Учет товара. 
Автоматизация учета товаров в торговых организациях (на примере фирмы "Алгоритм Сервис")

Общие понятия

В каждой из функциональных областей: снабженческой, распределительной, торговой функционирование учета связано с определенной специализацией и назначениями и имеет свои особенности, которые во многом определяют политику технической оснащенности склада. 18].

Эффективное функционирование учета товаров и входящих в него складов, независимо от их назначения и вида деятельности, возможно лишь при успешном решении целого ряда проблем. К основным таким проблемам, с которыми фирмы сталкиваются при автоматизации учета и рационализации действующих складов, можно отнести:

• 1. выбор между собственным складом и складом общего пользования;
• 2. определение количества складов и размещения складской сети;
• 3. выбор места расположения склада;
• 4. определение вида и размера склада;
• 5. разработка системы складирования.

Особенно актуальными данные проблемы становятся при вхождении фирмы на новые рынки сбыта, при изменении объемов потребления и территориальном распределении покупателей, усиливающейся конкуренции и целого ряда других факторов.

Большинство из них решается при стратегическом планировании деятельности фирмы в сфере распределения или снабжения. Проблема разработки системы складирования стоит достаточно остро как при строительстве нового склада или реконструкции действующих складских мощностей, так и при поиске наиболее рациональных технологических решений постоянно функционирующего склада. [13].

Совокупность складских технологических операций по:

• 1. разгрузке,
• 2. перемещению,
• 3. распаковке,
• 4. приемке,
• 5. размещению,
• 6. укладке,
• 7. хранению,
• 8. отпуску товаров,
• 9. составляет содержание внутри складского технологического процесса.

Количество и характер складских операций зависят от ассортимента, физико-химических свойств, условий приемки и отпуска товаров, степени механизации и автоматизации операций и других факторов.

В настоящее время торговым предприятиям приходится функционировать в сложных финансово-экономических условиях. Залогом успешной деятельности предприятия в таких условиях является максимально эффективная организация деятельности предприятия на всех уровнях. Существующие информационные технологии позволяют автоматизировать деятельность практически на всех уровнях предприятия. Исходя из этого, становится ясно, что автоматизация деятельности становится ключевой задачей, которую необходимо решить руководству для того, чтобы предприятие работало максимально эффективно.

Среди задач автоматизации отдельно следует выделить задачу автоматизации складского учета. Складской учет является неотъемлемой частью деятельности любого торгового предприятия, без автоматизации складского учета невозможно решение задачи комплексной автоматизации деятельности предприятия в целом. Любая операция, происходящая в реальной жизни предприятия, так или иначе, затрагивает подсистему складского учета. [18].

Операции прихода или расхода товаров, поступление на склад товаров собственного производства из производственных подразделений предприятия, списание бракованной продукции со склада относится к подсистеме складского учета непосредственно. Но эту подсистему затрагивают и такие операции, которые, казалось бы, не имеют никакого отношения к данной подсистеме. Так, например, операция подсистемы взаиморасчетов с покупателями «Поступление денег от клиента авансом» позволяет осуществить операцию подсистемы складского учета «Отгрузка товара клиенту», которая в противном случае была бы невозможна. [14].

Система складского учета должна решать задачи автоматизации учета хранения товаров на складах предприятия и учета движения этих товаров. Решение этой задачи состоит из решения подзадач, которые можно выделить в данной задаче. Можно выделить следующие подсистемы:

• 1. подсистема ведения справочников;
• 2. подсистема учета движений товаров на складах;
• 3. подсистема аналитической отчетности;
• 4. подсистема ведения списка пользователей.

Подсистема ведения справочников предназначена для того, чтобы хранить все необходимые статические данные об объектах сладкого учета. Такими статическими данными могут быть сами склады и их характеристики, названия товаров и их характеристики, дополнительные сведения о товарах и другие статические данные, которые непосредственно не влияют на остатки товаров и на их движения.

Подсистема учета движений товаров на складах должна предоставлять пользователям возможность вводить операции прихода товара на склад и расхода товара со склада. Эти операции позволяют регистрировать события, происходящие в реальной жизни предприятия. Данная подсистема должна выполнять и еще одну функцию — учет остатков товаров на складах предприятия. Операции прихода и расхода товара со склада изменяют остатки товаров, операция прихода увеличивает остаток товара на складе, а операция расхода, соответственно, уменьшает его. Документы прихода и расхода товара со склада должны иметь печатные формы, для того, чтобы вести учет движения товаров на складах не только в базе данных, но и в бумажной форме. 18].

Подсистема аналитической отчетности должна предоставлять пользователям программы возможность составления отчетов по остаткам на складах, а также по движению товаров. Отчеты должны иметь гибкую настройку, позволять задавать условия формирования отчетов, а также разрезы формирования отчетов. Все отчеты должны иметь печатные формы для удобства представления данных.

