Приложение пакета прикладных программ Microsoft Excel

Microsoft Excel представляет собой электронные таблицы, которые предназначены для выполнения вычислений, анализа и построения разнообразных отчетов.

При помощи этого продукта можно анализировать большие массивы данных. В Excel можно использовать более 400 математических, статистических, финансовых и других специализированных функций, связывать различные таблицы между собой, выбирать произвольные форматы представления данных, создавать иерархические структуры. [27] Безграничны методы графического представления данных: помимо нескольких десятков встроенных типов диаграмм, можно создавать свои, настраиваемые типы, помогающие наглядно отразить тематику диаграммы.

Использование механизма связи и внедрения объектов (OLE2) позволяет широко использовать дополнительные графические редакторы, редактор формул и многие другие утилиты, поддерживающие механизм OLE2. Особенностью данного механизма является то, что любой объект в документе (рисунок, видеоизображение, текст) можно редактировать непосредственно в основном документе, не прибегая к помощи дополнительных программ. Впечатляет и механизм динамического обмена данными между Excel и другими приложениями Windows. Допустим, что в Word для Windows готовится квартальный отчет. В качестве основы отчета используются данные в таблице Excel. Если обеспечить динамическую связь между таблицей Excel и документом Word, то в отчете будут всегда самые последние данные. Можно даже написать текст «рыбы» отчета, вставить в него связи с таблицами и, таким образом, значительно сократить время подготовки квартальных отчетов. [27].

Удобство работы с таблицей сказывается на производительности предприятия, поэтому в Excel таблицы и работа с ними организованы таким образом, чтобы обеспечить максимальные возможности при минимуме усилий со стороны пользователя. Все таблицы сразу объединены в рабочие книги. Доступ к нужной таблице осуществляется путем щелчка по корешку этой таблицы, на которой написано ее имя. Имя таблицы можно изменить в любой момент, причем не нужно ограничиваться принятыми для имен файлов соглашениями. Есть возможность редактирования таблицы непосредственно в ячейке, что позволяет указать в ней одновременно различные шрифты и их стили.

Работа с таблицей не ограничивается простым занесением в нее данных и построением диаграмм. Трудно представить себе область, где бы ни требовался анализ этих данных. В Excel включен мощный инструмент анализа — Сводная таблица. С её помощью можно анализировать широкоформатные таблицы, содержащие большое количество несистематизированных данных, и лишь несколькими щелчками кнопкой мыши приводить их в удобный и читаемый вид. Освоение этого инструмента упрощается наличием соответствующей программы-мастера.

Технология IntelliSense является неотъемлемой частью любого приложения семейства Microsoft Office для Windows ХР. Например, механизм авто коррекции доступен в любом приложении Microsoft Office, в том числе и в Microsoft Excel.

В Microsoft Excel, начиная с версии 7.0, встроена функция AutoCalculate (Автоматическое вычисление). Эта функция позволяет увидеть результат промежуточного суммирования в строке состояния, просто выделив необходимые ячейки таблицы. При этом можно указать, какого типа результат необходим — сумма, среднее арифметическое, или значение счетчика, отражающего количество отмеченных элементов.

Еще одно нововведение последних версий продукта позволяет при заполнении большой таблицы не тратить время на ввод с клавиатуры текста, который уже содержится в какой-либо ячейке, заполненной ранее. При вводе текста производится автоматическое сканирование введенных ранее ячеек, и, если есть соответствие, Excel предлагает автоматически поместить найденное содержимое ячейки в новую. Для этого достаточно просто нажать клавишу Enter [27]. Режим автоматической фильтрации позволяет быстро производить выборки из записей таблицы, просто указывая нужный механизм фильтрации. Новый диалог открытия и поиска документа предоставляет более удобный интерфейс, позволяющий осуществлять предварительный просмотр и фильтрацию документов по нескольким критериям: дате создания, длине файла и т. д.

Одной из самых необходимых и востребованных структур в системе Microsoft Excel являются — функции. [27] Система Microsoft Excel предлагает несколько сотен различных функций для самых различных расчетов, точнее, свыше 300. Функции можно разделить на несколько разделов по назначению их применения:

• — Финансовые — Дата и время
• — Математические — Статистические
• — Ссылки и массивы — Работа с базой данных
• — Текстовые
• — Логические
• — Проверка свойств и значений
• — Инженерные
• — Информационные
• — Математические и тригонометрические

Функции — встроенные средства расчета Microsoft Excel, которые применяются в формулах. Для расчета функции необходимо знать только порядок задания аргументов этой функции.

Обобщая вышесказанное можно сказать, что Microsoft Excel — это специальная программа, обеспечивающая обработку информации, представленной в табличной форме. Широко применяется в бухгалтерском и банковском учете, при планировании и распределении ресурсов, в проектно-сметных расчетах и других областях. В клетки электронной таблицы могут быть записаны различные данные. Это могут числа, формулы, определяющие зависимость значения клетки, в которую записана формула от значения других клеток.