Учет материальных запасов

Материально-производственные запасы — это в широком понимании предметы труда, которые вещественно составляют основу изготовляемой продукции и включаются в её себестоимость полностью после предварительной обработки в одном производственном цикле.

Основными задачами учета материально-производственных запасов является контроль за сохранностью материальных ресурсов, соответствием складских запасов нормативам, за выполнением планов снабжения материалами; выявление фактических затрат, связанных с заготовкой материалов; контроль за соблюдением норм производственного потребления; правильное распределение стоимости израсходованных в производстве материалов по объектам калькуляции; рациональная оценка производственных запасов.

Принятие к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов в виде материалов и товаров осуществляется с использованием счета заготовления и приобретения материальных ценностей и счета учета отклонений в стоимости материальных ценностей.

В бухгалтерском учете материалы и товары отражаются по учетным ценам на отдельных счетах учета материалов и учета товаров соответственно.

В качестве учетных цен на материалы и товары, приобретенные за плату, применяются установленные договором на их приобретений цены без учета транспортно — заготовительных расходов.

Другие затраты, отдельно указанные в договоре на приобретение материалов и товаров, а также иные затраты, непосредственно связанные с приобретением материалов и товаров, формирующих их фактическую себестоимость, относятся к транспортно — заготовительным расходам и отражаются на счете учета отклонений в стоимости материалов.

При отпуске материально-производственных запасов (кроме товаров, учитываемых по продажной стоимости) в производство и ином выбытии их, оценка производится по средней себестоимости.

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупающих материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств.

На поставку материалов организация заключает договора с поставщиками, которые определяют цены, сроки, права, обязанности и ответственность сторон по поставкам продукции. Вместе с отгрузкой продукции поставщик высылает организации расчетные и другие сопроводительные документы — платежное требование, товарно-транспортные накладные. Расчетные и другие документы, связанные с поступлением материалов, поступают в бухгалтерию, где проверяется правильность их оформления.

При поступлении материалов от поставщиков заведующий складом проверяет соответствие их фактического наличия данным документов поставщика и если расхождений нет, то выписывает приходные ордера на все количество поступившего груза в одном экземпляре о поступлении материалов, также счета-фактуры. В случае выявления недостачи, порчи материалов составляется коммерческий акт, служащий основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщику.

Подотчетные лица организации торговли и других организациях торговли и других организациях за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный чек с прилагаемым кассовым чеком. Подотчетным лицом составляется авансовый отчет.

При расходе материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют требование — накладную. Они выписываются на один или несколько видов материалов сроком на 1 месяц. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляют в соответствии с действующими нормами расхода. Также на предприятии составляется акт на списание материальных ценностей.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимитный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной на замену (дополнительный отпуск материалов).

Отпуск материалов сторонним организациям оформляют накладными на отпуск материалов на сторону, которые вписываются предприятием в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов: первый экземпляр остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материалов. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов. Требование-накладная (форма М-11) представлена в приложении Д.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов.

В бухгалтерском учете поступление материально-производственных запросов отражается следующими бухгалтерскими записями:

При поступлении материалов дебетуют материальный счет 10 «Материалы» и кредитуют:

• — счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» — на стоимость поступивших материалов по ценам поставщиков со всеми наценками сбытовых и снабженческих организаций и транспортно-заготовительными расходами;
• — счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — на стоимость материалов, оплаченных из подотчетных сумм;
• — счет 23 «Вспомогательные производства» — на расходы по доставке материалов собственным транспортом и на фактическую себестоимость материалов собственного производства.

Материальные ценности, полученные от разборки списанных основных средств, и излишки материалов, выявленные при инвентаризации, оценивают по рыночной стоимости и приходуют по дебету счета 10 с кредита счета 91 «Прочие доходы и расходы».

Если при приемке материалов обнаружена недостача или их порча, то их стоимость отражают по дебету счета 76.2 «Расчеты по претензиям» и кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На материальных счетах стоимость недостач или порчи материалов не отражают.

Отпущенные в производство и на другие нужды материалы списывают с кредита материальных счетов в дебет соответствующих счетов издержек производства и на другие счета в течении месяца: Д 20, 26, 23 К 10.

Проданные материалы списывают с кредита счета 10 в дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы». По дебету счета 91отражают также расходы, связанные с продажей материалов, и сумму НДС по проданным материалам. Финансовый результат реализации материалов списывают со счета 91 на счет 99 «Прибыль и убытки».

НДС по производственным запасам в ОАО «Ковылкинская типография» учитывают на субсчете 19.3 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам». В бухгалтерском учете делается следующая запись: Д 19.3 К 71, 60, 76.

В зависимости от направления расхода производственных запасов сумма НДС, учтенная на субсчете 19.3, подлежит зачету в счет платежей НДС в бюджет (при использовании материальных ресурсов на производственные нужды).

По товарам, работам и услугам, использованным при изготовлении продукции и осуществлении операций, которые освобождены от НДС, суммы НДС, уплаченные поставщиками по таким товарам, зачету не подлежат, а относятся на счета издержек производства и обращения.

В соответствии с установленным порядком учета НДС суммы НДС, подлежащие возмещению (вычету) после фактической оплаты поставщиком за материальные ресурсы, списывают с кредита счета 19.3 в дебет счета 68 «Расчеты по налогам и сборам».

В ОАО «Ковылкинская типография» в состав специальной оснастки и специальной одежды входят рукавицы, костюмы х/б.

Средства индивидуальной защиты работников (специальная одежда, специальная обувь и предохранительные приспособления) относятся к оборотным активам и отражаются обособленно на отдельном субсчете счета учета материалов.

Специальная оснастка и специальная одежда, находящиеся в собственности организации принимаются к бухгалтерскому учету по фактической себестоимости. Срок службы специальной одежды не превышает 12 месяцев.

Эти же предметы, находящиеся в собственности организации, учитываются до передачи в производство в составе оборотных активов организации по счету 10 «Материалы» на отдельном субсчете «Специальная оснастка и специальная одежда на складе».

Для снижения трудоемкости учетных работ допускается производить единовременное списание стоимости специальной одежды, срок эксплуатации которой не превышает 12 месяцев, в дебет соответствующих счетов учета затрат на производство в момент ее передачи сотрудникам организации. Для этого составляется акт на списание малоценных и быстроизнашивающихся предметов.

Приемка и оприходование поступающей специальной оснастки и специальной одежды складами организации, как правило, оформляются путем составления приходных ордеров.

В бухгалтерском учете передача специальной оснастки и специальной одежды в производство (эксплуатацию) отражаются по дебету субсчета «Специальная оснастка и специальная одежда в эксплуатации» в корреспонденции с кредитом «Специальная оснастка и специальная одежда на складе» счета 10 «Материалы».

Аналитический учет специальной оснастки и специальной одежды, находящихся в производстве, ведется по наименованиям, количеству и фактической себестоимости.

Аналитический учет ведется, как правило, в книгах по форме оборотных ведомостей, обеспечивающих получение необходимой информации по учету движения специальной оснастки и специальной одежды.

Проверка материально-производственных запасов начинается с проверки бухгалтерского учёта поступления этих запасов на предприятие. С этой целью проверяются все операции, совершённые организацией в отношении производственных ценностей. Операции могут быть трёх видов — по возмездной передаче материальных ценностей, по передаче ценностей организации в порядке бартера (делового обмена) и операции по безвозмездной передаче производственных запасов (дарения и передаче ценности в уставный капитал предприятия в качестве взноса).

При учёте поступления на предприятие МПЗ одновременно со счётом 10, бухгалтером могут быть использованы счета 15 и 16. На предприятии предусмотрено использование счета 10.

Основными источниками информации для проверки здесь служат доверенности, приходные ордера, накладные, в том числе и накладные на отпуск материалов на сторону, акты об оприходовании материально-производственных ценностей, а также лимитно-заборные карты, служащие для документарного отражения отпуска материалов, постоянно применяемых в производственном процессе. Данная документация проверяется с целью подтверждения учётных данных об оприходовании и движении производственных запасов и на предмет выявления несоответствия требованиям, установленным законодательством РФ.

По общему правилу предприятия самостоятельно решает вопрос о выборе единицы бухгалтерского учёта МПЗ. Главным условием здесь выступает обеспечение возможности формирования полной и достоверной информации о МПЗ, и установление системы надлежащего контроля над их поступлением и расходованием. Запасы отражаются в финансовой отчетности в соответствии с их классификацией исходя из способа использования в производстве продукции, выполнения работ, оказания услуг либо для управленческих нужд организации. На конец отчетного года материально-производственные запасы отражаются в бухгалтерском балансе по стоимости, определяемой исходя из используемых способов оценки запасов.

