Проект автоматизации процесса учета муниципальной собственности, путем внедрения АИС «Saumi»

Введение

Тема управления муниципальной собственностью в России является одной из самых важных и перспективных. Во-первых, еще несколько лет назад такой формы собственности на территории Российской Федерации не существовало. Процесс ее становления продолжается и сегодня. Во-вторых, эффективность деятельности властных структур обусловлена жизнеспособной структурой местного самоуправления. Именно этим нуждам и интересам местного сообщества и призвана служить муниципальная собственность.

Местное самоуправление один из самых мощных факторов реализации потенциала человека и включения его в общественные процессы, которые необходимы в любом демократическом государстве. Поэтому, главным требованием к использованию муниципальной собственности при таком подходе является максимально сбалансированное сочетание принципов экономической эффективности и социальной ответственности органов местного самоуправления.

Цель данной работы заключается в обосновании разработки и разработка проекта автоматизации процесса учета муниципальной собственности для отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа Приморского края, путём внедрения информационной системы, которая позволила вести учет объектов муниципальной собственности и снизила скорость обработки информации.

Среди комплекса задач автоматизации деятельности отдела по управлению муниципальной собственности была выделена задача автоматизации процесса учета муниципальной собственности. Решение этой задачи является залогом успешного развития деятельности отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа в целом.

Актуальность выбранной темы дипломной работы заключается в том, что на сегодняшний день ведение учета муниципальной собственности, который занимает одно из центральных мест во всей деятельности отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа Приморского края без автоматизированных систем невозможно. Особенную актуальность данная тема приобретает в современных условиях, когда количество муниципальной собственности сокращается, и во многих случаях ситуация в муниципальных образованиях определяется тем, насколько правильно производится учет оставшимися объектами муниципальной собственности. Автоматизация процесса учета муниципальной собственности позволит расти и развиваться не только отделу, но и всему муниципальному образованию в дальнейшей перспективе.

Объект исследования — процесс учета муниципальной собственности, который после исследования формализуется и реализуется в виде автоматизированной информационной системы.

Предмет исследования — предметная область деятельности отдела по управлению муниципальной собственностью, принятый в отделе стандарт и механизм документооборота, установившаяся система отчетности.

Цель исследования — обосновать необходимость разработки и разработать проект автоматизации процесса учета муниципальной собственности для отдела по управлению муниципальной собственности Администрации Партизанского городского округа Приморского края.

Задачи исследования:

— определение комплекса задач автоматизации, выбор места решаемой задачи в этом комплексе;

— анализ существующих разработок для решения поставленной задачи;

— формализация задачи, выбор стратегии автоматизации, постановка целей и задач автоматизации;

— обоснование проектных решений решения задачи;

— разработка информационного обеспечения задачи;

— разработка программного проекта решения задачи.

Теоретико-методической основной исследования являются современные подходы и разработки в автоматизированных системах. Эти разработки были взяты за основу данного проекта.

1. Характеристика деятельности отдела по управлению муниципальной собственностью

1.1 Технико-экономическая характеристика отдела по управлению муниципальной собственностью

1.1.1 Характеристика отдела по управлению муниципальной собственностью Отдел по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа (далее — отдел) является структурным подразделением Администрации города.

Отдел в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, законами Приморского края, Уставом Партизанского городского округа, постановлениями и распоряжениями Губернатора Приморского края, Главы Администрации Партизанского городского округа и решениями Совета депутатов.

Отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с иными органами местного самоуправления.

Целями деятельности отдела по управлению муниципальной собственностью являются:

— увеличение доходов местного бюджета на основе эффективного управления муниципальной собственностью Партизанского городского округа.

— создание организационных условий эффективного использования объектов муниципальной собственности;

— защита имущественных интересов Партизанского городского округа;

— проведения государственной политики в области приватизации муниципального имущества.

Основные задачи отдела по управлению муниципальной собственностью:

Формирование эффективной системы управления муниципальным имуществом и земельными ресурсами, находящимися в собственности городского округа, ориентированной на:

— обеспечение устойчивого социально-экономического развития городского округа

— повышение инвестиционной привлекательности Партизанского городского округа;

— повышение доходности от коммерческого использования имущества Партизанского городского округа и земельных ресурсов;

— координация деятельности органов местного самоуправления, поселений в сфере приватизации и управления муниципальным имуществом и земельными ресурсами;

— содействие эффективному управлению муниципальным имуществом и земельными ресурсами.

В своей деятельности отдел подотчетен Администрации городского округа.

Функции отдела по управлению муниципальной собственностью:

— разрабатывает программу управления имуществом Партизанского городского округа, организует ее выполнение. Разрабатывает проекты правовых актов по вопросам приватизации, управления и распоряжения объектами муниципальной собственности, привлечения инвестиций, рынка ценных бумаг;

— обеспечивает защиту имущественных интересов муниципального образования Партизанского городского округа;

— осуществляет учет объектов муниципальной собственности городского округа и ведет их Реестр;

— осуществляет правовые действия по приобретению имущества в собственность Партизанского городского округа в порядке правоотношений и разграничения собственности на государственную собственность Российской Федерации, собственность субъектов Российской Федерации и муниципальную собственность;

— обеспечивает в рамках своей компетенции государственную регистрацию прав на недвижимое имущество, принадлежащее муниципальному образованию Партизанский городской округ и сделок с ним, путем оформления необходимых документов в органах, осуществляющих государственную регистрацию;