Подсистема ведения списка пользователей должна обеспечить доступ пользователей к системе складского учета и разграничить их права. [14].

Анализ поставленной задачи приводит к выводу, что ее решение традиционными средствами учета c использованием бумажных документов невозможно. Прежде всего, такой вывод следует из анализа количества операций прихода и расхода товаров, которые необходимо выполнять. Для крупной торговой фирмы количество таких операций может достигать такого количества, что ручное их оформление становится просто невозможным. Также очень тяжело хранить и осуществлять поиск информации о товарах и их свойствах, проектах и их свойствах, клиентах и проведенных операциях в бумажном виде. Нет необходимости описывать преимущества и удобство поиска информации, например, о товаре в удобной и быстрой информационной системе по сравнению поиска такой информации в папках бумажных документов. Точно также и поиск информации о любой выполненной операции торговой деятельности можно найти в журнале электронных документов со всеми подробностями ее выполнения быстро и удобно.

Однако использование вычислительной техники дает не только удобство и быстроту поиска информации и оформления документов, но и поднимает складской учет на принципиально новый уровень, предоставляя функции, ранее недоступные. Прежде всего, это касается подсистемы аналитических отчетов. Ранее, при использовании системы бумажного складского учета, получить остаток товара на складе, можно было лишь проанализировав все операции этого товара на складе с определенного момента и зная остаток товара на этот момент. При этом оформление операции прихода или расхода задним числом могло привести к искажению отечности, а мгновенное получение данных об остатках на складе было вообще не возможно. При использовании автоматизированной системы учета выполнение любой операции прихода или расхода даже задним числом мгновенно меняет остатки товара на складе и позволяет в любой момент времени получить такие остатки.

Кроме остатков товаров на складах можно выделить еще ряд аналитических отчетов, которые можно получить при использовании автоматизации учета. Это такие отчеты, как анализ движений товаров по складам, анализ продаж и анализ поступления товаров.

Еще одним неоспоримым преимуществом использования программы автоматизации учета является безопасность хранения информации. При хранении информации на бумажных носителях потеря любого бумажного документа была невосполнимой. Такая потеря могла произойти как в результате действий злоумышленников, так и в результате действия непреодолимых сил. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Таким образом, можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированного учета товара на основе вычислительной техники для решения задачи построения системы складского учета:

• 1. повышение удобства поиска и отбора данных из справочников хранения статической информации и журналов выполненных операций;
• 2. повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций движения товаров;
• 3. обеспечение влияния каждой вновь оформленной операции на остатки товаров на складах и мгновенное получение. [13]

Из всего комплекса задач автоматизации деятельности предприятия особо выделяется задача автоматизации складского учета, как центральной и наиболее трудоемкой части деятельности предприятия. Решение этой задачи является залогом успешного решения всего комплекса задач автоматизации предприятия.

За последние двадцать лет значительно возрос объём и оборот информации во всех сферах жизнедеятельности человека: экономической, финансовой, политической, духовной. И процесс накопления, обработки и использования знаний постоянно ускоряется. Учёные утверждают, что каждые десять лет количество информации увеличивается вдвое [3]. В связи с этим возникает необходимость использования автоматических средств, позволяющих эффективно хранить, обрабатывать и распределять накопленные данные.

Исходя из современных требований, предъявляемых к качеству работы финансового звена крупного предприятия, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения компании информационными средствами на базе компьютерных систем автоматизированного складского учета. Компьютер не только облегчает учет, сокращая время, требующееся на оформление документов и обобщение накопленных данных для анализа хода торговой деятельности, необходимого для управления ею. Отчеты о положении в торговле, получаемые с помощью компьютера, имеют преимущество по времени в сравнении с «ручными» подсчетами. Таким образом, при применении компьютера «количество переходит в качество»: увеличение скорости расчетов делает возможным качественное улучшение самой схемы построения торговли.

Учет товара, прежде всего необходим для рациональной организации рабочего времени сотрудника, упрощения отчетности. Организация учета используется на персональных компьютерах уже довольно давно. И за это не столь продолжительное время форма организации учета менялась. К сожалению, эти программы либо были элементарными диспетчерами хранения данных и не имели средств разработки приложений, либо были настолько сложны и трудны, что даже хорошо разбирающиеся в компьютерах люди избегали работать с ними до тех пор, пока не получали полных, ориентированных на пользователя приложений. [1].

Основное преимущество автоматизации — это сокращение избыточности хранимых данных, а следовательно, экономия объема используемой памяти, уменьшение затрат на многократные операции обновления избыточных копий и устранение возможности возникновения противоречий из-за хранения в разных местах сведений об одном и том же объекте, увеличение степени достоверности информации и увеличение скорости обработки информации; излишнее количество внутренних промежуточных документов, различных журналов, папок, заявок и т. д., повторное внесение одной и той же информации в различные промежуточные документы. Также значительно сокращает время автоматический поиск информации, который производится из специальных экранных форм, в которых указываются параметры поиска объекта.

