Технология работы. 
Ведение заказов

Создание таблиц

1. Создаем новую базу данных, выполнив следующие действия:

выполните команду ФАЙЛ, Создать, в диалоговом окне «Создание базы данных» установите следующие параметры:

Тип файлов: Базы данных Access,.

Диск: откройте список и выберите имя:

Каталог: выберите нужное имя из имеющихся на установленном диске.

Имя файла: наберите в окне имя.

Нажмите кнопку Создать.

2. Создайте таблицу базы данных. Для этого:

в окне базы данных на вкладке, нажмите кнопку ;

в окне диалога выберите ражим «Конструктор», нажмите кнопку ОК,.

• 3. Определите поля таблицы.
• 4. Сохраним таблицу, выполнив следующие действия:

выберите пункт меню ФАЙЛ, Сохранить;

в окне диалога «Сохранение» введите имя таблицы;

нажмите кнопку .

Контроль и проверка введенных данных.

Microsoft Access может осуществлять проверку данных, вводимых в поле или запись таблицы. Чтобы проверить значение, вводимое в поле или запись, необходимо задать условие на значение. Кроме того, можно указать текст сообщения, которое должно появиться на экране, если введенные данные не соответствуют данному условию. В Microsoft Access существует два типа условий на значение:

• · условия на значение поля;
• · условия на значения записи.

Очень важно, что оба типа условий вводятся в систему на уровне таблицы. Это означает, что проверка вводимых данных на соответствие этим условиям будет выполняться независимо от способа ввода данных, будь то прямое редактирование записей в режиме Таблицы, или импорт (копирование) из другой таблицы, или редактирование записи в форме (на странице доступа к данным). Это позволяет надежно защищать данные от ошибок ввода. компьютерный торговый таблица оператор Условие на значение поля позволяет обеспечить ввод корректных данных в поле записи. Проверка введенного значения осуществляется при переходе к другому полю или другой записи. Если введенное значение не соответствует заданному условию, на экран выводится сообщение, указанное пользователем, или стандартное сообщение, если пользователь не определил свое. Чтобы определить условие на значение поля, необходимо:

• — Открыть таблицу в режиме Конструктора.
• — В верхней части окна выбрать нужное поле.
• — Открыть на панели свойств поля вкладку Общие (General) и выбрать свойство Условие на значение (Validation Rule), а затем ввести необходимое условие. Задать условие на значение можно при помощи Построителя выражений, нажав на кнопку Построителя справа. Выражения, используемые в условиях, возвращают значения Истина (True), и в этом случае данные корректны, или Ложь (False) — данные некорректны. Одним из самых простых выражений, которое может встретиться в условии, является > 0, т. е. в поле могут вводиться только положительные числа. Для ввода более сложных выражений нужно знать правила построения выражений в Access.
• — Выбрать свойство Сообщение об ошибке (Validation Text) и ввести сообщение, которое будет выводиться на экран, если данные не соответствуют заданному условию.

Если условие на значение накладывается на поле, которое уже содержит данные, то при сохранении таблицы Microsoft Access выдаст вопрос, нужно ли применять новое условие к существующим данным.

Рис 1. Результаты создания таблиц базы данных

Чтобы обеспечить целостность, работа с данными должна производиться с учетом нижеперечисленных правил.

• — Невозможно ввести в связанное поле подчиненной таблицы значение, отсутствующее в связанном поле главной таблицы. Однако можно ввести пустое значение, показывающее, что для данной записи связь отсутствует.
• — Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице.
• — Невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если существуют записи, связанные с данной таблицей.

Чтобы эти правила контролировались для конкретной связи, при ее создании следует установить флажок Обеспечение целостности данных (Enforce Referential Integrity). Тогда любая попытка выполнить действие, нарушающее одно из перечисленных выше правил, приведет к выводу на экран предупреждения, а само действие выполнено не будет.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует установить флажки Каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields) иКаскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records). Если установлен флажок Каскадное обновление связанных полей (Cascade Update Related Fields), то при изменении ключевого поля главной таблицы автоматически будут изменены и соответствующие значения поля связанных записей. Если установлен флажокКаскадное удаление связанных записей (Cascade Delete Related Records), то при удалении записи в главной таблице удаляются и все связанные записи в подчиненной таблице.

Схема данных графически отображается в отдельном окне, в котором таблицы представлены списками полей, а связи — линиями между полями разных таблиц.

При построении схемы данных Access автоматически определяет по выбранному полю тип связи между таблицами. Если поле, по которому нужно установить связь, является уникальным ключом, как в главной таблице, так и в подчиненной, Access устанавливает связь типа один к одному. Если поле связи является уникальным ключом в главной таблице, а в подчиненной таблице является не ключевым или входит в составной ключ, Access устанавливает связь типа один ко многим от главной таблицы к подчиненной.

В Microsoft Access обеспечивается возможность автоматической проверки целостности данных в связанных полях. Целостность данных означает систему правил, используемых для поддержания связей между записями в связанных таблицах, а также для обеспечения защиты от случайного удаления или изменения связанных данных.

Рис 2. Схема базы данных

Рис 3. Целостность базы данных.

В Access поиск и отбор любой нужной информации можно производить с использованием запросов.