Основные понятия об информационной системе

Информационная система —упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий, предназначенная для хранения, обработки, поиска, распространения, передачи и предоставления информации .

Краткая характеристика подсистем представлена ниже:

Организационное обеспечение — совокупность методов и средств, регламентирующих взаимодействие работников с техническими средствами и между собой в процессе разработки и эксплуатации информационной системы.

Правовое обеспечение — совокупность правовых норм, определяющих создание, юридический статус и функционирование информационных систем, регламентирующих порядок получения, преобразования и использования информации.

Техническое обеспечение — комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.

Математическое обеспечение — совокупность математических моделей и алгоритмов для решения задач и обработки информации с применением вычислительной техники.

Программное обеспечение — совокупность компьютерных программ, описаний и инструкций по их применению.

Информационное обеспечение —система организации информации на определенных этапах ее обработки.

Лингвистическое обеспечение — совокупность научно-технических терминов и других языковых средств, используемых в информационных системах, а также правила формализации естественного языка.

В данном пособии основное внимание уделяется проблемам разработки информационного обеспечения для заданной предметной области и использованию инструментария прикладных программ общего назначения для решения задач, поставленных перед информационной системой.

Следует несколько подробнее остановиться на понятиях, связанных с информационным обеспечением.

Можно сказать, что информационная система — это система поддержки технологических процессов обработки информации, с использованием комплекса технических и программных средств.

Выделяют 5 типовых информационных процессов:

• 1. Регистрация информации — фиксация сведений о текущих экономических процессах.
• 2. Передача информации передача исходных данных или данных, полученных в результате обработки.
• 3. Хранение данных — хранение на машинных носителях исходных данных или результатов обработки .
• 4. Поиск извлечение информации с помощью различной сложности запросов.
• 5. Публикация информации — представление для пользователя результатов поиска, обработки или исходной информации в виде стандартных форм отчетов, справочных таблиц, диаграмм и др.

Важнейшие вопросы, возникающие на всех этапах существования информационной системы: как структурировать требуемую для учета и анализа информацию; как сформировать оптимальные структуры данных для хранения; по каким маршрутам следует передавать информацию; как сохранять результирующие показатели деятельности организации.

Состав информационного обеспечения определяется типовыми процессами обработки информации.

На этапе регистрации информации информационное обеспечение включает:

• 1. Систему структурирования информации — представление информации как совокупности отдельных структурных единиц различной сложности. К структурным единицам относятся:
  • § реквизит — далее неделимая информационная единица, отражающая качественные или количественные характеристики объектов, процессов, событий. Пример: наименование товара, цена, количество товара на складе;
  • § составная единица информации (СЕИ) — логически взаимосвязанная совокупность реквизитов и других СЕИ, имеющая законченное смысловое содержание;
  • § показатель — особый вид СЕИ, является минимальной структурой данных, не содержащей вложенных СЕИ.
• 2. Систему классификации и кодирования совокупность правил распределения заданного множества объектов на подмножества в соответствии с признаками сходства или различия. Пример: классификация сотрудников, производимой продукции, форм оплаты и т. д.
• 3. Унифицированную систему документации комплекс взаимоувязанных документов, форма и содержание которых отвечают единым правилам построения и использования документов. Пример: формы документов об оплате, продаже, бухгалтерские документы и т. д.

На этапе передачи информации ИО включает схемы информационных потоков, которые отражают маршруты движения информации, ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. Построение схем информационных потоков обеспечивает исключение дублирующей и неиспользуемой информации; классификацию и рациональное представление информации. При этом выявляется: где возникает информация, на каком этапе и какую информацию необходимо сохранять, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений; какая информацию должна поступать к каждому исполнителю.

На этапе хранения данных ИО включает:

• 1. Методологию построения баз данных
• 2. Базу данных, реализованную под управлением системы управления базы данных.