Особое значение в ходе проверки приобретает правильное документальное отражение хозяйственных операций. В ходе прослеживания проверяются операции, отраженные хозяйственных операций, отраженные в первичном учете, в журналах-ордерах, ведомостях, Главной книге, бухгалтерской отчетности, для подтверждения правильности отражения в бухгалтерском учете поступления и расходования ТМЦ, полноты и своевременности их отражения в регистрах бухгалтерского учета, обоснованности их оценки используется проверка документов.

Все бухгалтерские записи необходимо составлять только на основании правильно оформленных первичных документов, которые должны содержать обязательные реквизиты, подтверждающие достоверность хозяйственной операции: наименование документа, дату составления, содержание операции, измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении, наименование должностей ответственных лиц и их личные подписи, по необходимости расшифровку фамилий должностных лиц.

При сопоставлении наличия ТМЦ в различные периоды, данных отчеты о движении ТМЦ с данными бухгалтерского учета, оценке соотношений между различными статьями отчета и сопоставлении их с данными за предыдущие периоды можно применить аналитические процедуры. Под аналитическими процедурами подразумеваются анализ и оценка полученной информации, исследование важнейших финансовых и экономических показателей проверяемого экономического субъекта с целью выявления необычных и неверно отраженных в бухгалтерском учете фактов хозяйственной деятельности, а также выяснения причин таких ошибок и искажений. Аналитические процедуры можно использовать на этапе получения информации, чтобы собрать прямые доказательства ошибок, нарушений и ложных утверждений в финансовой отчетности.

В ходе анализа применяемого порядка приобретения материалов должны получить ответы на приведенные вопросы, основываясь на следующих документах: хозяйственные договоры по материалам, принятым на ответственное хранение; договоры комиссии; приходные ордера; накладные; счета-фактуры, авансовые отчеты, акты приемки МПЗ; первичные документы складского учета.

Проверка учета МПЗ в организации показал, что материально-производственные запасы учитываются на складе кладовщиками и в бухгалтерии.

По мере совершения хозяйственных операций материально-ответственное лицо производит записи в карточки складского учета материалов; при этом после каждого факта их движения выводится количественный остаток.

Осуществляя осмотр первичных документов предприятия, можно сказать о трудночитаемости информации (не разборчиво, поскольку в основном вся первичная документация по материальным ценностям заполняется рукописно). При заполнении документов прописываются не все реквизиты.

В процессе проверки состояния складского учета были обследованы склады, кладовые, цеха и другие места хранения производственных запасов на предприятии, проверены условия их хранения, состояние противопожарной безопасности складских помещений, оснащенность складов оборудованием, техникой, приборами и правильность их эксплуатации, состояние охраны складских помещений.

При осмотре мест хранения материально-производственных запасов по имеющимся у материально-ответственных лиц документам было выявлено, что оформление приемки и отпуска материальных ценностей, а также записи в книги и карточки складского учета производятся не всегда своевременно.

Запасы на предприятии хранятся на нескольких складах, и в этом случае их инвентаризация проводится одновременно, чтобы исключить возможность переброски ценностей с одного склада на другой.

На предприятии проводится как частичная, когда проверяют наличие ценностей в отдельных местах хранения, так и полная, когда проверкой охватываются все ценности на предприятии в целом. Обязательная полная инвентаризация проводится ежегодно перед составлением годового отчета в сроки, установленные инструкцией по проведению инвентаризации. Кроме годовой инвентаризации на предприятии проверяют наличие остатков в натуре в течение года.

Для проведения инвентаризации создается специальная комиссия. Результаты проверки оформляются инвентаризационной описью и соответствующим актом. Руководитель предприятия лично рассматривает материалы инвентаризации и принимает соответствующие решения по ее результатам.

Выявленные при инвентаризации излишки приходуют. при этом составляют бухгалтерскую запись: Дебет 10 «Материалы» Кредит 91.1 «Прочие доходы».

