Совершенствование учета и анализа денежных потоков

Разработка графика документооборота по учету денежных средств

Для правильного ведения бухгалтерского учета на ООО «Уралпродторг» созданы все необходимые условия, что обеспечивает обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также работниками, имеющим отношение к учету, требование главного бухгалтера в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений. Применяется автоматизированная форма учета с использованием ЭВМ и программы «1С: Бухгалтерия, версия 7.7». Применение этой формы учета обеспечивает высокую точность, оперативность учетных работников, увязку всех видов учета и планирования. График документооборота «должен устанавливать на предприятии рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении» [21].

Учетную политику ООО «Уралпродторг» можно разделить на 2 раздела.

Организационно-технический, в котором предусмотрено:

• — рабочий план счетов и их корреспонденции;
• — план инвентаризации;
• — план технического оформления учета;
• — план отчетности.

Не предусмотрен график документооборота. Все хозяйственные операции, проводимые на предприятии, оформляются документами. Эти документы являются первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. Бухгалтерскими документами оформляются любые бухгалтерские операции в той последовательности, в какой они совершаются. Это обеспечивает сплошной, непрерывный учет всех объектов учета; использование документов для текущего контроля и оперативного руководства хозяйственной деятельностью предприятия; контроль за сохранностью собственности, так как документами подтверждается материальная ответственность работников за доверенные им ценности; укрепление законности, поскольку документы служат основным источником сведений для последующего контроля правильности, целесообразности и законности каждой хозяйственной операции при документальных ревизиях.

Путь, который проходят документы от момента выписки до сдачи на хранение в архив, называется документооборотом.

Своевременность получения информации для нужд управления в значительной мере зависит от четкости составления графика документооборота.

Документооборот — это движение документов от момента их составления до сдачи в архив. График документооборота является важнейшим организационным регламентом, обеспечивающим создание стройной системы организации бухгалтерского учета в организации. Он является средством обслуживания рабочего места, и средством повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности. Как средство обслуживания рабочего места график документооборота обеспечивает:

• — ритмичность работы работников учета на каждом рабочем месте и службы в целом;
• — выполнение работ в соответствии с планом индивидуального распределения обязанностей, то есть каждый работник учета выполняет работу, соответствующую его должностным обязанностям;
• — выполнение работ, установленных планом распределения обязанностей;
• — выполнение работ в течение установленной продолжительности рабочего дня.

График документооборота, как средство повышения качества работы службы бухгалтерского учета и финансовой деятельности, обеспечивает:

• — своевременное составление и представление бухгалтерской и статистической отчетности в установленные адреса;
• — своевременное получение учетной информации для оперативного руководства организацией.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером с предварительным изучением всех особенностей организации, ее структуры и структуры управления, организации и технологии производства, наличия складов, организации самого учета (централизованного, децентрализованного), уровня подготовки кадров и т. п. Каждое ответственное лицо обязано правильно составлять все первичные документы и своевременно представлять их в бухгалтерию. Поэтому план учетных работ следует рассматривать как составную часть производственного задания, а его нарушение — нарушением трудовой и производственной дисциплины.

При установлении состава первичных документов, включаемого в график документооборота, используют Альбом форм типовых регистров и первичных документов бухгалтерского учета.

Соблюдение сроков составления и сдачи документов в бухгалтерию организации обуславливает необходимость определения должностных лиц учетной, плановой, технологической и других служб, принимающих участие в составлении, подписании и сдаче документов на последующие стадии их обработки.

Объем учетных работ по оформлению первичных документов в графике документооборота упорядочивается путем указания ответственных лиц по составлению и использованию документов по целевому назначению, а также выполнению работ в момент составления документа.

Подготовленный график документооборота утверждается руководителем организации, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов.

До разработки графика документооборота необходимо в организации сперва разработать план-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ между работниками бухгалтерской службы и другими работниками, ответственными за правильность оформления и своевременность представления необходимой информации.

Важными предпосылками для рациональной разработки плана-графика распределения обязанностей по выполнению учетных работ, а также в целом для организации учета являются:

• — ознакомление со структурой и особенностями технологии и организации производственных процессов и видов деятельности. Изучение структуры управления организацией, условий работы ее отделов, взаимоотношений отдельных подразделений организации и ее бухгалтерии, определение порядка документации. Без изучения указанных особенностей невозможно правильно построить первичный, аналитический и синтетический учет.
• — определение характера и объема необходимых учетных сведений. В современных условиях хозяйствования и экономически обоснованного руководства работой организации нужна объективная и достоверная информация о ходе и результатах производства, себестоимости продукции (работ, услуг), расчетных взаимоотношениях с клиентами, объемах реализации и других важнейших показателях. Так как эту информацию представляет бухгалтерия, главный бухгалтер организации совместно с руководящими работниками заранее определяет объем необходимой информации, ее содержание и сроки представления;
• — изучение действующих законоположений и инструктивных документов по учету, отчетности и налогообложению.

План-график распределения обязанностей по выполнению учетных работ утверждается руководителем организации и представляет собой элемент учетной политики организации.

Своевременность получения информации для нужд управления в значительной мере зависит от четкости составления графика документооборота.