— в пределах своей компетенции организует работу с имуществом, в т. ч. составляющим казну округа;

— осуществляет контроль за целевым использованием и сохранностью муниципального имущества предприятиями и учреждениями;

— проводит инвентаризацию имущества, организует проверки в части контроля за использованием и сохранностью муниципального имущества;

— согласовывает использование недвижимого муниципального имущества, закрепленного за муниципальными унитарными предприятиями на праве хозяйственного ведения в качестве объекта продажи, мены, залога, аренды, вклада в уставный капитал хозяйственных обществ (товариществ) или на распоряжение им иным образом;

— готовит и представляет прогноз поступления доходов от использования земельных ресурсов и муниципального имущества городского округа;

— контролирует поступление средств в бюджет Партизанского городского округа;

— организует процедуры создания, реорганизации и ликвидации муниципальных унитарных предприятий;

— обеспечивает приведение в соответствие действующему законодательству учредительных документов муниципальных предприятий, согласовывает уставы данных предприятий;

— согласовывает учредительные документы муниципальных учреждений в части использования закрепляемого муниципального имущества;

— дает согласие на использование муниципальными учреждениями имущества, приобретенного за счет средств, выделяемых по смете;

— организует работы по изъятию (выкупу) земельных участков для государственных нужд и нужд городского округа;

— осуществляет контроль за использованием земельных участков, находящихся в муниципальной собственности Партизанского городского округа;

— планирует и контролирует землеустроительные работы по землям, находящимся в муниципальной собственности;

— обеспечивает поступление доходов в бюджет муниципального образования в части арендной платы за использование земель и имущества, находящихся в муниципальной собственности Партизанского городского округа;

— принимает меры по своевременному взысканию арендной платы;

— обеспечивает претензионно-исковую работу, ведет учет поступлений доходов от аренды муниципального имущества;

— взаимодействует с органами государственной власти, местного самоуправления поселений, юридическими и физическими лицами по вопросам регулирования земельных отношений на территории муниципального образования.

Полное официальное наименование отдела: отдел по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа Приморского края.

1.1.2 Организационная структура отдела по управлению муниципальной собственностью Организационная структура предприятия линейно-функциональная.

В хозяйственной деятельности обеспечивает оптимальную рентабельность. Содержит минимальное количество промежуточных звеньев, исключает дублирование функций. Она основана на разделении сфер полномочий и ответственности по функциям управления на принятие решений по вертикали. Данная структура построена на соединение линейных и функциональных сфер, причем функциональные руководители имеют право воздействовать на исполнителей от своего имени. Для устранения дублирования функций и противоречивости указаний, приоритетными над функциональными сферами являются указания линейного руководителя. Принятые к исполнению рекомендации в дальнейшем контролирует функциональный руководитель.

Гибкость структуры и межфункциональная координация обеспечивается четким разделением обязанностей закрепленных в должностных инструкциях и контрактах, разработанных и увязанных с годовым планом и системой оплаты труда.

Схема организационной структуры отдела по управлению муниципальной собственностью Партизанского городского округа представлена на рисунке 1.1.

вычислительный экономический эффективность информация Рисунок 1.1 — Организационная структура отдела по управлению муниципальной собственностью

1.1.3 Характеристика информационных потоков в отделе по управлению муниципальной собственностью Все информационные источники можно разделить на два вида: внешние и внутренние.

К внешним относится информация, циркулирующая между населением, сторонними организациями и отделом по управлению муниципальной собственностью. Между отделом по управлению муниципальной собственностью и сторонними организациями обмен осуществляется следующими документами (рисунок 1.2, номер 1):

— запрос об объекте (ах) муниципальной собственности (от Налоговой инспекции, Департамент труда и социального развития);

— выписка из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество;

— договор аренды муниципальной собственности с юридическим лицом;

— акт аренды объекта (ов) муниципальной собственности с юридическим лицом;

— акт приема-передачи земельного участка в собственность юридическому лицу и т. д.

Между отделом по управлению муниципальной собственностью и населением обмен осуществляется такими документами (рисунок 1.2, номер 2):

— документ, удостоверяющий личность (паспорт гражданина РФ, либо его копия);

— документы, удостоверяющие право на объект (ы) муниципальной собственности (кадастровый паспорт, технический паспорт и т. д.);

— заявление на аренду муниципальной собственности физическим (ими) лицом (ами);

— договор аренды объекта (ов) муниципальной собственности;

— договор приватизации муниципальной собственности;

— акт аренды муниципальной собственности;

— акт приема-передачи объекта (ов) муниципальной собственности физическому (им) лицу (ам);

— платежные поручения и т. д.

К внутренним источникам относится документооборот отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа, информационные массивы, статистическая информация и т. д.

Информация может быть двух видов — необработанная и обработанная. Так, информация, поступающая от населения, является первичной, необработанной, а внутренняя или, например, статистическая информация — чаще всего уже имеет определенную структуру и формат, что позволяет ее легче формализовать и быстрее обрабатывать. При этом она должна отвечать всем требованиям, предъявляемым к информации.

Получаемая информация накапливается, обрабатывается и становится информационным ресурсом, включаемым в общую информационную систему, а структура-накопитель — владельцем информационного ресурса. При этом возникают проблема в возможности поиска необходимой информации.

