Системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД)

Как отмечалось выше, существует возможность перехода организации на электронный документооборот (как системы электронного управления документами), но с использованием специального программного обеспечения — системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД).

Так внедрение корпоративной версии САДД создает основу единого документационного обеспечения управления, охватывающего центральный аппарат и территориально удаленные подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:

• — единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации на основании единого Регламента работы с документами;
• — объединение потоков электронных документов между подразделениями организации;
• — использование общей для всех подразделений организации системы индексации (нумерации) документов, общих справочников-классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), однотипных форм регистрационно-контрольных карточек (РКК) документов и так далее;
• — обеспечение унификации управленческой документации и сокращение количества форм и видов единообразных документов.

Таким образом, появляются серьезные предпосылки для организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова организация. Правильно построенная автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении и исполнении документов (независимо от того, бумажные они или электронные), так и самими электронными документами, к которым эти данные относятся. Включение электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно нового уровня эффективности работы с документами, поскольку технологии работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и другое) принципиально более эффективны.

1.4.4 Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства

Критерии для сравнения и выбора На сегодняшний момент российский рынок предлагает достаточно широкий выбор САДД, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.

Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система.

К примеру, платформа Lotus Notes/Domino изначально ориентирована на групповую работу с документами, поэтому решения для этой системы наиболее функциональны. Пользователи, как правило, работают в операционной системе Windows, но в последнее время на Западе наблюдается перевод на платформу Linux [www.businessdoc.ru]. В связи с этим, при установке системы необходимо иметь в виду, что возможно через определенный промежуток времени пользователей Linux будет также как и пользователей Windows.

Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.

Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство, апробированности и широким применением в организациях различных типов.

• 1. «Optima Workflow», Оптима;
• 2. «БОСС-Референт», АйТи;
• 3. «Дело», Электронные Офисные Системы;
• 4. «Documentum», Документум Сервисиз;
• 5. «Евфрат-Документооборот», Cognitive Technologes.

Стоимость и сроки внедрения являются одними из факторов, влияющих на распространенность системы. В каждом конкретном внедрении они зависят от возможностей выбранной системы и структуры компании-заказчика (масштаб, специфика деятельности и так далее), приобретающей систему. По имеющимся оценкам, на сегодняшний день наибольшее количество внедрений имеют системы «ЕВФРАТ-Документооборот», «Дело» и «CompanyMedia». Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства. Распространенность системы «ЕВФРАТ-Документооборот» объясняется универсальностью ее использования и гибкой ценовой политикой. Большое количество внедрений «CompanyMedia» обеспечивает модульность системы и реализация на платформе Lotus Notes/Domino.

Безусловно, важными характеристиками СЭД являются её безопасность, надёжность и производительность. В свою очередь производительности рассматриваемых в обзоре решений достаточно, чтобы автоматизировать как небольшие, так и крупные структуры, так как производительность в большинстве случаях зависит от возможностей серверного аппаратного обеспечения. В случае создания распределенной системы электронного документооборота (отдельные серверы базы данных для каждого подразделения) количество одновременно работающих пользователей может измеряться тысячами.

Далее предложены функциональные характеристики САДД, которые будут являться основополагающими для выбора эффективной системы делопроизводства.

Общая характеристика систем Система «БОСС-Референт» разработана компанией «АйТи» на базе продукта Lotus Notes компании IBM, который представляет собой средство проектирования систем поддержки групповой работы и может рассматриваться в качестве стандарта в этой области.

Данная разработка ориентирована на средние коммерческие предприятия. делопроизводство автоматизация программный Система обеспечивает поддержку следующих процессов:

• · подготовка и согласование документов;
• · подготовка, и исполнение и контроль поручений;
• · обработка входящей и исходящей корреспонденции. Входящие документы подвергаются следующим операциям: экспедиционной обработке (с возможностью сканирования и потокового ввода документов, а также автоматического преобразования факсов и e-mail во входящие документы), регистрации, рассмотрению руководством и выдаче резолюции, ознакомлению в структурном подразделении или исполнению, контролю за исполнением.

