Автоматизации финансового учета

Методика экспресс-анализа финансовой деятельности организации и ее финансового состояния может быть реализована в условиях как традиционной, так и компьютерной технологии. В последнем случае затраты труда и времени на проведение этой работы значительно снижаются.

Программное обеспечение компьютерной технологии решения задач экономического анализа на сегодня достаточно разнообразно. Часть программ носит автономный характер, поскольку связана с решением лишь аналитических задач на базе предварительно введенной нормативно-справочной и отчетно-учетной информации, данных первичных документов. К числу наиболее распространенных программ подобного рода относятся:

• 1. «Экономический анализ и прогноз деятельности предприятия», в качестве методической основы которой принята «Многофакторная модель измерения производительности», разработанная Вирджинским Центром производительности (США) и адаптированная фирмой «ИНЭК» к российским условиям;
• 2. «Анализ финансового состояния предприятия» версия 2.87 Б (банкротство); создана на основе методики, в которой используются разработанные специалистами фирмы «ИНЭК» алгоритмы расчетов, принятые в международной практике и основанные на принципах GААР, «ЮНИДО» и др.;
• 3. «Анализ финансового состояния professional» версия 1.0, в которой предусмотрен оригинальный «язык» для задания алгоритмов расчета показателей и аналитических таблиц;
• 4. «БЭСТ-Ф» «Финансовый анализ», разработанная фирмой «Интеллект-сервис» .

Недостатками вышеперечисленных программ являются: во-первых, отсутствие комплексного подхода к изучению результатов деятельности предприятия; во-вторых, ограничение анализа лишь финансовым аспектом работы предприятия, тогда как последний формируется под воздействием результатов хозяйствования; в-третьих, наличие довольно жестко регламентированного набора показателей, методик их расчета и оформления.

Другая часть программ представляет собой систему комплексной автоматизации управления, охватывающую специализированные программные модули, объединенные единой базой данных и функционирующие на основе технологии «клиент-сервис». Примером такой полноохватной компьютерной программы, включающей АРМ для автоматизации функций оперативного управления производством, планирования, маркетинга, бухгалтерского учета, финансового и статистического анализа и ряд других, является «Галактика». Основное направление используемого в ней модуля «Финансовый анализ» состоит в информационной поддержке процесса управления в части решения задач анализа финансовых и материальных ресурсов и целесообразности их использования. Одним из достоинств данной программы является то, что наряду со стандартными коэффициентами и аналитическими таблицами, представленными в программе, пользователь может рассчитать необходимый только для него за соответствующий период времени набор дополнительных показателей, агрегировать их и оформить расчет в аналитических таблицах.

Таким образом, в рамках компьютерных программ, подобных «Галактике», возможна формализация индивидуальных, жестко не регламентированных, сложных, многоступенчатых методик финансового управления, в том числе методики экспресс-анализа хозяйственно-финансовой деятельности и финансового состояния организации, предложенной в настоящем пособии.

В качестве ограничений в использовании данных программ на практике выступают их высокая стоимость и отсутствие необходимости в отдельных случаях реализовывать на практике полный набор подсистем, включающий до 40 модулей. В связи с этим представляется целесообразным рекомендовать для автоматизации комплексного анализа результатов деятельности организации по небольшому набору ключевых показателей программу «Microsoft Excel», которая дает пользователю неограниченные возможности для проведения расчетов различного рода показателей, построения таблиц и графиков. При этом в случае изменения исходных данных результативные показатели автоматически пересчитываются в доли секунды.

Результаты анализа оформляются в виде электронной таблицы, представляющей собой сетку из строк и столбцов. Каждый столбец нумеруется буквой латинского алфавита, а каждая строка — числом. Пересечение строки и столбца образует рабочую ячейку, имеющую свой адрес. Активная ячейка — это та, в которую вводится информация, она выделяется на экране жирной рамкой.

Рассмотрим основные правила работы с электронной таблицей Excel. Перемещение по таблице осуществляется с помощью клавиатуры и мыши. Для занесения исходных данных в таблицу выделяются ячейки, при этом:

• а) чтобы выделить одну ячейку, необходимо щелкнуть по ней левой кнопкой мыши;
• б) чтобы выделить интервал ячеек, необходимо нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протащить указатель мыши от первой до последней ячейки;
• в) чтобы выделить прерывистый блок, необходимо щелкнуть на первой ячейке, затем, удерживая клавишу «Ctrl», щелкнуть на каждой нужной ячейке;
• г) чтобы выделить весь столбец, необходимо щелкнуть по заголовку столбца, строку — по заголовку строки.

Ввод данных в ячейку заканчивается нажатием на клавишу «Enter» ;

редактирование содержимого ячейки осуществляется в активной ячейке нажатием клавиши F2 — в строке формул появляется курсор, окончание редактирования — «Enter» ;

удаление содержимого ячеек осуществляется при помощи клавиши «Del» или команды «правка-удалить» ;

перемещение данных из одной ячейки в другую — при помощи команд «правка-вырезать», «правка-вставить» ;

вставка новых строк и столбцов — при помощи команды «вставка» ;

изменение ширины столбцов и строк при помощи указателя мыши;

формат ячейки устанавливается с помощью команды «формат-ячейки» .