Рисунок 1.2 — Схема обмена документами в отделе по управлению муниципальной собственностью В управлении муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа Приморского края все отделы взаимодействуют друг с другом. Отдел имущественных отношений и отдел по управлению муниципальной собственностью осуществляют обмен следующими документами (рисунок 1.3, номер 1):

— договора приватизации муниципального имущества;

— запросы о муниципальном имуществе;

— акты приема-передачи муниципального имущества в хозяйственное ведение;

— выписки из реестра муниципальной собственности и т. д.

Между отделом по управлению муниципальной собственности и отделом архитектуры происходит обмен следующими документами (рисунок 1.3, номер 2):

— договора найма жилых помещений;

— планы территорий объектов муниципальной собственности;

— градостроительные планы земельных участков;

— градостроительные заключения и т. д.

Отдел имущественных отношений, отдел по управлению муниципальной собственностью, отдел архитектуры и юридический отдел совместно работают с жалобами юридических и физических лиц (рисунок 1.3, номера 3,4,5). Копии документов представлены в приложении А.

Рисунок 1.3 Схема обмена документами между отделами управления Прежде чем, приступать к автоматизации деятельности отдела по управлению муниципальной собственностью необходимо изучить функциональную схему его деятельности.

Функциональная система отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа Приморского края представлена на рисунке 1.4.

Рисунок 1.4 Функциональная диаграмма работы отдела по управлению муниципальной собственностью Стрелки входа (входят в левую грань работы) — изображают данные или объекты, которые изменяются в ходе выполнения работы.

Для деятельности отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа входной информацией являются отчетная документация, данные о муниципальной собственности и обращения граждан.

Стрелки управления (входят в верхнюю грань работы) — изображают правила и ограничения, согласно которым выполняется работа. Для бизнес-процесса «Деятельность отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации ПГО» такими правилами и ограничениями являются должностные инструкции, регламенты, а также Федеральные законы и нормативно-правовые акты.

Стрелки выхода (выходят из правой грани работы) — изображают данные или объекты, получаемые в ходе выполнения работы.

Выходными данными деятельности отдела по управлению муниципальной собственностью являются:

— отчетная документация (копия специалиста);

— консультации специалистов;

— картотека муниципальной собственности;

— решения по заявлению граждан;

— договора.

В состав бизнес-процесса «Деятельность отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации ПГО» входят подпроцессы: «Консультации», «Работа с отчетной документацией», «Учет муниципальной собственности», «Работа с заявлениями граждан», «Заключение договоров».

Диаграмма работ «Консультации», «Работа с отчетной документацией», «Учет муниципальной собственности», «Работа с заявлениями граждан», «Заключение договоров» представлена на рисунке 1.5.

Рисунок 1.5 Декомпозиция бизнес-процесса «Деятельность отдела по управлению муниципальной собственностью»

В отделе при работе с отчетной документацией выполняются следующие действия: принимают отчетную документацию, изучают ее. А после изучения отчетной документации сохраняет индивидуальные сведения о гражданах. Декомпозиция бизнес процесса «Работа с отчетной документацией» представлена на рисунке 1.6.

Рисунок 1.6 Декомпозиция бизнес-процесса «Работа с отчетной документацией»

В отделе по управлению муниципальной собственностью при работе с заявлениями граждан данные заявлений вносятся в базу, затем рассматриваются, согласовываются с высшим руководством и формируются сам договор. Декомпозиция бизнес-процесса «Работа с заявлениями граждан» представлена на рисунке 1.7.

Рисунок 1.7 «Декомпозиция бизнес-процесса «Работа с заявлениями граждан»

Для нашей системы было произведено построение DFD диаграммы для процессов нулевого уровня «Учет муниципальной собственности».

Каждому событию были поставлены в соответствии процесс, входные и выходные потоки, накопители данных и внешние сущности для описания связей между этим процессом и его окружением.

Декомпозиция процесса «Учет муниципальной собственности» (рисунок 1.8).

Внешние сущности: Специалист;

Хранилище данных: Архив документов, Электронные копии документов, Реестр муниципальной собственности;

Процессы: Поиск и обработка данных о муниципальной собственности, Оформление полученных данных о муниципальной собственности, Внесение данных о муниципальной собственности.

Специалист отдела по управлению муниципальной собственностью осуществляет поиск, а также обработку информации об объекте муниципальной собственности. Необходимые данные выбираются из бумажных носителей, представляемых собой архив документов. Затем специалист оформляет полученные данные о муниципальной собственности, создавая электронный документ в текстовом редакторе MS Word, либо табличном редакторе MS Excel. Оформленные данные в виде распечатанной копии документа используются специалистом для внесения их в реестр муниципальной собственности. Реестр ведется в табличном редакторе MS Excel и представлен в виде одного файла с ограниченным доступом.

Рисунок 1.8 — Диаграмма потоков данных нулевого уровня «Учет муниципальной собственности»

Проведенное исследование выявило следующие проблемы, имеющие место в отделе по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа Приморского края:

— потеря документов;

— утеря конкретных данных о муниципальной собственности (кадастровой стоимости или площади объекта, адреса и т. д.);

— длительность операции оформления данных о муниципальной собственности отнимает значительную часть времени у специалиста;

— возникновение ошибок при оформлении данных о муниципальной собственности;

— операция поиска информации об объекте муниципальной собственности довольно высока.

Данные проблемы требуют незамедлительного решения, т. е. внедрения автоматизированной системы управления.

1.1.4 Характеристика технологических процессов в отделе по управлению муниципальной собственностью Технологический процесс (ТП) — это упорядоченная последовательность взаимосвязанных действий, выполняющихся с момента возникновения исходных данных до получения требуемого результата.

Технологическая операция — основная единица работы, выполняемая специалистом отдела по управлению муниципальной собственностью, которая:

— подразумевает четко определенную ответственность специалиста;

— дает четкий результат, базирующийся на определенных исходных данных;

— имеет жестко определенные границы.

Важнейшей функцией системы управления является сбор данных, выполнение процедур по их обработке с помощью заданных алгоритмов и программ, формирование на основе полученных сведений управленческих решений.

Поскольку данные фиксируются и передаются на материальных носителях, необходимы действия человека (специалиста отдела по управлению муниципальной собственностью) и работа технических средств по восприятию, обработке, хранению, поиску и выдаче. Эти действия обеспечивают нормальное протекание информационного процесса и входят в технологию управления в отделе. Они реализуются технологическими процессами обработки данных с использованием электронных вычислительных машин и других технических средств.

Процесс обработки данных в отделе по управлению муниципальной собственностью Партизанского городского округа Приморского края представлен на рисунке 1.9.

Рисунок 1.9 Схема технологического процесса обработки данных При обработке данных о муниципальной собственности формируются четыре основных информационных процесса: сбор данных, обработка данных, анализ и принятие решений, хранение.

Сбор данных в отделе по управлению муниципальной собственностью происходят из следующих источников:

— население (физические лица);

— сторонние организации (юридические лица);

— другие отделы управления.

Под входящей информацией в отделе по управлению муниципальной собственностью подразумевается:

— обращения граждан;

— отчетная документация;

— данные о муниципальной собственности.

Полученные данные поступают на обработку и хранение (рисунок 1.9, номера 1, 3).

Далее происходит процесс обработки данных, подразумевающий рассмотрение обращений граждан, работу с отчетной документацией и оформление данных о муниципальной собственности. Все данные поступают на хранение в виде электронных копий документов, а затем, в случае необходимости, анализируются и принимаются управленческие решения (рисунок 1.9, номера 2, 4).

Проведенные аналитические работы и принятые решения оформляются в виде отчетной документации, передаваемые в последствие в высшие подразделения Администрации Партизанского городского округа Приморского края, а электронные копии соответствующей документации поступают на хранение в отдел по управлению муниципальной собственностью (рисунок 1.9, номер 5).

В отделе по управлению муниципальной собственностью данные, осведомляющие специалиста о состоянии объекта управления (муниципальной собственности и обращений граждан) семантически сложны, разнообразны и, их поступление не так просто автоматизировать. Поэтому информационная технология на этапе превращения исходных данных в информацию в основе своей остается ручной. На рисунке 1.10 приведена последовательность фаз процесса преобразования данных в информацию в отделе по управлению муниципальной собственностью.

Рисунок 1.10 Процесс преобразования данных в информацию Объектом управления является муниципальная собственность.

Сбор данных состоит в том, что поток сведений, поступающих от объекта управления, воспринимается специалистом и переводится в документальную форму (записывается на бумажный носитель информации). Составляющими этого потока могут быть данные из реестра муниципальной собственности.

Для перевода потока данных в автоматизированный контур информационной технологии необходимо поступившие сведения передать в места их ввода в компьютер.

Собранные данные для ввода должна быть предварительно подготовлены специалистами отдела.

Подготовку данных, включающих оформление данных о муниципальной собственности, либо индивидуальные сведения, а также контроль осуществляется специалистами отдела и направлены на предупреждение, выявление и устранение ошибок, которые неизбежны в первую очередь из-за «человеческого фактора». Человек устает, его внимание может ослабнуть, кто-то может его отвлечь — в результате возникают ошибки. Ошибки при поступлении данных и их подготовке могут быть и преднамеренными. Любые ошибки приводят к искажению вводимых данных, к их недостоверности, а значит, к неверным результатам обработки. При контроле собранных данных и подготовленной информации в отделе по управлению муниципальной собственностью применяют ручные приемы, направленные на обнаружение ошибок.

Ввод информации в конечном итоге является ручным — специалист отдела по управлению муниципальной собственностью «набирает» данные (алфавитно-цифровые) на клавиатуре, визуально контролируя правильность вводимых символов по отображению на экране дисплея. Каждое нажатие клавиши — это преобразование символа, изображенного на ней, в электрический двоичный код, т. е. в машинные данные. Этап ввода — заключительный этап процесса преобразования исходных данных в информацию. Конечно, сейчас есть, помимо клавиатуры, и другие устройства ввода, позволяющие убыстрить и упростить этот трудоемкий и изобилующий ошибками этап, например сканеры или устройства ввода с голоса. Однако указанные устройства, особенно последние, далеки от совершенства и имеют довольно высокую стоимость.

Передача информации.

Первоначально информация и хранилась на персональных машинах, а передавалась с помощью малоемких носителей типа гибких дисков. С увеличением ее объема возникла как потребность в более быстром доступе, так и в централизованном хранении.

В настоящее время в отделе по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа компьютеры соединены в локальную сеть.

