Количество работников, з/п 105 1 740 000

1.1.2. Организационная структура управления предприятием

Компания «СИВАС» в своей работе применяет методики управления, системы и технологии согласно своим потребностям.

Система функционирования компании на базе текущей численности персонала:

— Управленческий персонал к нему относятся руководители (ген.директор, коммерческий директор, заместитель директора, главный инженер) и специалисты (начальники участков)

Основные функции:

все вопросы руководства текущей деятельностью компании;

представление интересов компании;

совершение сделок;

утверждение штатов, заключение трудовых договоров;

издание указов, распоряжений, приказов;

оперативное руководство деятельности;

— Административный персонал (секретари, руководитель АХО, офис-менеджеры и т. д.).

Основные функции:

Ведение делопроизводства

Контроль исполнения приказов и распоряжений руководства для различных отделов и департаментов

Организация и контроль проведения ремонтных работ в офисе (проведение тендеров среди подрядчиков)

Организация переездов

Взаимодействие с эксплутационными службами, арендодателями

Участие в организации и проведении корпоративных мероприятий

Административная поддержка жизнедеятельности офиса: закупка расходных материалов, канцелярии, продуктов

Проведение тендеров среди подрядчиков (ремонт, переезд, закупка мебели и т. п.)

Организация и оснащение рабочих мест сотрудников

Руководство курьерскими службами, уборщицами, секретарями на ресепшн.

— Персонал по технике безопасности (охрана).

Основные функции:

Разработка, реализация и совершенствование системы мер по обеспечению экономической безопасности организации;

Своевременное выявление и предупреждение внутренних и внешних угроз экономическим интересам организации;

Обеспечение защиты сведений, составляющих коммерческую тайну

Вскрытие фактов экономических правонарушений со стороны работников организации.

Обучение сотрудников организации основам экономической безопасности.

Контроль соблюдения сотрудниками организации норм и правил экономической безопасности.

Организационно-методическое руководство, координация и контроль деятельности структурных подразделений организации по вопросам экономической безопасности.

— Проектировщики. Основные функции:

Выполняют под руководством более квалифицированного специалиста отдельные проектные работы, обеспечивает их соответствие техническим заданиям, действующим стандартам, техническим условиям, строительным нормам и правилам, нормам по технике безопасности, производственной санитарии и противпожарной защите.

Увязывают принятые проектные решения с проектными решениями других разделов (частей) проекта.

Используют при выполнении заданий каталоги и справочники, техническую документацию по типовым проектным решениям, унифицированным узлам и изделиям.

Выполняют работы по оформлению привязки к конкретным площадкам строительства типовых и повторно применяемых проектов, сверке копий проектных документов с их оригиналами, а также по внесению изменений в разработанную проектно-сметную документацию, сдаче ее в архив.

— Технических персонал. Основные функции:

Проектирование и разработка новых объектов.

Планово-профилактические работы и текущий ремонт ИС

Проведения технико-экономических расчетов;

Выполнение чертежных и графических работ;

Оформлению проектно-сметной документации;

Выполнение технических работ на объекта.

— Инспектирующий управленческий персонал и строительный надзор. Основные функции:

Осуществление технического надзора строительства;

Обследование объектов;

Испытание новых введенных в эксплуатацию объектов;

— Управление механизации

Основные функции:

Строительно-монтажные и погрузочно-разгрузочные работы;

Эксплуатация и ремонт строительной техники;

Транспортные услуги;

— Бетонный завод — это крупный современный завод, производящий более 1000 наименований ЖБИ, использующихся как на исполняемых объектах фирмы, так и в продажу сторонним организациям.

— Производство симпролита отдел, отвечающий за производство и сбыт симпролита, особо легкого строительного материала, с наилучшими теплохарактеристиками в классе бетона. Симпролит — это запатентованная смесь из вспененных гранул полистирола, портланд цемента и добавок. Используется специальное оборудование, которое позволяет формовать стеновые и перегородочные блоки и изготавливать плиты для утепления и реконструкции фасадов.

— Персонал на площадке отдел, отвечающий за ведение производства, состоит из:

постоянный управляющий по технике безопасности;

постоянный управленческий персонал и строительный надзор;

рабочие.

В приложении 1 показана организационная структура компании.