Основой задачей данной проектируемой системы является учет и оперативное регулирование хозяйственных операций, подготовки стандартных документов для внешней среды (счетов, накладных, счетов-фактур). Оперативное управление хозяйственными процессами составляет от одного до нескольких дней и реализует регистрацию событий, например оформление и мониторинг выполнения заказов, приход и расход материальных ценностей на складе и т. д. Эти задачи имеют интерактивный, регулярный характер, выполняются непосредственными исполнителями хозяйственных процессов (рабочими, кладовщиками, администраторами и т. д.) и связаны с оформлением и пересылкой документов в соответствии с четко определенными алгоритмами. Результаты выполнения хозяйственных операций регистрируются в соответствующих журналах. Автоматизация этих процессов позволит хранить информацию в одной базе, информация в которую вводится с помощью удобного интерфейса.

Данная система учета разработана для менеджера, занимающегося учетом товаров на складах, обслуживанием клиентов, а также текущей выпиской расходных документов и оприходованием вновь поступивших товаров.

Автоматизация учета позволит избавить сотрудника от рутинной повседневной работы по выписке расходных накладных. Так как раньше документы выписывались вручную, в которых указывались повторяющиеся реквизиты, а также большой перечень номенклатуры — это занимало много времени. Автоматизация позволит значительно сократить время. Сотруднику нужно будет только выбрать из списка соответствующего клиента и указать номенклатуру из справочника, выбрать дату и отправить на печать документ. В печатной форме автоматически указываются все необходимые реквизиты в соответствии с установленной формой печати документов.

Чтобы сделать отчет, необходимо собрать нужные данные путем поиска их в соответствующих документах, если это отчет за год, то необходимо будет просмотреть все документы за этот год, на что уйдет огромное количество времени. При выведении итогов по отчету необходима огромная точность в расчетах, что не всегда получается даже у специалиста своего дела. Эти и многие другие задачи сможет решить проектируемая система автоматизации учета.

Ранее, при ведении бумажного учета или при использовании программ, не способных должным образом обеспечить систематизированность данные, поиск нужного объекта (суммы, документа, количества и т. д.), мог занять достаточно много времени, нужно было перелистать всю документацию и просмотреть каждую позицию прежде чем найти запрашиваемые данные. Автоматизация позволит сделать выборку по этой позиции и значительно сократит объем подходящих документов или сведет к одному единственному искомому документу.

Так же могут возникнуть сложности и с составлением прайс-листа. Если на склад привезли новый вид товаров или если изменилась цена на старые товары, необходимо будет заново переделывать весь прайс-лист. Внедрение автоматизированного учета позволит автоматически делать все эти действия при добавлении новой позиции номенклатуры.

За счет сокращения времени на выполнение долгих рутинных работ, можно облегчить труд сотрудника.

Создание автоматизированной системы для конкретного объекта, позволит учесть все особенности и нюансы, так как разрабатывается программное обеспечение исходя из запросов, потребностей и пожеланий заказчика. Анализ по предприятиям, где уже используются разработанные на стороне программные продукты, показывает, что имеются некоторые проблемы с сопровождением, связанные, прежде всего, с тем, что автоматизируемое предприятие и разработчик находятся в разных городах. В связи с этим, между заказом на какую-либо доработку и результатом проходит, как правило, не менее месяца.

В настоящее время рынок не в состоянии поглощать все более увеличивающийся выпуск продукции и услуг, и их сбыт становится острой проблемой для большинства компаний. В этой связи многие компании приходят к пониманию необходимости использования концепции логистики — управление эффективным, экономичным и интерактивным способом различными функциями компании, что является одним из существенных условий выживания во все более конкурентной окружающей среде. Поскольку такие компании достигли определенных успехов в производстве, маркетинге и финансах, большое значение придается своевременному и эффективному с точки зрения уровня затрат способу, которым продукция компании производится, перевозится, запасается и продается. [7].

Рациональная организация складского процесса основывается на соблюдении следующих основных принципов:

• 1. механизации и автоматизации технологических операций;
• 2. оптимального использования площади и емкости складских помещений;
• 3. организации сквозного «прямоточного» товарного потока;
• 4. планомерности и ритмичности складских работ;
• 5. полной сохранности товаров.

Всеми операциями по движению товаров на складе руководит главный менеджер и его помощники — рядовые менеджеры, являющийся в ряде случаев одновременно и материально ответственными лицами. С учетом возможного большого количества одновременно производимых операций, связанных с приемкой и отпуском товаров, структурно возможно деление материально ответственного персонала склада, работающего непосредственно с товарами (грузами) на следующие группы: приемки, комплектации, отпуска (отгрузки), инвентарного контроля. При приеме на работу с данным персоналом заключают договора о полной индивидуальной материальной ответственности. Освобождение любого материально ответственного лица от работы осуществляется только после сплошной инвентаризации и передачи материальных ценностей другому лицу.