Локальная сеть в отделе по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа имеет под основой звездообразную структуру.

В сети, построенной по топологии типа «звезда» каждая рабочая станция подсоединяется кабелем (витой парой) к концентратору или хабу (hub). Концентратор обеспечивает параллельное соединение ПК и, таким образом, все компьютеры, подключенные к сети, могут общаться друг с другом. Схема локальной сети по топологии «звезда» представлена на рисунке 1.11.

Рисунок 1.11 — Схема локальной сети по топологии «звезда»

Данные от передающей станции сети передаются через хаб по всем линиям связи всем ПК.

Информация поступает на все рабочие станции, но принимается только теми станциями, которым она предназначается. Так как передача сигналов в топологии физическая звезда является широковещательной, т. е. сигналы от ПК распространяются одновременно во все направления, то логическая топология данной локальной сети является логической шиной.

Преимущества сетей топологии звезда:

— легко подключить новый ПК;

— имеется возможность централизованного управления;

— сеть устойчива к неисправностям отдельных ПК и к разрывам соединения отдельных ПК.

Недостатки сетей топологии звезда:

— отказ хаба влияет на работу всей сети;

— большой расход кабеля.

Схема локальной сети отдела по управлению муниципальной собственностью показана на рисунке 1.12.

Рисунок 1.12 — Схема локальной сети отдела по управлению муниципальной собственностью Обработка информации производится на ПЭВМ, как правило, децентрализовано, в местах возникновения первичной информации, где организуются автоматизированные рабочие места специалистов отдела по управлению муниципальной собственностью. Обработка, однако, может производиться не только автономно, но и в вычислительных сетях, с использованием набора ПЭВМ программных средств и информационных массивов для решения функциональных задач.

Процесс обработки данных связан с преобразованием данных и их отображением.

Процедуры преобразования данных на логическом уровне представляют собой алгоритмы и программы обработки данных и их структур. Сюда включаются стандартные процедуры, такие, как сортировка, поиск, создание и преобразование статистических и динамических структур данных. Моделями процедур отображения данных являются компьютерные программы преобразования данных, представленных машинными кодами, в воспринимаемую человеком информацию, несущую в себе смысловое содержание.

В современных информационных технологиях при воспроизведении информации предпочтение отдано графическим режимам работы дисплеев (в отличие от исторически более ранних текстовых режимов) как наиболее универсальным.

В ходе решения задач на ЭВМ в соответствии с машинной программой формируется результатная информация, которая в дальнейшем используется на этапе принятия решения.

Принятие решения в автоматизированной системе организационного управления, как правило, осуществляется специалистом с применением или без применения технических средств, но в последнем случае на основе тщательного анализа результатной информации, полученной на ЭВМ.

Хранение информации вызвано многократным ее использованием, применением условно-постоянной, справочной и других видов информации, необходимостью комплектации первичных данных до их обработки. Назначение технологического процесса накопления данных состоит в создании, хранении и поддержании в актуальном состоянии информационного фонда отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа, необходимого для выполнения функциональных задач системы управления. Хранение и накопление информации осуществляется в информационных базах в виде информационных массивов.

С хранением непосредственно связан поиск данных, т. е. выборка нужных данных из хранимой информации, включая поиск информации, подлежащей корректировке или замене. Процедура поиска информации выполняется автоматически на основе составленного специалистом отдела запроса на нужную информацию об объекте муниципальной собственности. В настоящее время данная операция затратная по времени для специалиста и является одной из проблем, которую необходимо решить.

1.2 Характеристика комплекса задач автоматизации

1.2.1 Выбор комплекса задач автоматизации и характеристика существующих бизнес-процессов Цель деятельности отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа оказание государственных услуг в области имущественных отношений. Этой цели невозможно достичь без контроля над учетом муниципальной собственности, а также планирования деятельности отдела, своевременного выполнения Федеральных законов Российской Федерации и других нормативно-правовых актов. Таким образом, главной задачей специалистов отдела по управлению муниципальной собственностью становится — своевременная работа специалистов с документами, заявлениями граждан и учетом муниципальной собственности.

Для того чтобы правильно и грамотно построить свою работу специалисты отдела, занимающиеся учетом муниципальной собственности использует нужные им первичные документы. К таким документам относятся кадастровый паспорт земельного участка, акт выбора земельного участка, документы, подтверждающие право на объекты, расположенные на земельном участке (по необходимости), копия тех. паспорта на объекты, расположенные на земельном участке (по необходимости), межевой план земельного участка и прилагаемое к нему описание.

Рассматриваемая автоматизация процесса учета муниципальной собственности отдела по управлению муниципальной собственности Администрации Партизанского городского округа Приморского края, накладывает свою специфику на задачу автоматизации. Автоматизация процесса учета муниципальной собственности представляет собой комплекс задач, каждая из которых выступает как законченный проект.

Среди задач автоматизации можно выделить такие как:

— постановка объектов муниципальной собственности на кадастровый учет;

— введение реестра муниципальной собственности;

— повышение прозрачности и доступности информации о состояние объектов муниципальной собственности и правоотношений с ними;

— улучшение возможностей поиска необходимой информации об объекте муниципальной собственности;

— формирование отчетов.

Следует отметить, что все задачи в комплексе задач связаны между собой, а операции, происходящие в отделе, не могут относиться к какой-либо одной задаче.

