Организация учета запасов на складе и в бухгалтерии

Товарно-материальные запасы учитываются как в местах хранения, так и в бухгалтерии. Учет товарно-материальных ценностей в местах хранения называется складским учетом. Он ведется материально ответственными лицами в натуральном выражении, т. е. по количеству, наименованиям, сортам, ценам в соответствии с установленной номенклатурой товаров. Складской учет осуществляется на специальных карточках или в амбарных (складских) книгах. В карточках указываются наименование товара, его номенклатурный номер, артикул, сорт, цена. Для учета движения товаров на каждое наименование открывается карточка или отводится несколько страниц в книге. Записи в карточках или книгах производятся материально ответственными лицами на основании первичных документов. Под партией материальных ценностей понимается количество поступивших одновременно ценностей по одному транспортному документу. На основании сопроводительных документов поставщика или порядкового номера специальной книги регистрации прибывших грузов каждой партии присваивается свой учетный номер. Кроме того, на каждую оприходованную партию выписывается за тем же номером товарный ярлык или партионная карта, где материально ответственное лицо учитывает движение ценностей данной партии по наименованиям, артикулам, сортам и ценам. [13].

При их отпуске со складов материально ответственные лица указывают в расходных документах против каждого наименования ценностей соответствующий учетный номер партии. В ярлыке же отмечается номер расходного документа и количество отпущенных ценностей. Таким образом, в партионной карте (товарном ярлыке) сосредоточивается следующая информация:

• — номер партии, дата открытия партионной карты или ярлыка, номер приходного документа, его наименование;
• — наименование ценностей, артикул, сорт, количество единиц или масса, дата выбытия, количество выбывших ценностей;
• — номер расходного документа и дата закрытия партионной карты при полном выбытии ценностей.

По окончании реализации ценностей данной партии складской ярлык вместе с материальным отчетом сдается в бухгалтерию для проверки.

Бухгалтерия составляет оборотные ведомости по каждой партии в целом, а не по отдельным направлениям и сортам ценностей, входящим в партию.

Первичные документы на поступление и отпуск материалов заведующий складом ежедневно передает в бухгалтерию при реестрах типовой формы № ТМЗ-6, составляемых отдельно на приходные и расходные документы. На небольших предприятиях с незначительным движением ценностей по складу допускается передача документов в сроки, установленные бухгалтерией для каждого склада применительно к объему операций и местным условиям, однако во всех случаях не реже одного раза в 5−10 дней.

Соответствие учета ценностей на складе и в бухгалтерии достигается ведением книги остатков материалов, которая открывается на год, отдельно по каждому.

Данные товарных отчетов, сопроводительных реестров и приложенных к ним документов записываются в соответствующие учетные регистры.

Товарные отчеты материально ответственных лиц являются одним из основных документов. По окончании каждого месяца заведующий складом переносит в эту книгу (ведомость) количественные остатки материалов по данным карточек складского учета и скрепляет записи своей подписью. В бухгалтерии количественные остатки подсчитываются. Месячные итоги, выведенные по книге (ведомости) остатков, должны быть сверены с показателями групповых оборотных ведомостей, которые составляет бухгалтерия по данным накопительных ведомостей. Показатели групповых оборотных ведомостей, в свою очередь, должны быть сверены с записями в регистрах синтетического учета. Обнаруженные при сверке ошибки и расхождения должны быть исправлены. [15].

Для того чтобы упростить поиск и облегчить исправление ошибок, целесообразно первичные документы по движению материалов после их обработки хранить в карточке по номенклатурным номерам и по складам.

Бухгалтер, проверяющий товарные отчеты, реестры и приложенные к ним документы, должен сделать за своей подписью соответствующие отметки. Обнаруженные при проверке ошибки необходимо исправить корректурным способом. Об исправлении сообщают материально ответственным лицам, у которых берут письменное подтверждение правильности исправления.

Материально-ответственным лицом (кладовщиком, заведующим складом) для учета запасов на складе применяется карточка учета товарно-материальных запасов (форма № ТМЗ-5), которая предусматривает информацию по каждому сорту, виду, размеру и заполняется на каждый номенклатурный номер материала. Записи в карточке учета производятся на основании первичных приходных документов в день совершения операции.

Места хранения материалов должны соответствовать предполагаемым нормам запаса с учетом операции цикла и специфики деятельности компании. Работник складского хозяйства должен контролировать размеры запасов и сообщать информацию о любых отклонениях отделу снабжения или другому уполномоченному лицу, предусмотренному в схеме документооборота.

Материально-ответственным лицом складского хозяйства составляется реестр приема-сдачи документов (форма № ТМЗ-6), который сдается в бухгалтерию вместе с первичными документами.

В конце месяца материально-ответственным лицом на основании карточек складского учета составляется Ведомость учета остатков товарно-материальных запасов на складе (форма № ТМЗ-7), которая проверяется работником бухгалтерии. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.

