Автоматизация документооборота предприятия с использованием АИС «Дело»

Описание системы «Дело»

Система «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) — комплексное промышленное решение, обеспечивающее автоматизацию процессов делопроизводства компаний различных масштабов и сфер деятельности, а также ведение полностью электронного документооборота организации.

Рис. 3 Распределение реализованных проектов внедрения между ЕСМ — продуктами

Система делопроизводства эффективно используется как в небольших коммерческих компаниях, так и в распределенных холдинговых или ведомственных структурах.

Первая версия системы «ДЕЛО» выпущена в 1996 году. «ДЕЛО» — первая отечественная система автоматизации документооборота, получившая государственный сертификат наивысшего качества ЦСЦР Госстандарта РФ.

В настоящее время «ДЕЛО» используют 2000 компаний, учреждений и организаций в России и странах СНГ, а общее число установленных рабочих мест составляет более 150 000. Двенадцать субъектов Федерации реализуют программы автоматизации органов власти всех уровней на базе системы «ДЕЛО».

Рис. 4 Стартовый экран СЭД «Дело».

Сегодня программа документооборота «ДЕЛО» фактически является отраслевым стандартом автоматизации документооборота в России. Высокий уровень качества и многолетний опыт специалистов ЭОС гарантируют успешное внедрение и отсутствие проблем с дальнейшей эксплуатацией. Поддержка любой технологии работы с документами Система «ДЕЛО» обеспечивает как автоматизацию классического документооборота компании, так и полноценное управление электронными документами. Это позволяет создать решение для комплексной автоматизации любого уровня, а также плавно и без риска осуществлять переход к современным технологиям ведения делопроизводства.

В зависимости от потребностей заказчика на основе системы компьютерного делопроизводства можно реализовать:

• · автоматизацию традиционного (бумажного) делопроизводства;
• · полностью электронный документооборот (внедрение безбумажных технологий);
• · смешанный бумажно-электронный документооборот.

Программа документооборота «ДЕЛО» представляет собой гибко настраиваемый продукт, который обладает широкими возможностями для адаптации под особенности любой организации.

Кроме того, одной из важнейших особенностей является поддержка принятых правил и методов работы с документами, сложившихся в отечественной практике. Например, стандартная бизнес-логика системы без дополнительных доработок предусматривает возможности работы с различными видами поручений, механизмы последовательного и параллельного согласования, разграничение прав доступа к документу, делегирование и передачу полномочий и др.

Благодаря этому обеспечивается:

• · настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими методами управления делопроизводством и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений. В частности, система поддерживает централизованную, распределенную и децентрализованную схему организации документооборота;
• · соблюдение требований регламентов и внутренних стандартов в области ведения документооборота и информационной безопасности;
• · масштабируемость. Автоматизированный документооборот «ДЕЛО» обладает практически неограниченной масштабируемостью — возможностью «увеличения охвата» и включения новых пользователей. В ней могут одновременно работать от единиц до нескольких тысяч пользователей.
• · система позволяет решать задачи автоматизации документооборота любого уровня сложности;
• · работа в Интернет / Интранет сетях;
• · Для предоставления доступа к документам в системе реализован web-интерфейс, обеспечивающий простой и эффективный доступ к внутреннему документообороту с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet).
• · поддержка распределенного электронного документооборота.
• · Электронное делопроизводство позволяет осуществлять автоматизированный обмен юридически значимыми электронными документами между организациями или территориально удаленными подразделениями. При этом соблюдаются все законодательные и делопроизводственные нормы, а конфиденциальность и подлинность документов обеспечиваются сертифицированными средствами криптозащиты информации.
• · Работа с большими объемами документов.
• · Система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов. Реальные, практически подтвержденные возможности — свыше 4 000 000 документов, свыше 500 одновременно работающих пользователей. При этом существует однопользовательская версия системы, работающая с условно-бесплатной СУБД.
• · Соответствие законодательным и нормативно-методическим требованиям в области управления документами. Система документооборота предприятия «ДЕЛО» обеспечивает управление документацией на основе требований как российской, так и международной нормативной базы ДОУ и информационной безопасности.
• · Открытость и интеграция с отраслевыми стандартами программного обеспечения

В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке:

• — Microsoft и Oracle — поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений. Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы.
• — ABBYY — ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм;
• — КриптоПро, СигналКом, Aladdin — разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности.

Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями. Например: автоматизация документационный база данный.

• — «1С:Предприятие» ;
• — продукты компании «ЭОС» ;
• — другие используемые в организации системы и бизнес-приложения.

Кроме того, использование API позволяет расширить свойства системы современного делопроизводства компании для решения различных задач. Например:

• — для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов;
• — для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных;
• — для доступа к данным системы через Internet (Intranet);
• — для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п.