На данный момент учет муниципальной собственности в отделе по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа Приморского края осуществляется с помощью офисного пакета приложений Microsoft Office, в частности текстовым и табличным процессорами Microsoft Word и Microsoft Excel.

1.2.2 Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения комплекса задач В ходе предварительного анализа деятельности отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа была выявлена проблема, связанная с процессом учета муниципальной собственности. Так, учет муниципальной собственности введется одним специалистом, заполняющим Excel-файл. Доступ к данному файлу имеет только один специалист. Исходя из этого, значительно снижается оперативность получения и использования информации о муниципальной собственности. Также очень неудобно хранить и осуществлять поиск информации о муниципальной собственности и ее свойствах в таком виде, в котором на настоящий момент осуществляется работа в отделе по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа Приморского края.

Таким образом, процесс учета муниципальной собственности в отделе по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа Приморского края оказывается неэффективным. Всех неудобств и минусов можно избежать, внедрив информационную систему.

Неоспоримым преимуществом использования автоматизированной информационной системы является безопасность хранения информации. При хранении информации в электронном виде существующие методы обеспечения безопасности хранения информации и ее дублирования делают такое хранение абсолютно надежным.

Можно выделить следующие основные преимущества использования автоматизированной информационной системы на основе вычислительной техники для решения задачи учета муниципальной собственности:

— повышение удобства поиска и отбора данных о муниципальной собственности;

— повышение оперативности работы с данными о муниципальной собственности;

— повышение скорости поиска и отбора информации, а также оформления операций с муниципальной собственностью;

— обеспечение безопасности хранения информации;

— обеспечение многопользовательской работы.

Следовательно, необходимо внедрение программного продукта, который бы выполнял все поставленные ранее задачи, связанные с процессом учета муниципальной собственности в отделе по управлению муниципальной собственности Администрации Партизанского городского округа.

1.2.3 Описание основных свойств ИС для отдела по управлению муниципальной собственностью и выбранного комплекса задач Основными свойствами ИС для отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа Приморского края являются:

— структура ИС, ее функциональное назначение должны соответствовать поставленным целям;

— производство достоверной, надежной, своевременной и систематизированной информации, основанной на использование БД, экспертных систем и баз знаний. Так как любая ИС предназначена для сбора, хранения и обработки информации, то в основе любой ИС лежит среда хранения и доступа к данным. Среда должна обеспечивать уровень надежности хранения и эффективность доступа, которые соответствуют области применения ИС;

— информационная система должна контролироваться людьми, ими пониматься и использоваться в соответствии с основными принципами, реализованными в виде стандарта отдела по управлению муниципальной собственностью. Интерфейс пользователя ИС должен быть легко понимаем на интуитивном уровне;

— простота эксплуатации — немаловажное свойство, поскольку та система нацелена на использование конечным пользователем (специалистом отдела по управлению муниципальной собственностью), даже высококвалифицированным специалистам намного удобнее использовать упрощенный интерфейс для исключения ошибок на стадии использования человеческого фактора;

— использование сетей передачи данных.

Перечисленные свойства ИС являются основными для следующего комплекса задач: введение реестра муниципальной собственности в отделе по управлению муниципальной собственностью, повышение прозрачности и доступу к информации о состояние объектов муниципальной собственности и правоотношений с ними, улучшение возможностей поиска необходимой информации об объекте муниципальной собственности, формирования отчетных документов.

1.2.4 Экономическая сущность комплекса задач Экономической сущностью комплекса задач автоматизации отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа Приморского края является повышение результативности труда посредством автоматизации процесса учета муниципальной собственности.

Вследствие внедрения программного продукта, появится возможность высвобождения работников и, следовательно, увеличения количества свободного времени, которое специалисты отдела могут потратить на решение других задач, связанных с обслуживанием населения и сторонних организаций. Следовательно, повысится количество оформленных договоров с физическими и юридическими лицами, что приведет к увеличению финансового потока в бюджет Партизанского городского округа.

Автоматизация процесса учета муниципальной собственности позволит снизить долю совершаемых ошибок, что приведет:

— к понижению количества жалоб от физических и юридических лиц, т. е. численности судебных разбирательств и соответствующих материальных затрат на них;

— к существенному снижению количества ресурсов (бумажных и технических), потраченных на исправление ошибок, что также приведет к сокращению затрат.

Итак, в конечном итоге целью данной автоматизации является увеличение прибыли за счет сокращения издержек на делопроизводство и сокращение затрат.

1.2.5 Определение места проектируемой задачи в комплексе задач В ходе анализа деятельности отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа были выявлены следующие задачи автоматизации, требующие решения:

— ускорение процесса принятия решений;

— ведение контроля над учетом муниципальной собственности;

— ведение учета заявлений граждан;

— ведение реестра муниципальной собственности, формирование отчетов;

— возможность формирования договоров с помощью готовых шаблонов.

Среди задач отдельно следует выделить задачу автоматизации ведения реестра муниципальной собственности (базы данных) и формирования отчетов, т.к. данная задача является наиболее приоритетной для отдела по управлению муниципальной собственностью Администрации Партизанского городского округа.

Накопление данных о муниципальной собственности является очень важной частью автоматизации отдела по управлению муниципальной собственностью. Использование автоматизированного реестра (базы данных), а также автоматическое формирование отчетов позволит вести полноценный учет муниципальной собственности, а также не допустит возможности разрозненности данных, что не повлечет за собой материальных потерей и улучшит оперативность работы с муниципальной собственностью.