Основные процедуры обработки исходящих документов: разработка проекта документа исполнителем, согласование проекта документа, регистрация документа, экспедиционная обработка документа;

• · управление прохождением внутренних документов: распорядительных, организационных и информационно-справочных;
• · хранение и динамическое обновление данных о структуре и работниках предприятия, поддержка механизма делегирования полномочий. Хранение и динамическое обновление данных о контрагентах предприятия;
• · поддержка технологического документооборота по трем направлениям работы: а) ведение реестра и обслуживание материальных объектов, б) подготовка договоров и обработка событий по ним, в) взаимоотношения с клиентами, поставщиками и партнерами;
• · поддержка обмена знаниями и информацией внутри рабочих групп, комитетов, между центральным офисом организации и ее подчиненными структурами, а также напрямую между подчиненными структурами.

Каждому пользователю в системе предоставлен свой Рабочий «Кабинет» — персональный почтовый ящик, куда приходят все уведомления и размещаются по папкам в зависимости от статуса. Однако статус исполнения выданных вами приказов — недоступен, потому что механизм почтовой базы не приспособлен для реализации подобных функций.

Система не рассчитана на полиструктурные организации, т. е. в холдинге невозможен контроль исполнения распоряжений в нижестоящих организациях. Кроме того, почтовые механизмы передачи документов между организациями и удаленными подразделениями не могут рассматриваться как, безусловно надежные.

По данным, представленным разработчиками, система имеет сертификат соответствия ГСДОУ. Компания «АйТи» имеет сертификат ГОСТ РИСО9001 http://www.boss-referent.ruwww.boss-referent.ru.

Краткие характеристики системы «Optima Workflow».

Данная система разработана компанией «Оптима» и предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования и хранения документов или иных информационных объектов, а также для автоматизации основных процедур современного делопроизводства и организации документооборота. В состав системы «Optima Workflow» входят пять программных модулей, которые могут быть установлены на различные клиентские станции или серверное оборудование в корпоративной сети, в зависимости от методов организации процессов документооборота и создания рабочих мест пользователей.

По утверждению разработчиков, внедрение подобной системы в организации обеспечивает следующие возможности:

• · централизованное хранение документов в электронном виде;
• · формализацию процедур создания и обработки документов;
• · наличие case-подобного графического редактора для описания процессов движения документов и технологических операций на этапе работы с ними;
• · единые управление и контроль за движением документов в рамках бизнес-процессов. Контроль реализован следующим образом: создается специального вида документ — «документ на контроле», который помещается на «доску объявлений». Исполнители могут не только ознакомиться с содержанием поручения, но и непосредственно в документ внести сведения о ходе исполнения, отметить факт выполнения и так далее. Все это отражено в одном экземпляре документа, который не тиражируется и не рассылается в адрес всех упомянутых в документе контролеров, исполнителями соисполнителей. Уведомления рассылаются по электронной почте MS Outlook/Exchange http://www.boss-referent.ruwww. optima-workflow.ru.

Система «Optima Workflow» содержит инструменты задания маршрутов прохождения документов, аудита, отслеживания их статуса в процессе обработки, настраиваемые на специфику организации, и не предлагает каких-либо стандартных процедур.

Информации о наличии сертификата соответствия ГСДОУ нет.

Краткие характеристики системы «Documentum».

Данная система — это разработка одноименной корпорации «Документум Сервисиз», продукты которой ориентированы на автоматизацию более крупных и сложных систем управления документами.

Следует еще раз обратить внимание на то, что «Documentum» по функционалу и стоимости сравним с базовым программным обеспечением, таким как IBM Content Manager. Обе эти системы обладают примерно равными возможностями и на базе каждой из них можно построить систему электронного документооборота — разница состоит только в стоимости. Но все же в рамках данной дипломной работы мы попытались обрисовать некоторые возможности и недостатки системы, применительно к системам автоматизации делопроизводства.

