Основные этапы подготовки и проведения пресс-конференций по актуальным проблемам деятельности ОВД

Пресс-конференция посвящается подробному обсуждению 1−2 вопросов и, в среднем, проводится в течение 1,5 часов.

Проведение пресс-конференции оправдано только в том случае, если:

• — есть «горячие» новости и необходимо сделать важное сообщение, по которому у журналистов могут возникнуть вопросы, или необходимо срочно отреагировать на определенное событие;
• — в город приезжает известный специалист, интересный человек, готовый выступить перед представителями СМИ;
• — журналисты предпочитают личные информационные контакты с официальными лицами. В других случаях информация передается в СМИ пресс-релизом и необходимости в проведении пресс-конференции нет.

Подготовка и проведение пресс-конференции Пресс-конференция — важнейшее средство ПР, требующее тщательной подготовки, состоящей из следующих этапов.

• 1. Выбор даты и времени проведения конференции Специалисты рекомендуют проводить пресс-конференцию во вторник, среду или четверг не ранее 10:00 и не позже 15:00. Как правило, ее назначают на 11:00 или 14:00.
• 2. Выбор подходящего помещения. Оно не должно быть слишком большим, чтобы зал не выглядел полупустым, и не должно быть чьим-либо офисом. Пресс-конференции могут быть организованы в местных пресс-клубах, общественных зданиях, расположенных в неотдаленных от представителей СМИ районах.
• 3. Извещение представителей СМИ о предстоящей пресс-конференции. Приглашения высылаются так, чтобы достичь адресата хотя бы за 7 дней до пресс-конференции.
• 4. Подготовка текстов докладов. Тексты всех докладов отпечатываются заранее. Во время конференции они доступны для присутствующих журналистов, а после нее рассылаются в СМИ, представители которых не присутствовали. Для каждого представителя прессы также готовится пресс-кит, содержащий соответствующую информацию.
• 5. Накануне пресс-конференции:
  • — проговаривается ход пресс-конференции с основными участниками;
  • — уточняются порядок и содержание выступлений;
  • — делаются телефонные звонки — напоминания представителям СМИ, чье присутствие предполагается;
  • — составляется и тиражируется список участников конференции для раздачи представителям прессы.

Ведет пресс-конференцию назначенный ответственный. Он призывает присутствующих соблюдать тишину и представляет председательствующего. Им может быть руководитель организации. Председательствующий делает вступление, представляет участников в начале пресс-конференции, а затем предоставляет слово выступающим.

После выступлений докладчики отвечают на вопросы представителей СМИ. По просьбе представителей прессы возможна организация индивидуальных интервью. По окончании пресс-конференции как правило, для ее участников организуется неофициальная часть.