После ввода исходных данных в соответствующие ячейки таблиц вводятся формулы для расчета показателей с клавиатуры или при помощи мыши. Причем идентичные формулы не нужно вводить в каждую ячейку. Например, формулы абсолютного отклонения и темпы роста вводятся в ячейки по первому показателю, затем с помощью команд «копировать» и «вставить» эти формулы автоматически переносятся в ячейки по всем остальным показателям. Это относится и к формулам по показателям за два периода: формируется формула расчета по прошлому году и затем копируется в отчетный год.

Преимущество электронных таблиц Excel перед ручным способом расчета состоит в том, что при изменении любых исходных данных результативные показатели в доли секунды автоматически пересчитываются. Студентам остается только сделать правильные экономические выводы по рассчитанным таблицам.

Применение программы «Microsoft Excel» снижает трудоемкость работы при оценке хозяйственно-финансовой деятельности предприятия и его финансового состояния.

Покажем порядок работы с электронными таблицами на примере построения обязательных таблиц 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7 для анализа хозяйственно-финансовой деятельности и финансового состояния коммерческой организации.

Необходимо выполнить последовательно следующее:

войти в программу Microsoft Excel, для чего выполнить следующие действия: Пуск — программы — Microsoft Excel.

сохранить книгу под своим именем, для чего выполнить команды: файл — сохранить;

задать параметры страницы: файл — параметры страницы — поля: сверху 25, снизу 25, слева 35, справа 15;

сформировать таблицу;

заполнить шапку таблицы, графу «Показатели» (выставить в ячейках перенос по словам, каждый показатель должен располагаться в одной ячейке);

ввести формулы в графу «прошлый год», затем скопировать их в графу «отчетный год», ввести формулы для расчета отклонения и темпа роста, затем скопировать (ввод формул осуществляем с помощью мыши, щелкая по ячейкам, ссылки на которые даны в приложенных таблицах 1 — 6);

лист 1 переименовать в таблицу 1, для чего дважды щелкнуть по ярлычку «лист 1» ;

на следующем листе построить следующую таблицу;

чтобы добавить лист в созданной книге, необходимо выполнить следующие действия: «вставка-лист» .

Таблица 1.1 — Анализ эффективности хозяйственной деятельности производственной организации за 200… — 200… годы.

Таблица 1.2 — Анализ основных показателей финансовой деятельности торговой организации за 200… — 200… годы.

Таблица 1.3 — Анализ основных показателей финансовой деятельности производственной организации за 200… — 200… годы.

Таблица 1.4 — Анализ динамики затрат на производство и продажу готовой продукции за 200… — 200… гг.

Таблица 1.5 — Формирование показателей уплотненного аналитического баланса за 200… — 200… гг.

Таблица 1.6 — Анализ деловой активности за 200… — 200… гг.

Таблица 1.7 — Анализ имущественного положения финансовой устойчивости и ликвидности за 200… — 200… гг.

№п/п.	Показатели.	Ед. измер.	Условн. обозн.	На начало года.	На конец года.	Изменения за год.	Темп роста, %.
А.	Б.	В.	Г.
	Валюта баланса.	тыс. руб.	ВБ.	=Таблица2.5!D14.	=Таблица2.5!F14.	=F3-E3.	=F3/E3*100.
	Внеоборотные активы.	тыс. руб.	ВА.	=Таблица2.5!D4.	=Таблица2.5!F4.	— 19 547,90.	67,01.
	Удельный вес внеоборотных активов в валюте баланса.	%.	dВА.	=E4/E3*100.	=F4/F3*100.	— 1,71.	98,18.
	Из внеоборотных активов нематериальные активы и основные средства.	тыс. руб.	НА+ОС.	=Таблица2.5!D5.	=Таблица2.5!F5.	— 19 543,50.	67,00.
	Оборотные активы.	тыс. руб.	ОБ.	=E3-E4.	=F3-F4.	— 498,70.	87,18.
	Удельный вес оборотных активов в валюте баланса.	%.	dОБ.	=100-E5.	=100-F5.	1,71.	127,73.
	Из оборотных активов материальные запасы.	тыс. руб.	МЗ.	=Таблица2.5!D7.	=Таблица2.5!F7.	484,00.	116,67.
	Дебиторская задолженность.	тыс. руб.	ДЗ.	=Таблица2.5!D8.	=Таблица2.5!F8.	32,00.	103,29.
	Денежные средства и краткосрочные финансовые вложения.	тыс. руб.	ДС+КФС.	=Таблица2.5!D9.	=Таблица2.5!F9.	— 14,70.	11,98.
	Собственный капитал.	тыс. руб.	СК.	=Таблица2.5!D11.	=Таблица2.5!F11.	— 33 043,80.	42,69.
	Обязательства долгосрочного характера.	тыс. руб.	ОДХ.	=Таблица2.5!D12.	=Таблица2.5!F12.	0,00.	0,00.
	Обязательства краткосрочного характера.	тыс. руб.	ОКХ.	=Таблица2.5!D13.	=Таблица2.5!F13.	12 997,20.	336,67.
	Доля вложений в торгово-производственный потенциал.	ДЦЧ.	К2.	=(E6+E9)/E3.	=(F6+F9)/F3.	0,02.	Х.
	Коэффициент автономии.	-||;	К3.	=E12/E3.	=F12/F3.	— 0,34.	Х.
	Коэффициент текущей ликвидности.	-||;	К4.	=E7/E14.	=F7/F14.	— 0,53.	Х.
	Коэффициент обеспеченности собственными оборотными средствами.	-||;