Электронный документооборот. 
Электронная цифровая подпись в системах электронного документооборота

Понятие электронного документооборота

Бурное развитие информационных технологий, начавшееся в середине прошлого века, дало возможность перейти к электронному документообороту. Первые системы электронного документооборота (СЭД) появились в банковской сфере. В дальнейшем системы электронного документооборота стали широко применяться и для обмена другой коммерческой информацией [13].

В последние время подобные системы стали активно внедряться и в нашей стране: они уже используются в большинстве крупных банков и банковских объединений для межбанковского обмена и для работы с клиентами. Развитие компьютерных технологий наряду с постоянным увеличением объемов документов, которые необходимо обрабатывать, послужили толчком для развития СЭД. Среди преимуществ таких систем над традиционными (на бумажных носителях) можно выделить следующие [16]:

• · Увеличение скорости передачи и обработки информации. Использование СЭД позволяет не только увеличить скорость передачи информации между двумя сотрудниками, но и используя дополнительный инструментарий, систем тратить гораздо меньше времени на обработку входящих документов и поиск.
• · Сокращение пространства необходимого для хранения информации. Помимо того, что войну и мир теперь можно хранить не в четырех томах на полке, а на жестком диске компьютера или вообще в облаке. Одновременно с этим существенно упрощаются такие операции, как поиск необходимой информации, копирование документов.
• · Уменьшение издержек компании. По оценкам американских фирм-производителей автомобилей, внедрение ЭДО позволяет сэкономить около 200 долл. на каждом автомобиле. Суммарное годовое сокращение издержек благодаря использованию систем ЭДО в Норвегии оценивалось в 1989 г. в 5 млрд норв. кр.4 (около 1 млрд долл.).

Очевидно, что системы электронного документооборота, пришедшие на смену традиционным, серьезно облегчили данный процесс и позволил крупным компаниям уменьшить затраты. Что же представляет собой эти новые системы? По мнению Пахчаняна А., в общем виде структура такой системы состоит из трех основных блоков: хранилище атрибутов документов, хранилище документов и компонентов, осуществляющих бизнес-логику системы [11].

Хранилище атрибутов документов предназначено для хранения набора полей (карточек), характеризующих документ. Обычно в системах электронного документооборота имеется понятие типа документов и для каждого типа имеется своя собственная карточка. Карточки разных типов имеют обязательные поля, общие для всех документов, и специальные поля, относящиеся к документам данного типа. Типы документов, в свою очередь, могут иметь подтипы, имеющие общий набор полей, который они наследуют от основного типа, и при этом дополнительные поля, уникальные для подтипа. Кроме понятия типа документов, возможно присваивание документам категорий, причем один документ может принадлежать одновременно к нескольким категориям. Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной базы данных или средств той среды, на основе которой построена база данных.

Хранилище атрибутов документов используется для хранения набора полей, с помощью которых описывается документ. В большинстве систем электронного документооборота вводится понятия «тип документа». Каждый тип документов имеет так называемую карточку, в которой перечислены все обязательные поля, которые присутствуют в документе каждого типа и специальные поля — у каждого типа свой набор таких полей. Типы документов также могут делится на подтипы. Подтипы могут иметь помимо набора полей основного типа свои собственные (примерно как принцип наследования в объектно-ориентированном программировании). Кроме типа, у документ также есть понятие «категории». Для организации хранилища карточек возможны три варианта решения: использование собственного хранилища, стандартной базы данных или средств той среды, на основе которой построена база данных [10].

В современных системах электронного документооборота хранилища документов может быть реализовано двумя способами. Первый предполагает хранение документов в файловой системе, второй же использует специальное хранилище. С точки зрения прагматичного пользователя между этими подходами, нет большой разницы.

Если первые два элемента системы отвечают за хранение документов и их атрибутов, то последний компонент отвечает за все процессы, выполняемые в системе. Основные функции данного блока, представлены на схеме ниже (рис. 1).

Рисунок 1 Функции компонентов бизнес-логики.

Управление документами в хранилище. Данная функция отвечает за жизненный цикл документа.

Поиск документов. Поиск может производиться по различным фильтрам — здесь все зависит от реализации конкретной системы.

Маршрутизация и контроль исполнения. Данная функция обеспечивает транспортировку внутри системы от одного сотрудника к другому. Маршруты документов можно разделить на 2 типа:

• · Гибкий маршрут. Основной особенность является то, что текущий пользователь, работающий с документом, сам определяет какому сотруднику или группе сотрудников он пойдет в дальнейшем.
• · Жесткий маршрут. Этот вид подразумевает, что путь документ заранее определен в данной системе (например счет-фактура от бухгалтера — главному бухгалтеру и т. д.)

В большинстве современных систем используется совмещение данных двух типов.

Отчеты. Данная функция позволяет проследить кто? что? и когда? делал с документом. Параметрами, определяющими состояние документа, обычно служат:

• · Время создания;
• · От кого пришел;
• · Версия;
• · Время исполнения;
• · И др.

Администрирование. Данная функция является регулирующей. Обычно в системах заводятся пользователи, являющиеся администраторами. В их функции входит определение ролей пользователей, регулирование некорректных состояний документа в системе, поддержание работоспособности самой системы и т. д.

Главным назначением систем электронного документооборота является организация хранения и работы с электронными документами. В общем виде стадии жизненного цикла документа в такой системе можно представить в виде следующей схемы:

Рисунок 2 Жизненный цикл документа в СЭД.

Рождение. При первом появлении документе в системе для него сразу же определяется тип и соответственно заполняется определенный для данной карточки набор полей. Разумеется, что все эти действия логируются, и при желании, сотрудник компании, с достаточным набором прав может отследить все действия, которые совершались над документом. Таким образом поддерживается версионность и в любой момент времени, можно посмотреть изменения документа, между двумя версиями.

Становление. На данной стадии, документ редактируется пользователями. Примечательно, что если один сотрудник «забрал документ на редактирование», то для всех остальных он будет заблокирован для редактирования, т. е. доступен только в режиме чтения. При этом для документа устанавливается новая версия, а всем остальным сотрудникам (с необходимым набором прав) доступна предыдущая версия документа. После того, как пользователь завершил редактирование, актуальная версия документа меняется, а изменения по сравнению с предыдущей версией, заносятся в журнал логирования.

Публикация. По сути это момент, когда редактирование документа завершается и он, становится неизменяемым. Данная функция всегда позволяет увидеть финальную версия документа. В случае если такой документ все же необходимо изменить, создается новый документ взамен текущего и опять проходит весь жизненный цикл сначала.

Архивирование. На данном этапе, документы отправляются в некое хранилище, в котором содержаться какое-то количество времени. Время нахождения документа в архиве обычно определяется его типом и настройками системы.

Теперь, когда мы уже познакомились с особенностями СЭД, их структурой и функциями пришло время разобраться с тем, что представляет собой такое понятие, как «электронный документ».