Автоматизация реестра муниципальной собственности (базы данных) и соответствующее формирование отчетов даст возможность быстрее и полнее реагировать на заявления граждан, производить сложные выборки и поиски по многочисленным параметрам, что существенно превосходит сложившуюся в данный момент времени ситуацию, когда все данные хранятся в Excel-файле, а отчеты создаются в MS Word и заполняются вручную специалистами отдела.

1.3 Анализ существующих разработок и обоснование выбора технологии проектирования Рассмотрим некоторые программные продукты, для решения поставленной задачи.

ООО «Научно-производственная компания «Бюро Кадастра Таганрога» (ООО «НПК «БКТ») АС УМЗ (Автоматизированная Система Учета Муниципальных Земель) АС УМЗ предназначена для автоматизации работы комитетов по управлению имуществом в части ведения реестров земельных участков и помещений, а также может использоваться в качестве базовой для построения Единой муниципальной информационной системы.

Основные задачи, решаемые системой:

— ведение реестра земельных участков;

— ведение реестра помещений;

— ведение адресного реестра;

— ведение реестра правовых документов;

— ведение экономических характеристик земельных участков и помещений, автоматический расчет сумм земельного налога и арендной платы по принятым ставкам и от кадастровой стоимости;

— хранение результатов кадастровой оценки земельных участков разных периодов;

— подготовка и печать договоров аренды, постановлений, доп. соглашений и др. документов;

— отслеживание поступления платежей арендной платы, расчет сальдо, пени, подготовка актов сверки, извещений об оплате и другой документации;

— электронный обмен данными с информационными системами государственных учреждений;

— оперативное получение информации о местоположении земельных участков на электронной карте;

— формирование и печать статистических отчетов, планов земельных участков, обзорных и детальных карт.

Состав системы.

АС УМЗ состоит из нескольких взаимосвязанных программных модулей:

Модуль «Учет земельных участков»

Предназначен для ведения реестра земельных участков, прав и обременений, расчета сумм налога и арендной платы, а также решения задач оперативной выборки данных по любым предусмотренным системой критериям и составления статистических отчетов.

Модуль «Аренда муниципального имущества»

Предназначен для ведения реестра договоров аренды муниципального имущества, расчета арендной платы, а также решения задач оперативной выборки данных по любым предусмотренным системой критериям и составления статистических отчетов.

Модуль «Учет платежей»

Предназначен для начисления и отслеживания платежей арендной платы, расчета сальдо, пени, подготовки актов сверки платежей и другой документации.

Модуль «Администратор»

Предназначен для ведения словарей и классификаторов, настройки паролей и разграничения прав доступа пользователей, просмотра протоколов, пересчета стоимостных характеристик и других административных функций.

Модуль «Управление данными»

Предназначен для организации процедур резервного копирования данных, репликации данных с удаленных несвязанных единой сетью модулей системы на головном сервере данных, восстановления данных с резервных копий и на удаленные рабочие места после репликации.

Модуль «Подготовка данных для ИФНС»

Предназначен для подготовки данных для передачи органами муниципальных образований в местные налоговые органы сведений о земельных участках, признаваемых объектом налогообложения, по состоянию на 1 января года, являющегося налоговым периодом. Данные формируются как в бумажном виде (утвержденные формы, А — Д), так и в электронном виде (формат xml).

Модуль «Расчет земельных долей под многоквартирными домами»

Предназначен для формирования списков правообладателей и расчету долей в праве на земельный участок с расчетом земельного налога соответственно доле под жилыми многоквартирными домами.

(НПО) «Криста» АС «Управление имуществом»

АС «Управление имуществом» предназначена для органов муниципального управления (комитетов по управлению имуществом, отделов земельно-имущественных отношений администраций муниципальных образований).

Система автоматизирует основные направления деятельности органов местного самоуправления в части владения, пользования и распоряжения муниципальной собственностью.

АС «Управление имуществом» обеспечивает автоматизацию процессов накопления, обработки, хранения и анализа информации об объектах муниципальной собственности и включает в себя следующие разделы:

— нормативно-справочная информация;

— реестр объектов муниципальной собственности;

— управление имуществом, в том числе: ведение договоров о закреплении имущества на правах хозяйственного ведения и оперативного управления; ведение договоров аренды, субаренды, дополнительных соглашений.

Система позволяет настраивать не только типовые и наиболее часто встречающиеся методики расчета, но и содержит механизмы для автоматизации сложных и нестандартных методик расчетов, с возможностью использования встроенного языка программирования. Для обеспечения гибкой настройки алгоритмов, применяемых при расчете арендной платы, в разделе «Нормативно-справочная информация» реализованы:

— специальный классификатор коэффициентов, проработанный на основании анализа большого количества нормативных документов;

— настройка правил начисления и оплаты арендной платы;

— учет ставок арендной платы, льгот и штрафов, применяемых в муниципальном образовании.

В системе обеспечивается ведение реестра объектов муниципальной собственности. В реестре систематизируется информация по земельным участкам и объектам муниципального имущества: движимое, недвижимое имущество, инженерная инфраструктура, финансовые вложения (акции, доли, вклады).

В рамках учета объектов муниципального имущества обеспечивается учет сведений об объектах незавершенного строительства, памятниках и объектах специального назначения.

