Преимущества системы. 
Автоматизация документооборота

Преимущества:

Для руководителей различных уровней:

• — быстрый поиск документов;
• — отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• — эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
• — сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• — удобная работа над проектами документов;
• — получение сводных отчетов и журналов;
• — возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

• — быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
• — отслеживание хода исполнения резолюций;
• — удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);
• — журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
• — формирование отчетности.

Рис. 1 СЭД в организации

Система «ДЕЛО»:

• — Масштабируемая и гибкая в настройке, легко адаптируется к специфике документооборота в организациях любого размера от единиц до тысяч рабочих мест.
• — Обеспечивает необходимый уровень конфиденциальности информации и соответствие всем нормативным требованиям как российского, украинского, белорусского делопроизводства, так и международных стандартов (ISO 15 489 «Информация и документация — Управление документами» и ISO/IEC 17 799:2000 «Информационные технологии — Практическое руководство по управлению информационной безопасностью»)
• — Обеспечивает защищенный электронный документооборот с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) и специальных криптографических средств. Компания «Электронные Офисные Системы» обладает всеми необходимыми сертификатами для использования средств защиты информации в своих продуктах.
• — Предоставляет возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
• — Поддерживает полный цикл работы с проектами документов, в том числе их маршрутизацию и версионность.
• — Позволяет работать с документами как в локальной сети, так и удаленно — через Интернет («ДЕЛО-WEB»).
• — Имеет открытую архитектуру и предоставляет возможность интеграции с другими программными средствами как компании ЭОС, так и других производителей программных продуктов.

Рис. 2 Многофункциональность СЭД «ДЕЛО»

Современность и многофункциональность СЭД «ДЕЛО» обеспечивает:

• — Автоматизация полного цикла работы с документами — от проекта до списания в дело. Поддержка всех основных функций в области документооборота: регистрация, контроль исполнения, маршрутизация, различные отчеты, полноценный поиск, списание в дело. Обеспечение полного цикла работы с проектами документов, включая маршрутизацию и версионность.
• — Возможность делегирования должностными лицами полномочий на работу с системой. Простой и интуитивно понятный интерфейс.
• — Обеспечение быстрого ввода информации за счет использования автоподстановки и списка типовых текстов, формируемых самим пользователем.
• — Эффективные механизмы разграничения доступа к документам и функциям системы.
• — Работа с большими объемами документов — система хранения данных позволяет работать множеству пользователей с большими массивами документов.
• — Наличие пользовательских настроек, позволяющих ускорить обработку документов и обеспечить удобное представление информации.
• — Поддержка централизованной, децентрализованной и смешанной схемы организации документооборота.
• — Обеспечение автоматизации как традиционного делопроизводства организации так и полноценного электронного документооборота. Позволяет плавно и без риска осуществить переход от традиционного делопроизводства к современным технологиям управления электронными документами.
• — Легкость и быстрота установки и настройки системы, короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию.
• — Настройка системы в точном соответствии со структурой организации и существующими правилами работы с документами и порядком документооборота, а также поддержка их дальнейших изменений.
• — Масштабируемость — система обладает практически неограниченной масштабируемостью — возможностью «увеличения охвата». В ней могут одновременно работать от единиц до сотен тысяч пользователей.
• — Система электронного документооборота «ДЕЛО» — первая на российском рынке СЭД промышленная система, обеспечивающая полноценную работу с юридически значимыми электронными документами. С помощью криптографического комплекса «Юридически значимый документооборот» позволяет придать юридическую значимость электронному документообороту любого масштаба.
• — Обеспечение защищенного электронного документооборота с использованием ЭЦП и специальных криптографических средств. Компания ЭОС обладает всеми необходимыми сертификатами ФСБ для использования средств защиты информации в своих продуктах.
• — Возможности массового перевода бумажных документов в электронный вид и помещения их в базу данных системы с помощью опции «Поточное сканирование».
• — Полноценный Web-доступ ко всем данным и функциям (опция «ДЕЛО-Web»).
• — Возможность ведения финансового электронного документооборота — интеграционное решение «ДЕЛО-1С».
• — Подсистема «Управление процессами» позволяет специалистам в области процессного управления проектировать и создавать произвольные процессно-ориентированные приложения (например, произвольные процедуры согласования документов и т. п.).
• — Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы «ДЕЛО» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями.