Основные требования к выбору поставщика

Выбор поставщика.

По каким показателям целесообразно оценивать деятельность поставщиков. В решении этого вопроса нет единого подхода. Однако есть обобщенный вариант показателей, которые определяют предпочтительность поставщика.

• — цена;
• — качество продукции;
• — опыт работы на рынке;
• — репутация и имидж;
• -надежность;
• -объем поставок;
• -соблюдение графиков поставок;
• -условия поставки и формы расчетов;
• — упаковка;
• — транспортные услуги;
• — взаимоотношения с заказчиками
• -финансовая стабильность;
• — географическое расположение поставщика;
• — информационная готовность;

Каждая фирма устанавливает свои критерии оценки поставщиков исходя из собственных соображений и принятой стратегии деятельности. Но вместе с тем, существуют некоторые общие требования к поставщикам:

точно в срок по согласованному графику поставлять продукцию в соответствии с заказом (договором) продукция должна отвечать требованиям стандарта;

соблюдать объемы поставки;

предоставлять сопроводительную документацию, выдерживать согласованные цены; территориальная доступность поставщика.

Требования к поставщикам могут меняться в зависимости от общей экономической ситуации, конъюнктур…

Выбор поставщиков — задача сложная и ответственная, поскольку от них зависит ритмичность производства.

Проблема выбора является наиболее острой для новых фирм или фирм, меняющих номенклатуру продукции, свою стратегию. Действующие фирмы имеющие хозяйственные связи, испытывают иные трудности. Важно сохранить связи с поставщиками. Менять поставщика — процедура болезненная.

К новому поставщику и требования должны быть повышенные. Лишиться поставщика легко, труднее найти нового.

На ООО «Корунд» сложились устойчивые связи с поставщиками таких продуктов, как например смола ПВХ, для производства труб из ПВХ (Это ОАО Сибур-Нефтехим г. Дзержинск). Как видно из таблицы закупок продукции с этим поставщиком ООО «Корунд работает с 2005 года.

В то же время, в связи с новым производством цеха красок и эмалей менеджерам отдела снабжения пришлось искать новых поставщиков подсолнечного масла, так как все связи были нарушены с прежними поставщиками в период, когда на ООО «Корунд» были проблемы и завод практически не работал.

По какому принципу были отобраны поставщики подсолнечного масла, будет рассмотрено ниже.

Выбор поставщика может проводиться и на конкурсной основе.

ООО «Корунд» на конкурсной основе не участвовал в выборе поставщиков. Критерием отбора претендентов могут выступать показатели: ценность поставок, регулярность Использование в качестве независимого критерия.

" цены поставки" не рекомендуется, поскольку низкая цена — это, как правило, низкое качество.

На этом этапе менеджеры оценивают все предложения и переходят к выбору поставщика.

Составляют перечень желательных характеристик поставщика с ранжированием их по степени относительной значимости.

На каждом предприятии значимость характеристик может быть различной.

Разрабатывается специальная шкала оценок (ранжир), позволяющая рассчитать рейтинг.

Рейтинг — субъективная оценка какого — либо явления по заданной шкале. В нашем случае — это рейтинг поставщиков.

Закупаемые материалы необходимы, чтобы производственный процесс не останавливался.

Отсутствие, какихто комплектующих изделий, или сырья может привести к остановке производства. Главным критерием при выборе поставщика здесь будет надежность поставок.

Если закупаемые предметы труда не являются с точки зрения значимыми для производственного процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут затраты.

Например, имеются две фирмы, А и Б, производящие одинаковую продукцию, одинакового качества.

Обе фирмы надежны и известны для снабженцев ООО «Корунд».

Недостаток фирмы, А заключается в том, что она расположена от нашего предприятия на 200 км дальше, чем фирма Б.(расстояние до фирмы А-500 км, до фирмы Б-300 км.).С другой стороны, товар, поставляемый фирмой, А в пакетах на поддоне и может быть механизировано разгружен.

Фирма Б поставляет товар в коробках, которые нужно разгружать вручную. Тариф на перевозку груза на расстояние 500 км. — 0,5 условных денежных единиц за км (уде/км).При перевозке груза на расстояние 300 км тарифная ставка 0,7 уде/км.(выше)Время выгрузки груза в пакетах- 30 мин. Не в пакетах-10 час. Поэтому с учетом стоимости погрузочно-разгрузочных работ предпочтительнее будет фирма А. Таким образом, при прочих равных условиях выгоднее закупать продукцию у поставщика А, поскольку это даст экономию Менеджеры службы снабжения всегда учитывают это.

Если на качество продукции, например на ООО «Корунд» при получении красок влияет цветность и термопробы, то при выборе поставщика главным критерием будет цветность масла и какие температуры выдерживает масло при нагревании. Цветность масла должна быть 10 ед.

Как выбирают поставщика отдел закупки оборудования, покажем на следующих примерах.

На ООО «Корунд» при выборе поставщика по закупке щебня к значимым характеристикам поставщиков отнесли:

Цена продукции.

Базис поставки.

Транспортные расходы Условия оплаты Срок поставки.

Из 6 выбранных поставщиков выбрали ООО «Вектор» по следующим показателям — низкая цена и отсрочка платежа.(Приложение № 9 обоснование выбора поставщика по закупке щебня).

При выборе поставщика рельсорезного станка из 5 поставщиков выбрали ООО «Промстарс» по следующим показателям. Цена ниже и ООО «Промстарс» является изготовителем станка.(Приложение № 10).

