Коллективная работа и версионирование

«1С:Документооборот 8» позволяет получать сотрудникам коллективный доступ к файлам для просмотра или редактирования (с учетом разграничения прав доступа и механизма версионирования файлов). Так любому файлу, который находится в информационной базе, можно присвоить авторство и установить дату создания версии, причем каждая из версий будет сопровождаться кратким описанием внесенных изменений. Все предыдущие версии, количество которых безгранично, автоматически сохраняются при работе с файлом. Для некоторых файлов (сохраненных в одном из наиболее распространенных форматов doc, rtf, html, txt, odt) даже поддерживается сравнение версий.

В случае попытки одновременной редакции документов, срабатывает механизм блокировки. Так, для исключения подобных конфликтов, файлы, которые используются текущим пользователем, окрашены в списке информационной базы зеленым цветом, занятые другими пользователями — серым. Для удобства работы список уже занятых файлов отображается сразу при запуске программы на рабочем столе.

Бизнес-процессы

Устойчивая последовательность действий всех сотрудников данной организации называется бизнес-процессом. Автоматизация этих последовательностей существенно повышает скорость выполнения задач и упорядочивает работу.

В программном продукте «1С:Документооборот 8» можно отметить такие бизнес-процессы:

• — рассмотрение: документ отправляется к руководителю на рассмотрение и уже с его резолюцией снова возвращается к автору данного документа;
• — исполнение: рассматриваемый документ отправляется на реализацию каждому пользователю по списку, а также контролеру (среди пользователей можно назначить ответственного исполнителя);
• — согласование: документы по бизнес-процессу передаются на согласование отмеченным респондентам, а после возвращаются снова к создателю бизнес-процесса для изучения результатов согласования или отправки на вторичное согласование;
• — утверждение: документ передается ответственному лицу для утверждения и затем вновь возвращается к автору для изучения результатов утверждения;
• — регистрация: секретарь присваивает регистрационный номер, заверяет документ печатью предприятия и отправляет корреспонденту;
• — ознакомление: благодаря этому бизнес-процессу необходимый документ рассылается всем по списку пользователям для ознакомления;
• — поручение: этот бизнес-процесс помогает делать поручения сотрудникам, а также контролировать их исполнение.

Адресовать такие бизнес-процессы можно как конкретным исполнителям, так и ролям. Состав этих ролей индивидуален для каждого учреждения и может быть изменен и настроен без остановки системы. Каждый пользователь в любое время может изучить перечень возложенных на него задач в списке Мои задачи или получив уведомление о поставленной задаче по электронной почте.

Создатели бизнес-процессов могут отслеживать этапы выполнения поставленных задач. Именно для анализа процедуры выполнения бизнес-процессов в «1С:Документооборот 8» существует ряд отчетов, например:

• — отчет по задачам (вариант Текущие задачи);
• — отчет по бизнес-процессам (вариант Статистика по видам);
• — справка об исполнительской дисциплине.