Система обеспечивает автоматизацию функций по администрированию доходов:

— учет начислений арендной платы по договорам аренды. Начисления формируются автоматически в соответствии с методикой и утвержденным графиком оплаты;

— формирование платежных документов «Счет/Квитанция» для оплаты начисленных сумм. Форма квитанции реализована в соответствии с Формой № ПД-4 Сбербанка РФ;

— учет платежей, поступивших в бюджет МО, в разрезе кодов бюджетной классификации. Данные о платежах могут вводиться вручную, либо формироваться автоматически при импорте информации из расчетных документов, предоставляемой органами Федерального казначейства;

— формирование актов сверки с арендаторами;

— расчет текущего сальдо по договорам аренды;

— начисление пени и штрафов при нарушении сроков оплаты и правил эксплуатации объектов;

— ведение претензионно-исковых работ в отношении должников. Печать претензионных писем.

— расторжение договоров;

— формирование и печать аналитических отчетов.

ООО НВЦ «Интеграционные технологии»

Автоматизированная информационная система «Имущество»

В АИС «ИМУЩЕСТВО» (разработчик ЦСИ «Интегро», г. Уфа для ведения реестра каждого вида объекта учета, представлена своя подсистема, которая ведет не только учет объектов муниципального имущества, но и формирует единое информационное поле для всех подсистем.

Автоматизированная информационная система «Имущество» предназначена для автоматизации деятельности по учету и управлению муниципальным имуществом. В системе реализованы следующие возможности:

— ведение реестра муниципального имущества;

— контроль договорных отношений, возникающих относительно муниципального имущества;

— учет и контроль поступления средств по договорам аренды;

— контроль движения имущества, возникновения и прекращения различных правовых отношений;

— регистрация работы юридических служб, связанной с договорными отношениями на муниципальное имущество;

— автоматизированное создание договоров, актов, счетов и прочих сопутствующих документов.

Структура АИС «ИМУЩЕСТВО»

Подсистема «Реестр» предназначена для учета объектов муниципальной собственности.

В рамках подсистемы выполняются следующие функции:

— ведение типовых перечней для различных типов объектов, в том числе: здания, сооружения, помещения, земельные участки, транспортные средства и многое другое;

контроль включения и исключения объектов из реестра муниципальной собственности;

— формирование имущественных комплексов, передаваемых в оперативное управление или хозяйственное ведение;

— ведение перечней юридических и физических лиц, выступающих субъектами в правовых и договорных отношениях на муниципальное имущество.

Подсистема «Аренда» предназначена для учета и контроля всех этапов работы с договорами аренды муниципального имущества.

Подсистема «Администрирование» осуществляет предоставление доступа пользователям системы в соответствии с определенными для них правами и контроль выполняемых пользователями действий.

Подсистема «Земельные ресурсы» предназначена для учета процессов, связанных с земельными участками, находящимися в муниципальной собственности.

Подсистема «Приватизация» служит для учета процессов приводящих к изменению вида собственности на объекты учета.

Подсистема «Документооборот» предназначена для учета документов, используемых при работе с объектами учета:

Учет входящих и исходящих писем и документов;

«Привязка» документов к реестровым объектам и договорам;

Подготовка основных отчетов и статистики по работе отделов и конкретных сотрудников;

Хранение электронных копий документов.

ООО «БФТ» и ООО «САУМИ-Центр» АИС «SAUMI»

Программный комплекс «SAUMI» — это автоматизированная информационная система, предназначенная для управления государственной и муниципальной собственностью с возможностью адаптации к требованиям регионального и местного законодательства, обеспечивающая повышение эффективности и качества управления земельно-имущественным комплексом.

Возможности комплекса.

Учет объектов:

— ведение реестра объектов в объеме реквизитов, установленных местным законодательством;

— принятие объектов из муниципальной (государственной) собственности;

— исключение объектов из муниципальной (государственной) собственности;

— передача объектов в хозяйственное ведение, оперативное управление, казну;

— учет совместной хозяйственной деятельности;

— постановка объектов на охрану;

— приватизация объектов;

— учет долевой собственности и прочих долей прав;

— полноценная работа с объектами-памятниками;

— выделение отдельных конструктивных элементов зданий (литеры, подъезды, этажи, отдельные помещения, квартиры);

— учет реконструкции объектов с сохранением всей истории о реконструированных частях объектов;

— хранение графических изображений (фотографий зданий, объектов незавершенного строительства и пр.);

— отображение на графическом плане этажа использования площадей.

Аренда объектов движимого и недвижимого имущества:

— ведение заявлений на аренду (помещений, земельных участков и прочих объектов движимого и недвижимого имущества);

— начисление всех видов обязательств: единовременное, ежемесячное, ежеквартальное, полугодовое, годовое, а также по графику начисление арендной платы и пени;

— учет льгот по договорам аренды, купли-продажи и прочим, включающим финансовые обязательства;

— возможность оформления отсрочки исполнения финансовых обязательств

— автоматическое формирование на основании подготовленных шаблонов и печать текста договора аренды, свода взаиморасчетов по обязательству (акт сверки), уведомлений о задолженности и др. необходимых документов;

— отслеживание своевременного внесения платежей арендной платы;

— возможность изменения условий договора аренды (перечня объектов, целевого назначения использования, значения площадей, размера арендной платы и др.);