База данных — совокупность определенным образом структурированных, взаимосвязанных данных, предназначенных для хранения и обработки, обеспечивающих решение комплекса задач управления. Методология построения баз данных — правила проектирования и реализации базы данных. Проектирование базы данных включает:

• § первый этап: обследование всех функциональных подразделений фирмы, проводимое для того, чтобы понять специфику и структуру ее деятельности; построение схемы информационных потоков; анализ существующей системы документооборота; определение информационных объектов и состава реквизитов; приведение информационных объектов в вид, соответствующий требованиям СУБД;
• § второй этап: построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на первом этапе сферы деятельности.

Различают оперативные базы данных, ориентированные на накопление и хранение исходной (оперативной) информации, и аналитические базы данных, данные которых являются результатом агрегирования данных оперативной базы данных. Основное назначение аналитических баз данных — формирование и представление обобщенных показателей экономической деятельности для поддержки принятия управленческого решения.

Аналитические базы данных рассматриваются как разновидность базы данных, в которой накапливается информация за длительный период времени в агрегированном виде на основании разнородных источников, обеспечивается обновление и модификация структуры, многомерное представление.

Информация аналитических баз данных является основой функционирования систем анализа данных — OLAP-системы (On-Line Analytical Processing). Данный тип программ ориентирован на обработку произвольных, заранее не регламентированных запросов к массивам данных.

Одной из доступных программ, поддерживающих OLAP-технологии, является программа MS Excel. Данные OLAP представлены в виде кубов. Куб — многомерная структура, где реквизиты-основания (количественные показатели) представлены в контексте измерений (реквизитов-признаков). Измерение — аспект представления данных (контрагент, месяц и т. п.). Каждое измерение входит в структуру куба на заданном уровне детализации (формируется многомерная структура).

Данные из куба OLAP могут быть возвращены в Excel в виде отчета сводной таблицы или сводной диаграммы, в отличие от записей реляционных баз данных в запросе, которые могут быть возвращены в Excel также в виде диапазона внешних данных листа.

При машинной реализации все операции с данными БД — создание структуры базы данных, ввод, поиск, корректировка, удаление данных выполняет система управления базой данных (СУБД). СУБД — совокупность языковых и программных средств, предназначенных для создания, ведения и совместного применения БД многими пользователями. Основные возможности СУБД:

• § поддержка моделей данных: создание и ведение структур данных, операций манипулирования данных, ограничений целостности данных;
• § администрирование БД: ведение словаря справочника данных; управление представлением БД; сбор статистики функционирования БД; реорганизация БД; восстановление БД;
• § средства разработки приложений: интерфейс с языками программирования, средство генерации (генератор программного кода, генератор формирования ввода-вывода, формирование пользовательских интерфейсов), генерация отчетов;
• § средства конечного пользователя: интерфейс конечного пользователя (язык запросов конечного пользователя, интерфейс типа меню), средства обучения, подсказки и меню;
• § интерфейсы с программными средствами функционального назначения (электронными таблицами, статистическими программами и др.);
• § интерфейсы с другими СУБД;
• § средства работы в сети и создание распределенных БД.

На этапе публикации (представления) информации ИО включает:

• 1) Унифицированную систему документации для форм выходных отчетов. Примерами стандартных форм документов являются бухгалтерский баланс, отчет о прибыли.
• 2) Комплекс произвольных отчетов, примерами которых являются формы выходных отчетов, таблиц, графиков, сформированных в соответствии с потребностями фирмы.
• 3) Требования к представлению показателей экономической деятельности для дальнейшего анализа экономической деятельности. Примером является использование стандартных экономических показателей, характеризующих эффективность работы предприятия: чистая приведенная стоимость проекта, рентабельность проекта.

Задача, решаемая в следующем разделе, — формирование требований к информационной системе, разработка структуры базы данных в соответствии со структурой организации и информационными потребностями пользователя, представление алгоритмов обработки данных, определение программной среды реализации.