В бухгалтерии учет приобретенных материалов от поставщиков осуществляется в журнале-ордере № 6. Регистры бухгалтерского учета утверждены Приказом МФ РК от 11.03.2005 г. № 117, зарегистрированы в Министерстве РК 02.01.2005 г. № 2791.

Согласно СБУ 5 «Доход» доход от реализации товаров признается при соблюдении определенных условий, одним из которых является осуществление передачи права собственности покупателю. Если продавец сохраняет права и обязанности собственника, сделка не является реализацией и доход не признается.

Для определения момента перехода права собственности покупателю обратимся к Гражданскому кодексу. В соответствии со ст. 239 ГК РК передачей признается вручение вещей приобретателю, а равно сдача транспортной организации для отправки приобретателю и сдача на почту для пересылки приобретателю вещей, отчужденных без обязательства доставки, если иное не предусмотрено законодательством или договором. К передаче вещей приравнивается передача коносамента или иного распорядительного документа, т.к. в этом случае приобретаются все правомочия по распоряжению вещами.

Таким образом, считаю, что сам факт заключения договора не является подтверждением передачи товара реализатору, а значит право собственности остается за несостоявшимся продавцом. Данная сделка не является реализацией, доход не признается, и у компании нет права требовать от реализатора оплаты за данный товар.

В случае, если товар был передан реализатору по накладной, право собственности на товар перешло к нему, несмотря на то, что цемент оставался на складе (территории) продавца. Продавец в данном случае признает доход на дату оформления накладной, а покупатель обязан оплатить товар, несмотря на его порчу, т.к. он являлся фактическим собственником и должен был обеспечить сохранность товара. [18].

По учету движения материальных запасов разработаны типовые межведомственные документы, своевременная выписка и правильное оформление которых позволяет организовать надлежащий учет и контроль за сохранностью и правильным использованием этих запасов. Главный бухгалтер субъекта обязан организовать правильный документооборот, применение типовых документов, разработать и довести до всех исполнителей графики их составления, проверки и приема. В деле рациональной организации учета большое значение имеют разработка и доведение до всех лиц, связанных с хранением и учетом запасов, номенклатуры-ценника. В нем сгруппированы в определенной последовательности все материальные запасы, находящиеся у субъекта. В зависимости от их физических свойств и экономического назначения группировка проводится по группам, подгруппам, видам и размерам материальных запасов.

Все операции, связанные с движением материальных запасов, оформляют документами, которые выписываются в минимальном количестве экземпляров. Поступающие документы (счета-фактуры, платежные требования-поручения, товарно-транспортные накладные), связанные с получением материальных запасов, передают в отдел снабжения или в бухгалтерию (на небольших предприятиях) для проверки и акцепта (приема к оплате). Здесь их регистрируют в Журнале учета поступающих грузов (ф. № М-1), который предназначен для контроля за поступлением и приходованием запасов, а также для оперативного контроля за сроками оплаты счетов или отказа от акцепта.

По учету движения материалов применяются следующие типовые документы.

Доверенность (ф. № М-2 или ф. № М-2а). Применяется для оформления права должностного лица выступать в качестве доверенного субъекта при получении материальных запасов. Доверенность оформляет бухгалтерия и выдает под расписку получателю. Форму № М-2а применяют субъекты, у которых получение материальных ценностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном Журнале учета выданных доверенностей (ф. № М-З).

Журнал учета выданных доверенностей (ф. № М-3). Применяется для регистрации выданных доверенностей и расписки о их получении. При использовании доверенности (ф. № М-2) данные о их выдаче и получении фиксируют в корешке доверенности. В этом случае Журнал учета выданных доверенностей не ведется. Приходный ордер (ф. № М-4). Применяется для учета запасов, поступающих на субъекты от поставщиков или из переработки. Приходный ордер в одном экземпляре составляет материально ответственное лицо в день поступления запасов на склад.

Акт о приемке материалов (ф. № М-7). Применяется для оформления приемки запасов, имеющих количественное и качественное расхождение с данными сопроводительных документов поставщиков; составляется также при приемке материалов, поступающих без документов.

Акт о приемке материалов в двух экземплярах составляет приемная комиссия с обязательным участием материально ответственного лица и представителя отправителя (поставщика) или представителя незаинтересованной организации. После приемки ценностей акты с приложением документов (товарнотранспортных накладных, спецификаций и т. д.) передают: один экземпляр в бухгалтерию для учета движения материальных запасов, другой — отделу снабжения или бухгалтерии для направления претензионного письма поставщику. [14].

Акт о недостачах и потерях материальных ценностей в процессе заготовления, хранения в производстве (ф. № М-7а). Применяется в случае выявления потерь материальных запасов, находящихся в процессе заготовления, хранения или производства, по которым нормы естественной убыли не установлены. Оформленный документ является основанием для списания с подразделений, ответственных за сохранность запасов, и возмещения их стоимости за счет виновных лиц. Документ прилагается к Акту о приемке материалов (ф. № М-7). Заполняется в двух экземплярах и подписывается комиссией и виновными лицами: первый экземпляр направляется в бухгалтерию, второй — остается в подразделении.

