Цели использования архивных документов

Цели использования документов — это основные проблемы, решаемые в ходе использования документов:

управленческие;

политические;

экономические;

научные;

культурно-просветительские;

социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в ее деятельности, повышение ее эффективности.

Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации учреждения, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т. д.

Опыт 1990 — начала 2000;х гг. показывает, что использование документов в управленческих целях предполагает прежде всего исполнение запросов органов власти и управления, организаций и предприятий, о выделении и передаче в собственность земельных участков; строительстве и вводе в эксплуатацию; приеме и передаче зданий и сооружений; состоянии и распределении жилого фонда; о предоставлении сведений для подготовки к государственной регистрации и перерегистрации предприятий и решения других правовых вопросов.

Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов; программ реформ, пропаганде официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности и государственной безопасности; заключении международных договоров; определении межгосударственных границ и т. д.

Документы используются также в политической борьбе различных партий и объединений (публикация компрометирующих материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т. д.).

Существенную роль использование архивных документов играет в законотворческой деятельности.

Так, например, для разработки закона о Земле и Земельного кадастра изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т. д. При разработке закона об охране окружающей природной среды — материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях.

Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:

при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам);

при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документация используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов;

при осуществлении научно прикладных исследований (проведение патентной экспертизы);

для оптимизации производственных и технологических процессов (к архивным материалам обращаются в поисках утраченных технологий в промышленности, сельском и лесном хозяйстве, охране окружающей среды и т. д.).

ВНИИДАД подготовил специальное справочное пособие, в котором содержались сведения о применении архивной информации для решения народнохозяйственных (экономических) задач. С этой целью в пособие были включены сведения о сборниках документов, содержащих сведения по истории народного хозяйства; о распределении документов, содержащих экономическую информацию, между государственными архивами; а также примерный перечень народнохозяйственных проблем, тем, задач для информационного обеспечения которых целесообразно привлечение архивных документов. Актуальность этого пособия не утрачена до настоящего времени.

Архивы — народному хозяйству: Справочное пособие. — М.: ВНИИДАД, 1988. 80 с.

Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по документам, хранящимся в архивах.

Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в научных, учебных изданиях, СМИ и т. д., создание справочников архивных документов. В архиве организации также осуществляется использование документов с научными целями, например, исследования по истории данного учреждения, отрасли с целью написания очерка, издания юбилейного сборника, подготовки выставки, альбома и т. д.

Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, обзоров, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию архивных документов. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ.

Использование архивных документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели.

Архивные документы использовались для реставрации комплекса сооружений Московского кремля, архитектурных памятников городов «Золотого кольца», ансамблей пригородов Санкт-Петербурга (Петродворца, Павловска, Гатчины, Ораниенбаума и др.), разрушенных в годы Великой Отечественной войны.

Например, долгие годы делу реставрации памятников истории и архитектуры столицы служит Центральный исторический архив (ЦИАМ) и центральный муниципальный архивы г. Москвы (ЦМАМ). Особенно тщательно за разработку тем архитектуры и градостроительства в Москве взялись после выхода Закона СССР «Об охране и использовании памятников истории и культуры» в 1976 г. Были составлены специальные обзоры и перечни документов, такие как «Архитектурные памятники Москвы за 1849−1927 годы». Потребителями информации стали такие организации, как Главное архитектурно-планировочное управление (Глав АПУ), Научно-исследовательский и проектный институт генерального плана реконструкции г. Москвы, Мосгорисполком, Всероссийское общество охраны памятников истории и культуры (ВООПИК), архитектурно-планировочные и реставрационные мастерские, ЦНИИ теории и истории архитектуры. Наиболее значительные проекты, реализованные при участии московских архивов — реставрация Лобного места (1978 г.), Иверской часовни на Красной площади, Храма Христа Спасителя, историко-культурных комплексов Свиблово, Шахматово и др.

В 1990;е гг. без обращения к материалам московских архивов не обходилось открытие ни одной московской церкви. Не говоря уже о таких масштабных работах, как реконструкция Большого Кремлевского дворца, Китай-города, строительство храма Христа Спасителя и других сооружений.