Documentum обладает следующими возможностями:

• · масштабируемость и работа в территориально-распределенном режиме, есть возможность подключения мобильных пользователей;
• · рассылка уведомления и поручения происходит с помощью механизма электронной почты;
• · поддержка многоязычности через языковые пакеты. Смысл в том, что заказчик устанавливает одну версию программного обеспечения, но может применять различные ее локализации. На пользовательском экране имеется выпадающее меню, в нем он может выбрать язык. Механизм поиска позволяет вести одновременный поиск в документах на разных языках.
• · сервисы генерации аудиторского следа (то есть наблюдения за действиями пользователей);
• · управление потоками работ (workflow), в том числе и с помощью средств графических редакторов;
• · управление мультимедиа-данными — извлечение информации из неструктурированных данных, например, текста из изображения;
• · печать с поддержкой цифровых водяных знаков и временных меток;
• · потоковый ввод документов через сканер и распознавание.

По информации, предоставленной разработчиками, в пятой версии осуществлен переход на стандарт J2EE, вследствие чего «Documentum» может работать на самых разных серверах: WebLogic, WebSphere, iPlanet и так далее http://www.boss-referent.ruwww.documentum.ru.

Система «Documentum» является системой управления содержанием (ЕСМ), а система документооборота строится на ее основе под конкретного заказчика. В ходе нашего исследования, мы установили, что из всех систем электронного документооборота «Documentum» является самой дорогой и ориентирована на очень крупные внедрения.

Краткие характеристики системы «Дело».

Система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело» была разработана ЗАО «Электронные офисные системы». Данная система предназначена для автоматизации делопроизводственной деятельности, основанной на традиционных отечественных технологиях и закрепленных соответствующими стандартами, и документационного обеспечения управленческой деятельности государственных организаций.

Функциональные возможности:

• · отслеживание всех этапов делопроизводственных операций и результатов выполнения работ по основным функциональным процессам организаций и учреждений;
• · единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. Регистрируются как поступившие извне документы, так и созданные внутри подразделений. К их числу относятся входящие, исходящие документы, письма и обращения граждан. Сведения об одном и том же документе могут одновременно находиться в различных картотеках;
• · регистрация проектов (с присвоением регистрационного номера) как отдельной группы документов, с последующей перерегистрацией, путем создания связанного документа с возможностью копирования (переноса) данных;
• · ввод текстов резолюций, включая повторные и назначение исполнителей по ним;
• · направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей с помощью механизма электронной почты;
• · пересылку отчетов исполнителей по документу ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
• · регистрацию делопроизводителями движения документов (документооборота) внутри организации, включая перемещения бумажных оригиналов и бумажных копий документов и соответствующих резолюций, отчеты об исполнении, согласование (визирование) документов;
• · осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, обращений учреждений, организаций, резолюций и указаний руководства; проверка правильности и своевременности исполнения документов;
• · объединение и группирование документов, зарегистрированных в системе делопроизводства, по различным признакам;
• · выполнение поиска по совокупности реквизитов регистрационных карточек, а так же резолюций, с целью осуществления функций контроля исполнения документов, и резолюций и ведения справочно-аналитической работы;
• · ввод сведений об отправке исходящих документов адресатам с созданием реестров рассылки документов;
• · получение согласно действующим правилам и инструкциям информационных материалов, сводок, отчетов для предоставления руководству;
• · предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета, вследствие чего пользователь имеет доступ только к документам, находящимся в его компетенции;
• · получение и вывод на печать статистических справок и отчетов, а также регистрационных карточек для обеспечения совместимости с традиционной («бумажной») технологией делопроизводства;
• · хранение электронных образов документов;
• · списание документов в дело в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел и, при необходимости, извлечения их из дела;
• · протоколирование работы пользователя с системой, включая работу с регистрационными карточками и резолюциями.

Система функционирует в локальной вычислительной сети и рассчитана на моно структурную организацию.

В качестве средства разработки (базы данных) БД используется РСУБД, что усложняет доработку и адаптацию системы.

Система обеспечивает поиск документов в базе по сочетанию реквизитов регистрационной карточки, полнотекстовый поиск реализован только в версии под MS SQL.

По данным, представленными разработчиками, система имеет сертификат Госстандарта на соответствие ГСДОУ http://www.boss-referent.ruwww.eos.ru.

Краткие характеристики системы «Евфрат-Документооборот».

Данная система была разработана компанией Cognitive Technologies. Новая версия системы «ЕВФРАТ-Документооборот» v.12 позволяет построить полноценную систему управления бизнес-процессами и документами организации, а также содержит весь необходимый инструментарий для успешной организации электронного документооборота любой компании, независимо от численности и формы собственности.