Акт о потерях материалов в пределах норм естественной убыли (ф. № М-7б). Применяется для оформления выявленных потерь запасов в пределах норм естественной убыли при их поступлении на склады субъекта от поставщиков или из переработки, на которые установлены нормы естественной убыли. Оформленный акт служит приложением к приходному ордеру (ф. № М-4) при оформлении приемки запасов. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах: первый экземпляр направляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается на складе.

Акт о порче, бое, ломе материалов (товаров) (ф. № М-7в). Применяется для учета запасов (товаров), подлежащих уценке или списанию вследствие допущенной на предприятии порче, боя, лома. Составляется и подписывается комиссией в двух экземплярах. Первый экземпляр налравляется в бухгалтерию и является основанием для списания с материально ответственных лиц потерь запасов. Второй экземпляр остается в подразделении.

Лимитно-заборная карта (ф. № М-8). Применяется для оформления отпуска запасов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска запасов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных запасов со склада. Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом на одно наименование материалов (номенклатурных номеров) в двух экземплярах. Один экземпляр до начала месяца передается цеху (участку) — потребителю запасов, второй — складу или кладовой цеха (участка). Отпуск запасов в производство осуществляется складом при предъявлении представителем цеха своего экземпляра лимитно-заборной карты. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток лимита. В лимитно-заборной карте цеха (участка) расписывается кладовщик, а в лимитно-заборной карте склада — представитель цеха (участка). Для сокращения количества первичных документов, где это целесообразно, рекомендуется оформлять отпуск материалов, непосредственно в карточках учета материалов (ф. № М-17). В этом случае расходные документы на отпуск запасов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных карт, выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении запасов расписывается непосредственно в карточках учета материалов, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик. По лимитно-заборной карте ведется также учет запасов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

Сверхлимитный отпуск и замена одних видов запасов другими допускается только по разрешению руководителя субъекта или лиц на то уполномоченных. Сверхлимитный отпуск на производство и замену запасов следует оформлять выпиской специального Акта-требования (ф. № М-10). Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право его установления. Отпуск материальных запасов производится с тех складов, которые обозначены в лимитно-заборной карте. Кладовщик отмечает в лимитно-заборной карте дату и количество отпущенных запасов, после чего выводится остаток лимита по каждому номенклатурному номеру. Сдача складом лимитно-заборных карт в бухгалтерию производится после использования лимита. Бланк лимитно-заборной карты с частично заполненными реквизитами может быть оформлен с помощью средств компьютерной техники. [14].

Акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материала (ф. № М-10). Применяется для учета отпуска запасов сверх установленного лимита или при их замене; является основанием для списания запасов со склада.

Выписывается в двух экземплярах: один экземпляр для получателя (цеха, участка), второй — для склада. Кладовщик отмечает в обоих экземплярах акта дату и количество отпущенных запасов, после чего выводит остаток. В акте получателя (цеха, участка) расписывается заведующий складом (кладовщик); в акте склада — представитель получателя (цеха, участка).

Сдача актов-требований в бухгалтерию или на обработку средствами компьютерной техники производится после выдачи всего количества требуемых запасов. Сверхлимитный отпуск запасов и замена их другими допускается только по разрешению руководителя субъекта или лиц, на то им уполномоченных, и после согласования с соответствующими отделами субъекта.

Накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (ф. № М-!5а). Применяется для учета движения запасов внутри субъекта и их отпуска хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, а также сторонним организациям. Выписывается в двух экземплярах. В случае отпуска материалов хозяйствам своего предприятия один экземпляр передается получателю (цеху, участку), второй — складу, который затем сдается в бухгалтерию. При внутреннем перемещении накладную-требование составляет материально ответственное лицо склада (цеха), сдающего ценности. Один экземпляр служит сдающему складу (цеху) основанием для списания ценностей, а второй — принимающему складу (цеху) для оприходования ценностей. В случае отпуска материальных ценностей хозяйствам своего предприятия, расположенным за пределами его территории, или сторонним организациям накладную-требование выписывают на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов. Первый экземпляр передают складу как основание для отпуска материалов, второй — получателю материалов. При отпуске материалов самовывозом накладную-требование, подписанную получателем, кладовщик передает в бухгалтерию для выписки расчетно-платежных документов, если запасы отпускались с последующей оплатой. [17].

Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений (ф. № М-35) — применяется для оформления оприхода материальных запасов, полученных при разработке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ. Акт составляется в трех экземплярах комиссией, состоящей из представителей заказчика и подрядчика. Первый и второй экземпляры остаются у заказчика, третий — у подрядчика. Заказчик, в свою очередь, первый экземпляр акта прилагает к предъявленному счету-фактуре для оплаты подрядчику.