Недостачи производственных запасов, а также потери от порчи ценностей относят в Дебет счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» с Кредита соответствующих материальных счетов. Если недостачи выявлены ревизиями в текущем году, но относятся они к прошлым годам, то на Дебет счета 94 соответствующие суммы относят с Кредита счета 98 «Доходы будущих периодов». Недостающую продукцию текущего года списывают по плановой себестоимости. В дальнейшем после принятия решения о списании потерь и недостач их списывают с Кредита счета 94 в установленном порядке.

Как таковых недостатков в состоянии складского учета не обнаружено.

Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию материалов, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их фактическое наличие, состояние и оценка.

В организации инвентаризация материальных запасов проводится: полная — один раз в ноябре или при смене материально-ответственного лица; выборочная — ежемесячно, в конце месяца; при смене МОЛ, если были выявлены факты хищения ТМЦ; инвентаризуются участки в конце каждого месяца.

Инвентаризация проводится на основании приказа руководителя предприятия, в котором прописываются направления проведения инвентаризации, состав комиссии, сроки проведения инвентаризации. Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия, назначенная приказом руководителя. В состав включается представитель администрации, бухгалтерии, другие специалисты, способные оценить состояние ТМЦ.

Результаты инвентаризации отражают в инвентаризационной описи ТМЦ (форма № ИНВ-3), которая составляется не менее, чем в 2-х экземплярах, в нее заносятся сведения о фактическом наличии имущества. Если данные описи или акта отличаются от данных бухгалтерского учета, то составляется сличительная ведомость (форма № ИНВ-19). Также заполняется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией, в которую заносятся сведения о факте излишков или недостачи ТМЦ, порчи имущества или акт. Из общей суммы недостач и потерь часть может быть зачтена по пересортице, отнесена на виновных, списана в пределах норм естественной убыли, списана сверх норм естественной убыли.

Недостачи ТМЦ, выявленные при инвентаризации, учитываются по дебету счета 94: Д 94 К 10 — выявлена недостача.

Списание недостач отражается по кредиту счета 94:

Д 20 К 94 — списание недостачи в пределах норм естественной убыли;

Д 73/2 К 94 — недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновных лиц:

Д 91/2 К 94 — списана недостача сверх норм естественной убыли при отсутствии виновных лиц.

Если в ходе инвентаризации обнаружены неучтенные ТМЦ, их оприходуют: Д 10 К 91/1 — оприходованы неучтенные материалы (товары), выявленные при инвентаризации.

Анализируя первичные документы, регистры бухгалтерского учета и фактическое наличие материалов на предприятии не все подсчеты осуществляются правильно.

Проверка соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций. Контроль за учетными работами, выполняемыми бухгалтерией, и корреспонденцией счетов по движению ТМЦ проводится путем соблюдения правил учета отдельных хозяйственных операций.

По данным регистра синтетического учета по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», а также по приходным документам складов определено количество поступивших материалов и правильность документального оформления приемки грузов. Для этого оплаченные платежные документы поставщиков сопоставляются с приходными ордерами, приемными актами, а также с записями в карточках складского учета.

Проверяя полноту оприходования материальных ценностей, было обращено внимание на реальность кредиторской задолженности поставщикам с целью выявить неучтенные счета поставщиков. Для этого сверяются записи в регистрах бухгалтерского учета с данными предъявленных счетов, договоров, денежных документов об оплате поставщикам.

Было обращено внимание на порядок списания НДС, в зависимости от назначения закупаемых запасов или целей, в которых они были использованы, так как по материалам НДС, учтенный на счете 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям», списан на счет собственных источников.

Во всех случаях НДС списывают при условии оприходовании и оплаты ценностей поставщику.

Расходы на содержание заготовительно-складского аппарата предприятия включены в фактическую себестоимость заготовительных материалов в соответствии с принципами, отраженными в учетной политике предприятия. Распределяют такие расходы по окончании отчетного месяца.

Материальные ценности отражены в учете и отчетности по фактической себестоимости. Ее определяют по затратам на их приобретение (транспортно-заготовительные расходы), включая оплату процентов за приобретение в кредит, предоставленный поставщиком этих ресурсов; наценки (надбавки), комиссионные вознаграждения (стоимость услуг), уплаченные снабженческим внешнеэкономическим и иным организациям; таможенные пошлины, расходы на транспортировку, хранение и доставку, осуществляемые сторонними организациями (без НДС).