Анализ методов учета электронных документов

Характеристика проведения учета электронных документов в организации

Учет электронных архивных документов в архиве ведется в учетных документах, состав и формы которых определены Правилами, с соответствующими примечаниями.

Учет поступления электронных архивных документов в архив осуществляется на основании:

• — акта приема-передачи электронных документов на хранение;
• — акта приема на хранение электронных документов личного происхождения.

Все принятые в архив электронные документы, вносятся в книгу учета поступлений электронных документов (Приложение 1).

Учет выбытия электронных архивных документов из архива осуществляется в соответствии с Правилами и на основании:

• — акта о выделении к уничтожению единиц хранения электронных документов, не подлежащих хранению;
• — акта о неисправимых повреждениях единиц хранения электронных документов;
• — акта приема-передачи электронных документов на хранение (в другой государственный архив);
• — акта о необнаружении электронных документов, пути розыска которых исчерпаны;
• — акта возврата электронных документов собственнику.

При выбытии отдельных единиц учета электронных документов в соответствующей описи делается новая итоговая запись, где указываются выбывшие единицы учета. Архив может ввести дополнительно вспомогательные учетные документы для учета электронных документов. В их состав могут входить:

• — книга учета дополнительных экземпляров электронных документов;
• — лист учета электронных документов фонда.

Книга учета дополнительных экземпляров электронных документов ведется в случае, если в государственном (муниципальном) архиве создаются дополнительные экземпляры электронных документов:

— рабочие (взамен вышедшего из строя рабочего экземпляра или для фонда пользования).

Лист учета электронных документов фонда является дополнением к листу фонда и может составляться по форме (Приложение 2).

Учетные документы могут вестись в электронном виде в информационной системе архива.

Сохранность электронных архивных документов обеспечивается комплексом мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению нормативных режимов их хранения (температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, пожарного и охранного режимов), применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, упаковка), а также рациональной организацией хранения, включающей размещение документов в архивохранилище, соблюдение порядка выдачи документов из хранилища, проверку наличия и контроль технического состояния электронных документов.

Обеспечение сохранности электронных документов включает также необходимость создания дополнительных копий рабочих экземпляров, а также защиту электронных документов от воздействия вредоносных компьютерных программ («вирусов» и т. п.), от вредного воздействия окружающей среды.

Мероприятия по обеспечению сохранности электронных документов должны соответствовать общим требованиям, изложенным в правилах, с учетом специфики электронных документов.

Архивохранилище электронных документов должно быть максимально удалено от лабораторных, производственных и бытовых помещений и не иметь с ними общих вентиляционных каналов. Системы кондиционирования (естественная или искусственная вентиляция) должны обеспечивать рециркуляцию воздуха с кратностью обмена 2−3, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей. Материалы покрытия стен, потолков, внутренней арматуры архивохранилища, применяемые при изготовлении оборудования и средств хранения электронных документов, не должны собирать пыль, быть ее источником или выделять агрессивные химические вещества.

В архивохранилище электронных документов не допускается хранение электронных документов с магнитным рабочем слоем на металлических стеллажах или в металлических шкафах, в архивохранилище с паразитными постоянными или переменными магнитными полями напряженностью более 400А/М. Место хранения электронных документов должно быть удалено от электродвигателей, трансформаторов, лифтового оборудования, других источников магнитных и электромагнитных полей. Обеспечение сохранности электронных документов в архиве предусматривает создание и соблюдение нормативно установленных условий и режимов их хранения.

Каждый физически обособленный материальный носитель должен быть уложен в негерметичный индивидуальный футляр рабочей стороной вниз, при этом должно быть исключено свободное перемещение электронного носителя внутри футляра. Футляры должны иметь фиксаторы, предохраняющие носители от выпадения, или перетягиваться специальными резинками. Футляры с физически обособленными материальными носителями размещаются вертикально в боксах на полках закрытых стеллажей или шкафов. Расстояние между футлярами должно быть достаточным для того, чтобы носители можно было свободно помещать и доставать из бокса. При размещении футляров с физически обособленными материальными носителями необходимо располагать их таким образом, чтобы были видны учетные номера единиц хранения.

В целях оперативного доступа к электронным документам физически обособленные материальные носители могут размещаться в роботизированных библиотеках-накопителях (juke-box). В этом случае носители размещаются в соответствии с требованиями производителей роботизированных библиотек. Не допускается хранение физически обособленных материальных носителей на ферримагнитных металлических стеллажах; стальные каркасы могут быть использованы при условии размагничивания и замыкания контуров стеллажа (соединение металлических частей стеллажа электропроводом и их заземление).

Электронные документы в помещениях для хранения размещаются в порядке, обеспечивающем их хранение, комплексный учет, оперативный поиск. Порядок расположения электронных документов в архиве определяется планом (схемой) их размещения.

Электронные документы рекомендуется хранить в помещениях, обособленных от хранилища документов на бумажном носителе, с учетом нормативных режимов хранения для их носителей.

В целях обеспечения сохранности архив должен иметь два экземпляра электронных документов, записанных на отдельные электронные носители: один из которых является основным, другой — рабочим.

Дополнительно к основному и рабочему экземплярам архивы могут создавать дополнительные экземпляры электронных документов.

Основные и рабочие экземпляры электронных документов рекомендуется размещать в разных хранилищах и, возможно, — на разных видах носителей.

Использование электронных документов — применение информации архивных электронных документов в культурных, научных, политических, экономических целях, для обеспечения законных интересов граждан.

Государственный (муниципальный) архив предоставляет пользователям копии электронных документов, не содержащих информации ограниченного доступа, а также поисковые данные электронных документов.

Доступ пользователей к электронным документам ограниченного доступа осуществляется с учетом требований, установленных действующим законодательством Российской Федерации и соответствующими нормативными правовыми актами.

Основными формами использования являются:

• — информационное обеспечение пользователей в читальном зале;
• — исполнение запросов пользователей, в том числе социальноправового характера;
• — выдача копий электронных документов по запросам физических и юридических лиц;
• — выдача копий электронных документов в структурные подразделения архива и сторонние организации;
• — организация доступа к электронным документам через сайт государственного (муниципального) архива в информационно телекоммуникационной сети «Интернет». Подтверждение подлинности архивных электронных документов обеспечивается в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.