Использование архивных документов в учебном процессе: архивные документы или отрывки из них активно используются при подготовке в вузах специалистов социального и гуманитарного профилей, и в первую очередь — историков, историков-архивистов, документоведов, музеологов и т. д.

Присутствуют архивные документы (опубликованные в различных хрестоматиях) и в изучении курса отечественной истории в средней школе.

Формы использования многообразны. Так, в 1989 г. ВНИИДАД подготовил справочное пособие для преподавателей средней школы, профессионально-технических училищ и техникумов «Архивы — школе», в котором подробно рассмотрены формы организации использования, наиболее типичные для учебно-воспитательного направления, и возможности использования архивных документов в учебном процессе.

Использование документов в социально-правовых целях обеспечивает права и законные интересы граждан, способствует решению задач социальной защиты, предоставления установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Данная цель предполагает исполнение социально-правовых запросов, а также обслуживание граждан. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, актов гражданского состояния, репрессий, нахождения в плену и т. д. Поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго ограничены.

В последние годы наблюдается значительное увеличение количества социально-правовых запросов, создающих для архивов трудности с соблюдением сроков их исполнения. Увеличение количества запросов граждан началось после пенсионной реформы 1989 г., а с выходом законов «О порядке исчисления и увеличения государственных пенсий» 1997 г., «О ветеранах» 1994 и 1998 гг., «О реабилитации жертв политических репрессий» 1992 г. и других исполнение запросов стало важнейшим направлением деятельности архивов.

Правовые и методические основы работы по исполнению запросов социально-правового характера нашли отражение в новых «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (М., 2007 г.). В Правилах определены также и сроки исполнения запросов. Это представляется важным в связи с тем, что в Федеральном законе от 2 мая 2006 г. N 58-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» сроки исполнения обращений граждан распространяются лишь на государственные органы и органы местного самоуправления, но не на организации (т.е. архивы).

Все последние годы наблюдается повсеместно стабильный рост исполняемых в государственных и муниципальных архивах запросов социально-правового характера.

Увеличение количества исполненных запросов связано с двумя основными факторами:

• а) стабильный рост объемов документов по личному составу, принимаемых в государственные и муниципальные архивы;
• б) принятие нормативных правовых актов, связанных с обеспечением социально-правовых интересов граждан. Так, например, увеличилось количество запросов в связи с выходом Указа Президента Российской Федерации от 30 марта 2005 г. N 363 «О мерах по улучшению материального положения некоторых категорий граждан Российской Федерации в связи с 60-летием Победы в Великой Отечественной войне 1941;1945 гг.» .

Можно прогнозировать и в дальнейшем рост запросов социально-правового характера, так как рост приема документов по личному составу будет продолжаться. Это связано с тем, что в соответствии со статьей 23 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» впервые в архивном законодательстве предусмотрен прием документов по личному составу в государственные и муниципальные архивы от ликвидированных негосударственных организаций, в том числе не состоящих на учете архивов. Ранее «Положение об Архивном фонде Российской Федерации» (1994 г.) допускало прием документов по личному составу только от ликвидированных государственных структур.

Важной гуманитарной задачей, составной частью обеспечения социально-правовых интересов граждан, является исполнение запросов лиц, пострадавших от нацистских преследований. Существенное значение для нормативного и организационного обеспечения этой работы имело заключенное в 1993 г. четырехстороннее Соглашение между правительствами Российской Федерации, Республики Беларусь, Украины и ФРГ, а также создание в ноябре 1993 г. при Правительстве Российской Федерации Фонда взаимопонимания и примирения, целью которого являлась организация работы по выплате денежных компенсаций данной категории граждан.

Поэтому с 1993 г. возрастало количество запросов о подтверждении фактов пребывания граждан бывшего СССР в фашистских концлагерях, гетто и других местах принудительного содержания, привлечения их к принудительному труду как на территории Германии, так и на территориях оккупированных ею стран. Всего за период 1993;2005 гг. ГАРФ, РГВА и государственными архивами 24 субъектов Российской Федерации было исполнено 560 тыс. запросов граждан, пострадавших от нацистских преследований, что позволило им получить денежные компенсации от правительств Германии и Австрии.

Практически все последнее десятилетие велась и продолжается до сих пор работа архивных учреждений по исполнению запросов, связанных с реализацией Закона Российской Федерации «О реабилитации жертв политических репрессии», других нормативных правовых актов по этому вопросу.

За 2003;2005 гг. государственными и муниципальными архивами Российской Федерации было исполнено 65,8 тыс. социально-правовых запросов, поступивших из-за рубежа, в т. ч. 16,8 тыс. — федеральными архивами (приложение 1) [39, с. 14,15].

Использование документов в социально-правовых целях является одной из государственных функций. В связи с этим в 2007, 2009 гг. были приняты Административные регламенты по исполнению Федеральным архивным агентством этой государственной функции.

Административный регламент по исполнению Федеральным архивным агентством государственной функции «Организация исполнения поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод» был утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 23.10.2007 г. N 1295; зарегистрирован в Минюсте России от 07.12.2007 г., рег. N 10 649.

Предоставление данной государственной услуги осуществляли Росархив (Федеральное архивное агентство), Министерство иностранных дел РФ, а непосредственное исполнение поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства осуществляли органы государственной власти, федеральные государственные архивы, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области архивного дела, другие органы государственной власти, органы местного самоуправления и организации при наличии у них соответствующих документов, необходимых для исполнения запросов.

Регламент определял порядок, основания, условия и сроки предоставления государственных услуг для данных категорий пользователей.

В приложении 2 к Административному регламенту даны блок-схемы последовательности действий по предоставлению услуги. Регламент утратил силу в связи с изданием приказа Минкультуры России от 28.12.2009 г. N 894.

Административный регламент по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» (Утвержден приказом Министерства культуры Российской Федерации от 21.05.2009 г. N 271, зарегистрирован в Минюсте 01.09.2009 г., рег. N 14 676) определяет предоставление государственной услуги по организации информационного обеспечения пользователей. Работу по информационному обеспечению пользователей осуществляют органы и организации при наличии у них архивных документов, необходимых для тематических и социально-правовых запросов.

Регламент устанавливает:

результаты (форму) предоставления государственной услуги (информационные письма; архивные справки; архивные выписки; архивные копии; тематические перечни; тематические подборки копий архивных документов; тематические обзоры архивных документов; ответы об отсутствии запрашиваемых сведений; рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации; уведомление о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации);

получателей государственной услуги (российские и иностранные граждане и лица без гражданства; органы государственной власти, местного самоуправления; организации и общественные объединения; юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их пользователями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочными выступать от их имени);

порядок, основания, сроки и условия предоставления государственной услуги;

перечень оснований для отказа в предоставлении государственной услуги; технологию исполнения запросов.

В приложении 2 к Административному регламенту по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов» даны схемы последовательности действий по организации исполнения социально-правовых тематических запросов.

Нельзя забывать о таких аспектах использования документов, как этические и духовные, которые так или иначе всегда присутствуют при обращении к архивным документам. Особенно важно использование, связанное с популяризацией истории родного края в школе. Огромную роль играют архивы в деле патриотического воспитания. В начале 2000;х гг. ряд субъектов Федерации принял областные и краевые программы патриотического воспитания граждан, в которых участвуют архивы и музеи региона.

Особенно важной в этом аспекте была колоссальная работа, проведенная архивами в 1990;е гг. по изданию Всероссийской книги памяти воинов, погибших в годы Второй мировой войны, а также региональных книг памяти.

Большое значение в воспитании любви наших соотечественников к малой родине, сохранении сокровищ провинциальной культуры России, без которых невозможно представить ее историко-культурного наследия играет краеведческая работа архивов.

Таким образом, цели использования документов весьма разнообразны, как и роль ретроспективной документной информации в жизни общества. Но для реализации всех этих целей сначала необходимо получить доступ к информации.