В других случаях основным показателем при выборе поставщика также является цена.

При выборе поставщика по подсолнечному маслу из 36 фирм, которые могли бы быть поставщиками, выбрали четыре.

Главными критериями отбора определили:

• 1. Качество продукции.
• 2. Возможный объем поставок.
• 3. Соблюдение сроков поставки.
• 4. Цена.
• 5. Условия поставки и формы расчетов.
• 6. репутация

Главное по качеству масла определяли: цветность должна быть 10 ед.;

Должно быть нерафинированное, отстоенное, должно выдерживать термопробу до 200 градусов и более.

Краткая характеристика фирм.

• 1. ООО «Урюпинский МЭЗ» Волгоградская обл. Более 10 лет занимаются поставкой масла на рынки страны. Имеет связи с широким кругом производителей. Могут поставить масло по жд. Масло только высшего сорта. Термопробы делают сами. Цена продукции 17,00 руб./кг с НДС. Форма расчетов любая. Имеются подъездные пути
• 2. ООО «Белтор" — на рынке работают более 10 лет. Могут отгружать ж/д. Термопробы не делают. Цена 16,00 руб./кг. На момент выбора масла в наличии не было. Форма оплаты любая. Цветность не всегда выдерживается.
• 3. ООО «Шуйский МЭЗ Ивановская обл.- на рынке работают более 15 лет. На предприятии проведен капитальный ремонт. Продукция соответствует цветности, термопробы делают. Цена 17,50 руб./кг. Форма оплаты любая.
• 4. ООО «Агро Индустриальная корпорация «Астон» — Ростовская обл. — на рынке работают не более 5 лет. Масло хорошего качества. Выдерживает термопробу до 224 градусов, но сами не делают. Цена 19,00 руб./кг. Форма оплаты — предоплата.

Результат анализа сведем в таблицу.

Можно сделать следующие выводы:

• 1. Первый Поставщик имеет хорошую репутацию, на рынке работает продолжительный период, приемлемые цены, качество хорошее, термопробы делают сами, имеются подъездные пути, форма оплаты любая.
• 2. Второй Поставщик — низкие цены, любая форма оплаты, но масло не всегда выдерживается по цветности.
• 3. Третий Поставщик — на рынке работает более 15 лет, качество хорошее, сроки поставок соблюдаются, цена низкая условия оплаты любые.
• 4. Четвертый Поставщик — качество высокое, термопробу выдерживают до 224 градусов, но и цены высокие, условия оплаты-предоплата.

Таким образом, можно сделать вывод о наиболее выгодном сотрудничестве с Поставщиками № 1 и № 3,так как они обладают оптимальным сочетанием качество-цена — условия оплаты.

Можно выбирать поставщиков, используя и бальный метод.

В основе бального метода лежит оценка каждого поставщика по бальной шкале. Весомость каждого фактора определяется также менеджером отдела закупок.

Рейтинг поставщика рассчитывается как общая сумма произведений оценки поставщика по каждому фактору на весомость этого фактора.

Если выбирать поставщиков масла по бальной системе, то это будет выглядеть так.

Рейтинг Поставщика 1 и 3 больше.

Рейтинг Поставщика 1=(5×0,40)+ (2×0,05)+ (1×0,15) + (5×0,30)+ (4×0,05)+ (5 х).05) = 4,2.

Так же рассчитываются и другие поставщики Минусом данного метода является высокая степень субъективности оценки, особенно в определении весомости факторов.

Более объективный метод оценки поставщиков, который получает сейчас распространениеметод анализа иерархий (МАИ). При его использовании принятие решения основано на оценке обширной информации. Метод предполагает постоянное сравнение двух факторов на основе некоторой шкалы предпочтений.

При таком методе оценка более объективная, и в предвзятости к тому или иному выбранному поставщику работников нельзя обвинить.

Такой метод можно использовать, если на предприятии большой отдел закупок. На ООО «Корунд» такой метод не используется, т. к в отделах работает всего по 3 человека.(в отделе закупок оборудования и в отделе снабжения и сбыта.).

После того, как были определены поставщики, с ними были заключены договоры. (Образец договораПриложение № 11).

Заключение

контрактов.

Закончив с выбором, менеджер по закупкам приступает к составлению заказа на покупку от избранного поставщика. Сейчас менеджеры стараются уходить от практики заказов и склоняются к заключению контрактов.

На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура заключения или продления.

Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом договор (заказ) отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:

• · Традиционная почта;
• · Факсимильная связь;
• · Электронная почта;
• · Личной доставкой представителем.

При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.

В соответствии с отправленным договором (заказом), от поставщика должен быть получен счет, в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях счета должны быть указаны следующие данные:

• · Идентификационный номер счета;
• · Дата отправки инвойса;
• · Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;
• · Количество материала;
• · Условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета;

В случае возникновения вопросов по полученному счету, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылку повторного счета.

Менеджер отдела снабжения делает заявку на оплату счета.

Образец заявки прилагается. (Приложение № 12).

В соответствии с бюджетом на месяц происходит оплата счетов.

Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.

Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.

Контроль выполнения условий договора:

На данном этапе Исполнитель из Отдела снабжения компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза (материала) в процессе его доставки вплоть до конечного пункта, согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.

В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.

После получения материала, специалистами Функционального Отдела компании Заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.

В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчика, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированным невыполнением условий договора или отклонениями от них.

После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика.

Процесс поставки материалов на этом завершается.