«Документооборот» позволяет:

• 1) автоматизировать регистрацию документов и заданий;
• 2) обеспечить эффективное взаимодействие сотрудников в рамках работ по документам;
• 3) осуществлять мгновенный поиск информации;
• 4) контролировать выполнение работ, инициируемых документами и заданиями;
• 5) проводить мониторинг состояния выполняемых процессов и анализ загрузки персонала за счет формирования различных журналов и отчетов;
• 6) организовать долговременное хранение документов организации;
• 7) обеспечить разграничение прав доступа сотрудников к информации.

Основными функциями системы являются: http://www.evfrat.ru/features/ - 3#3.

• · регистрация документов в системе (заполнение электронной регистрационной карточки), присоединение к карточке любого количества файлов произвольного формата;
• · постановка документов на контроль;
• · возможность создания параллельных и последовательных поручений, подпоручений соисполнителям;
• · возможность проектирования типовых маршрутов движения документов;
• · слежение за ходом исполнения поручений, рассылка уведомлений и напоминаний;
• · поиск документов по любому из полей регистрационной карточки и по тексту присоединенных к карточке файлов с учетом морфологии русского языка;
• · разграничение прав доступа к документам, в том числе с использованием ролей, что удобно при временном или постоянном замещении должностей;
• · протоколирование действий пользователей, криптографическое шифрование и применение ЭЦП;
• · подготовка и печать журналов и отчетов;
• · рассылка документов, переписка между пользователями системы при помощи встроенной почтовой службы;
• · возможность автоматизации процессов хранения и списания документов в архив;
• · доступ к документам и поручениям при помощи веб-браузера из любой точки мира.

поддержка территориально-распределенной работы: создание единого пространства управления филиальной структурой; сквозной контроль за исполнением заданий, выданных филиалам;

интеграция с электронной почтой: регистрация писем из электронной почты в системе «ЕВФРАТ-Документооборот»; отправка документов по электронной почте внешним адресатам с использованием адресных книг почтовых программ;

регистрация документов — облегчение труда делопроизводителя: регистрация нового документа на основе существующего; автоматическая проверка документа на дублирование при его регистрации; поддержка потокового сканирования;

контроль и анализ деятельности организации: расширение списка уведомлений и напоминаний о приближении и наступлении срока исполнения каждого контролируемого задания; автоматизация процесса приема исполнителем поручения на исполнение или отказа от исполнения с отсылкой соответствующего уведомления; развитие возможностей построения и работы со сложными отчетами;

возможности администрирования: поддержка работы с иерархическими словарями; организация резервного копирования информационной базы данных по расписанию; работа «ЕВФРАТ-Документооборот Сервер» как сервиса; экспорт/импорт типовых маршрутов, форм документов, шаблонов отчетов; администрирование хранилища форм документов; новый Генератор отчетов [www.evfrat.ru].

Особенностью системы АС «ЕВФРАТ-Документооборот» является ее гибкость и простота настройки, обслуживания и администрирования.

Информации о наличии сертификата соответствия ГСДОУ отсутствует.

Проведенное в аналитическом обзоре исследование подготовлено на основе технических описаний систем, взятых из открытых источников, и тестирования демо-версий программных продуктов «Дело», «Евфрат-Документооборот», «Optima-Workflow». Исследование возможностей систем «Босс-Референт», «CompanyMedia», «LanDocs» проводилось только на основе технических описаний, поскольку компании-разработчики данных систем демо-версии не представляют.

В ходе исследования было установлено, что при выборе системы электронного документооборота следует учесть множество факторов и окончательное решение предпочтительно принимать на основе комплексного анализа возможностей СЭД в зависимости от требований и специфики заказчика. Критерии, по которым были рассмотрены системы, достаточно универсальны и соответствуют задачам автоматизации документооборота как в коммерческих, так и в государственных учреждениях.

Если говорить о выборе СЭД для организации с предполагаемым количеством одновременно работающих пользователей около 50, то наиболее оптимальным решением видится система «ЕВФРАТ-Документооборот», разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками.